Die Dokumentendigitalsierung erhält in Unternehmen und auch bei Privatleuten eine immer wichtigere Position. Ziel ist es dabei, die internen Dokumentenprozesse zu optimieren, Kosten zu sparen und einen perfekten Überblick auf alle Dokumente zu erhalten. Mit ecoDMS können diese Ziele umgesetzt werden. Die applord GmbH hat mit ecoDMS eine Software geschaffen, die eine qualifizierte Dokumentenverwaltung zum absolut unschlagbaren Preis von gerade einmal 49 Euro pro gleichzeitiger Verbindung auf den ecoDMS-Server für jedermann ermöglicht.

ecoDMS ist das perfekte Dokumentenarchiv und lässt keine Wünsche offen. Durch den Einsatz dieses Dokumenten-Management-Systems kann sehr viel Zeit und Geld bei der Ablage, Aufbewahrung und beim Wiederfinden von Dokumenten gespart werden. Das Archiv bietet Platz für alle Dokumente. Unterlagen, die auf Papier gedruckt sind, können mit unterschiedlichsten Scannern digitalisiert werden. Dateien, die auf dem PC gespeichert sind, können mit wenigen Mausklicks sofort ins ecoDMS geschoben werden. Für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, MS Outlook und Thunderbird gibt es sogar eigene Plugins, die eine schnelle Archivierung aus den genannten Programmen ermöglichen. Wer aus anderen Anwendungen die erstellten Unterlagen ablegen will, kann dies über den Druckertreiber tun. Dieser ermöglicht die direkte Ablage aus beliebigen, druckfähigen Softwareprodukten.

In Sekundenschnelle können die abgelegten Dateien nach der Archivierung wiedergefunden werden. Hierzu stehen verschiedene Suchfunktionen zur Verfügung. Eine automatische Erkennung von Dokumententexten (OCR) sorgt dafür, dass der Anwender lediglich die passenden Suchbegriffe in eine Maske eintragen muss und schon werden die dazugehörigen Dateien übersichtlich angezeigt. Da zu jedem Dokument eigene Metadaten wie z.B. Dokumentenart, Ordner, Zuständigkeit, Status und vieles mehr erfasst werden können, können auch diese Werte bei der Suche einbezogen werden. Alle Strukturen und Attribute können frei eingestellt werden. Auf diese Weise kann ecoDMS vollständig auf die eigenen Bedürfnisse konfiguriert werden.

Die Lizenz für dieses System kann zeitlich unbegrenzt verwendet werden und ist unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzeroberflächen (Clients) können beliebig oft installiert werden. Die Anzahl der Lizenzen bestimmt, wie viele Verbindungen gleichzeitig auf den Server und die darin abgelegten Daten stattfinden können. ecoDMS Lizenzen können jederzeit erweitert werden.

Weitere Informationen und Videos gibt es auf der Internetseite www.ecodms.de. Hier wird unter anderem auch eine kostenfreie Testversion zum Download angeboten.