Mit der Software ecoDMS können Papierdokumente und digitale Dateien gemeinsam an einem zentralen Ablageplatz gespeichert und schnell gefunden werden. Das Archivsystem kann nach Kundenbedarf eingerichtet und in verschiedensten IT-Infrastrukturen integriert werden. ecoDMS ist frei skalierbar und besonders flexibel in der Anwendung. Das macht den Einsatz in zahlreichen Benutzerkreisen, Größen und Branchen möglich. Im Privatkunden-
und Kleinfirmensektor hat sich das ecoDMS Onlineprodukt schon deutlich etabliert.

Das Speichern und Wiederfinden von Dateien ist mit ecoDMS schnell und vor allem einfach möglich. Das Programm verfügt über einen Vorlagen Designer. Dieser erkennt Dokumente bei der Archivierung automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die integrierte Suche erinnert an Googeln und ist genauso einfach zu bedienen: Suchbegriffe eingeben und Ergebnisse sofort ansehen.

Als Client-Server-System erfüllt ecoDMS alle Anforderungen an eine revisionskonforme Dokumentenverwaltung. Als erstes Archivsystem bringt ecoDMS frischen Wind in das eigentlich eher konservative und teure Dokumenten-Management. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert
werden. Eine ecoDMS Lizenz kostet 49 Euro, ist zeitlich unbeschränkt gültig und enthält die volle Funktionalität.

In ecoDMS können nahezu alle Dateien gespeichert werden. Der Datenmenge sind Dank der OpenSource Datenbank postgreSQL keine Grenzen gesetzt. Der Zugriff auf die gespeicherten Dateien kann entweder am Computer über eine Desktopanwendung erfolgen oder über den Internetbrowser, das Smartphone oder Handy.

Ins Archiv gelangen die Dateien entweder per Drag und Drop, über einen Scanner, direkt aus MS Office, OpenOffice oder LibreOffice, aus Outlook oder Thunderbird oder über den ecoDMS PDF/A Drucker aus beliebigen, druckfähigen Drittanwendungen.

Die Installation und Anwendung von ecoDMS ist benutzerfreundlich und leicht verständlich. In wenigen Minuten ist das System installiert und kann dann exakt nach Kundenwunsch eingerichtet werden.

Für Privatanwender hat der Hersteller und Anbieter, die ecoDMS GmbH, sogar eine komplett kostenfreie Version von ecoDMS bereitgestellt. Diese ist zwar im Funktionsumfang etwas abgespeckt, darf aber dauerhaft und kostenfrei als Free4Three Edition zum Einsatz kommen.

Auf der ecoDMS Webseite unter www.ecodms.de kann das Programm und alle verfügbaren Plug-ins und Add-ons heruntergeladen werden. Über den Webshop ist ein Kauf der Vollversionlizenz bargeldlos mit ein paar Mausklicks möglich. Alle notwendigen Informationen, Handbücher und Videos sind ebenfalls auf der ecoDMS Homepage zu finden.