Schluss mit dem Papier- und Dateichaos. Um der täglichen Papierflut im Büro und auf der Festplatte des eigenen Computers entgegen zu wirken, können beliebige Daten wie E-Mails, Office-Dokumente, PDFs, Zeichnungen und vieles mehr, mit wenigen Mausklicks im modernen, elektronischen ecoDMS Archiv aufgenommen werden. Auch Papierdokumente sind schnell archiviert. Zur Digitalisierung und Archivierung müssen diese nur eingescannt und dann mit ecoDMS gespeichert werden. Wer sich für dieses Archivsystem entscheidet, kann alle Dokumente an einem zentralen Platz speichern und professionell verwalten. Ein besonderer Pluspunkt hierbei ist, dass die Dokumente direkt beim Kunden liegen und nicht auf fremden Servern im Internet oder beim Hersteller.

ecoDMS ist das ideale Dokumentenarchivierung-Programm für Privatleute und Firmen jeglicher Größe und Branche. Dokumente können mit ecoDMS eingescannt, archiviert, verwaltet und schnell wiedergefunden werden. Die integrierte Texterkennungsfunktion, auch OCR genannt, erleichtert es den Benutzern, Dateien zu suchen und dann sofort am Bildschirm anzuzeigen.

Im Gegensatz zu anderen Systemen dieser Art kostet ecoDMS nur 49 Euro pro Lizenz und das bei voller Funktionalität. Dieser Preis ist absolut einzigartig und unschlagbar günstig im DMS-Sektor. Es gibt auch eine kostenlose Testversion von ecoDMS. Diese darf 30 Tage gewerblich und privat zum Einsatz kommen. Nach Ablauf der Testphase wird der Funktionsumfang reduziert und es wird eine Lizenz benötigt. Privatleute dürfen diese Free4Three Version aber auf Wunsch weiterhin kostenlos nutzen.

ecoDMS lässt keine Wünsche offen. Es gibt zahlreiche Such- und Filtermöglichkeiten. Besonders die Volltextsuche ist hier interessant. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Versionsverwaltung, verschiedene Exportfunktionen, einen Offline Client, eine Dokumenten-Historie, ausführliche Einstellungsmöglichkeiten, eine ausgereifte Benutzer- und Gruppenverwaltung inklusive LDAP und Active Directory Anschluss, einen virtuellen Notiz-Zettel und zahlreiche weitere Funktionen. Ein virtueller PDF/A Drucker und Plug-ins für Microsoft Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird sind ebenfalls inklusive.

Das Highlight der aktuellen Version 14.08 (krusty) ist die eingebaute Intelligenz für die Zuordnung von Dokumenten. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Vorlagen ermöglichen somit eine automatische Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen.

Als Client-Server-System kann ecoDMS lokal auf dem eigenen PC oder im Netzwerk verwendet werden. Das System speichert alle Dokumente sicher in einer postgreSQL Datenbank. Die Installation der notwendigen Komponenten ist benutzerfreundlich und unkompliziert. Installiert werden kann der ecoDMS Server unter Windows, Ubuntu und Debian. Die Benutzeroberflächen, Plug-ins und Add-ons stehen für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS bereit. Für Smartphones und Tablets bietet ecoDMS im App Store von Google und IOS für Android und IOS sogar eine Mobile App an. Wer über einen Internet Browser auf die archivierten Dokumente zugreifen möchte, kann die Weboberfläche von ecoDMS verwenden.

Der Verkauf von ecoDMS erfolgt bequem und einfach über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und optional Support im Online Shop von ecoDMS erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und versandkostenfrei per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der ecoDMS Webseite ausführlich informieren. Alle notwendigen Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen stehen online zur Verfügung. Ausführliche Benutzerdokumentationen beschreiben detailliert die einzelnen Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen des Systems. Es gibt sogar kostenlose Schulungsvideos, die einen optimalen Einstieg in ecoDMS ermöglichen.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.