Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist eine Software zum Scannen, Archivieren und Verwalten von privaten und geschäftlichen Dokumenten in einem zentralen Archiv. Als Client-Server-System befindet sich das Archiv auf dem ecoDMS Server und speichert alle Dokumente, Details und Einstellungen in einer postgreSQL Datenbank. Der ecoDMS Server ist eine Software Komponente, die zum Beispiel auf einem Server im Unternehmen oder auf einem lokalen Arbeitsplatz installiert werden kann. Der Zugriff auf das Dokumentenarchiv erfolgt bequem und einfach via Client Software, Mobiler App oder Weboberfläche.

Für die Archivierung von Dokumenten bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten an. Das Programm kann für die Ablage nahezu aller Dateiformate verwendet werden. Neue Inhalte können über einen virtuellen PDF/A Druckertreiber oder auch direkt vom Scanner aus in ecoDMS aufgenommen werden. Darüber hinaus können die gewünschten Dokumente per Drag und Drop in die Programmoberfläche von ecoDMS gezogen werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, Outlook und Thunderbird gibt es zudem eigene Plug-ins, die eine sofortige Archivierung aus den genannten Anwendungen erlauben. Bei den Plug-ins legt ecoDMS die Dokumente im Originalformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A ab. Die Original-Office Datei kann bei Bedarf über die integrierte Versionsverwaltung weiter bearbeitet und dann als neue Version abgelegt werden.

Nach dem Motto „Dokumentenarchivierung mit Köpfchen" unterstützt ecoDMS die Anwender bei der Archivierung mit einer automatischen Vorklassifizierung. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Vorlagen können direkt am eigenen Arbeitsplatz angelegt und gespeichert werden.

Die archivierten Dokumente werden von ecoDMS automatisch im Hintergrund volltextindiziert. Über die Volltextsuche können die Dateien durch die Eingabe von Begriffen schnell und einfach wiedergefunden werden. Neben der Volltextsuche sind noch zahlreiche weitere Suchfunktionen im System integriert. Das Sekundenschnelle Wiederfinden aller Dokumente wird mit ecoDMS zum Kinderspiel.

Revisions- und Datensicherheit werden bei ecoDMS groß geschrieben. Das Dokumenten-Management-System ecoDMS enthält eine professionelle Benutzer- und Rechteverwaltung. Für jedes Dokument und für jeden Ordner können separate Zugriffsrechte definiert werden. Darüber hinaus kann der Administrator für jeden einzelnen Benutzer festlegen, welche Funktionalitäten verwendet werden dürfen.

Bei der Entwicklung und beim Verkauf legt der Hersteller besonderen Wert auf ein transparentes Vertriebsmodell, auf eine benutzerfreundliche Bedienung, Flexibilität, Skalierbarkeit und auf Plattformunabhängigkeit. ecoDMS kann plattformübergreifend unter Windows, Ubuntu, Debian und MacOS verwendet werden. Für IOS und Android stehen die Apps zur Installation bereit. Die Software ist darauf ausgelegt, dass beliebig viele Anwender mit dem System arbeiten können. Eine Lizenz kostet 49 Euro brutto. Die Anzahl der notwendigen Lizenzen ist abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen. Wenn fünf Personen gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten möchten, sind beispielsweise fünf Lizenzen à 49 Euro notwendig. Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Preisinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.