Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können Dokumente jeglicher Art digital gespeichert und verwaltet werden. Das Archivsystem ist leicht zu verstehen, benutzerfreundlich gestaltet und verfügt über alle Funktionen, die man von einem Programm zur Dokumentenarchivierung erwartet. Das Besondere hierbei: ecoDMS ist um ein Vielfaches günstiger als andere Anwendungen dieser Art. Für kleines Geld erhält man hier eine große Software, die die Konkurrenz ziemlich in den Schatten stellt.

Angefangen von der digitalen Posteingangsbearbeitung und der automatischen Zuordnung, über die gesetzeskonforme Archivierung aller Daten und Informationen, bis hin zum blitzschnellen Wiederfinden der Dokumente und einer einfachen Integration in die bestehende Systemumgebung, bietet ecoDMS jeglichen Komfort für die Anwender. Tausende private und gewerbliche Nutzer haben sich bereits für ecoDMS entschieden und haben so die Dokumentenprozesse deutlich optimieren können.

Die Zutaten für das Erfolgsrezept sind interessant und clever kombiniert: Bei der Entwicklung hat die applord GmbH neben Eigenentwicklungen ausgereifte Open-Source-Komponenten einfließen lassen und vollständig auf Fremdlizenzen verzichtet. Entstanden ist ein plattformunabhängiges, voll skalierbares DMS mit einem unschlagbaren Preis-Leistungsverhältnis und einem modernen,automatisierten Vertriebskonzept. Eine Lizenz kostet bei vollem Funktionsumfang unschlagbare 49 Euro, ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Dokumentenanzahl. Darüber hinaus gibt es Service und Support direkt vom Hersteller, sowie eine kostenlose Demoversion unter www.ecodms.de.

Als Client-Server-System speichert ecoDMS alle Daten und Informationen sicher in einer postgreSQL Datenbank. Diese befindet sich inklusive der anderen Software Komponenten beim Kunden und nicht im Netz oder bei Drittanbietern. Verfügbar ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS.

Gespeichert werden können nahezu alle Dateiformate. Papierdokumente werden eingescannt und bequem als TIFF oder PDF abgelegt. Für Microsoft Office, LibreOffice, OpenOffice, Thunderbird und Outlook sind Add-ons im Lizenzpreis enthalten, die eine komfortable Archivierung aus den genannten Anwendungen ermöglicht. Über den virtuellen PDF/A Drucker können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen, E-Mail-Anwendungen und vielen mehr als PDF/A archiviert werden. Alle bereits auf dem PC gespeicherten Daten können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Wer unterwegs auf die archivierten Dateien zugreifen möchte kann über eine App schnell die passenden Dateien finden und auch archivieren. Über den Webclient ist ein Abruf aus verschiedensten Internetbrowsern standortunabhängig möglich. Über die API können verschiedenste Aufrufe und Prozesse mit ecoDMS abgewickelt werden.

Für die korrekte und sichere Zuweisung der Dokumente sorgt ein integriertes Berechtigungssystem. Die eigentliche Ablage erfolgt über einen Klassifizierungsdialog. Über diesen können der Zielordner, die Dokumentenart, der Status, die Aufgaben, die Zuständigkeiten und vieles mehr flexibel für jedes Dokument vergeben werden. Die dafür notwendigen Einstellungen können frei auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden.

Dank der Wiedervorlage Funktion gerät kein Dokument mehr in Vergessenheit. Mit dieser Funktion können Dokumente auf ein bestimmtes Datum zurückgestellt werden. Das System macht die zuständigen Benutzer dann zum gegebenen Zeitpunkt auf das Dokument aufmerksam. Auch die Ablage verschiedener Dateiversionen wird mit ecoDMS zum Kinderspiel. Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS und ist sogar direkt mit den Office Plugins verknüpft.

Darüber hinaus verfügt ecoDMS über zahlreiche, verschiedene Suchfunktionen wie zum Beispiel der Volltextsuche und der Suche nach Attributen. Das System wendet standardmäßig bei der Archivierung eine OCR an. Lesbare, archivierte Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen.

Dies ist nur ein Ausschnitt der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. Im Web wird eine kostenfreie 30-Tage Demoversion angeboten. Mit dieser Version kann das Dokumenten-Management-System ausgiebig getestet werden. Für Privatnutzer ist es zudem erlaubt die Freeversion, wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität, zeitlich unbegrenzt zu nutzen.

Diese und weitere Informationen gibt es online unter www.ecodms.de.