Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können die Anwender Rechnungen und beliebige weitere Dokumente scannen, archivieren und verwalten. Ein Dokumentenscanner kann zum Scannen der Rechnungen, Verträge und anderen Papierdokumente verwendet werden. Nach der Digitalisierung werden die Unterlagen blitzschnell und sicher in ecoDMS archiviert. Die anschließende Dokumentensuche ist mit ecoDMS so einfach wie googeln. In einer Suchzeile werden die gewünschten Suchbegriffe und Suchkritieren erfasst. ecoDMS zeigt die passenden Ergebnisse dann direkt an.

Neben den Papier-Dokumenten eignet sich ecoDMS auch perfekt für die Archivierung von Office Dateien, PDFs, E-Mails, Bildern, Musikfiles und anderen digitalen Dateien. Das System bietet Platz für nahezu alle Dateiformate. Die Dokumenten-Digitalisierung wird mit ecoDMS für jedermann möglich. Alle Daten und Dokumente befinden sich mit ecoDMS in einem zentralen Archiv. Die Suche, Archivierung und Verwaltung all dieser Informationen kann mit ecoDMS bequem und einfach zentralisiert werden.

Die Ablagekriterien für die Dokumente können individuell auf die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden. So können beispielsweise Ordnerstrukturen, Dokumentenarten, Status und Zugriffsrechte passgenau auf ein Unternehmen oder einen Privatnutzer zugeschnitten werden. Alle Einstellungen können vom Administrator selbst vorgenommen werden. ecoDMS bietet hierzu einen flexiblen und leicht verständlichen Einstellungsdialog. Eine professionelle Benutzer- und Gruppenverwaltung rundet die Konfigurationsmöglichkeiten optimal ab.

Das gesamte Dokumenten-Management-System ist plattformunabhängig, frei skalierbar und einfach zu bedienen. Das eröffnet eine große Zielgruppe. Angefangen vom Privatnutzer, über kleine und mittelständische Unternehmen bis hin zum großen Konzern, kann ecoDMS überall eingesetzt werden. Im Verkaufspreis von 49 Euro pro Lizenz sind jegliche DMS Funktionen enthalten. Der Lizenzpreis ist einmalig und lediglich abhängig von der Anzahl gleichzeitiger Verbindungen zum Archiv. Wenn also 4 Benutzer gleichzeitig mit ecoDMS arbeiten möchten, werden einmalig 4 Lizenzen benötigt. Weitere Kosten entstehen nicht. Privat darf ecoDMS, wenn auch mit ein paar Einschränkungen, kostenfrei genutzt werden.

ecoDMS beinhaltet alles, was ein Dokumenten-Management-System können muss: Volltexterkennung, OCR, Volltextsuche, Klassifizierung, Versionsverwaltung, Notizenfunktion, Weboberfläche, mobile Apps für Smartphones und Tablets, erweiterte Filtermöglichkeiten, LDAP und Active Directory Anbindung, Plug-ins für Microsoft Office, LibreOffice und OpenOffice, Add-ons für Thunderbird und Outlook, ein PDF/A Drucker und eine API sind nur ein Ausschnitt der Funktionsvielfalt von ecoDMS.

ecoDMS kann flexibel nach Kundenwunsch installiert und verwendet werden. Die Software überzeugt mit modernster Technik und einem sensationellen Preis-Leistungsverhältnis. Als Client-Server-System kann ecoDMS als Einzelplatzanwendung, als Netzwerkversion oder als SaaS Hosting Lösung installiert werden. Die Anzahl der Benutzer ist frei über die ecoDMS Lizenz wählbar und kann jederzeit in Form von Lizenzerweiterungen erhöht werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden auf dem eigenen Server in der postgreSQL Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem.

Auf der ecoDMS-Webseite kann ecoDMS kostenlos heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion freigeschaltet. Die Demo beinhaltet abgesehen vom Mobilen Dienst alle ecoDMS Funktionen, Add-ons und Plug-ins. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich und/oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS Onlineshop erworben werden.