Es ist soweit. Die ecoDMS GmbH hat heute die neue Version des erfolgreichen Dokumenten-Management-Systems ecoDMS veröffentlicht. Mit Version 14.08 (krusty) ist eine neue Generation der Archivierungssysteme geboren. Unter dem Motto „Das schlauste DMS aller Zeiten" geht ecoDMS in die Vollen.

Mit ecoDMS können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der intelligente Vorlagen Designer erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die Suche nach Dokumenten ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Schon seit Jahren zählt ecoDMS zu den beliebtesten deutschsprachigen DMS Systemen. Und nun erobert ecoDMS den Rest der Welt. Das neue Release kann nun sowohl in deutscher als auch englischer Sprache installiert und verwendet werden. Dem völlig einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis bleibt der Hersteller dabei weiterhin treu. Eine Lizenz kostet unschlagbare 49 Euro brutto und das bei voller Funktionalität.

Apropos Funktionalität: Die neuen Funktionen können sich absolut sehen lassen. Ein frisches und modernes Design und ein neuer Webauftritt setzen dem Ganzen das i-Pünktchen auf.

Der integrierte Vorlagen Designer gilt als eines der Highlights von Version 14.08. Dieser erkennt Dokumente und deren Inhalte automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Position im Archiv ein und füllt die Klassifizierung selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Vorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und / oder Barcodes. Im Gegensatz zur Vorgängerversion 12.05 können die Vorlagen nun an nahezu allen Archivierungsstellen zum Einsatz kommen. Der Benutzer kann Dokumente nun beispielsweise per Drag und Drop ins Archiv schieben und ecoDMS füllt automatisch die erkannten Werte aus. Des weiteren können über den Designer Bereiche in einem Dokument markiert und in einer Vorlage gespeichert werden. Bei der Klassifizierung werden die im Bereich erkannten Werte dann automatisch für die Klassifizierung übernommen. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen.

Auch die Benutzer- und Gruppenverwaltung wurde ausgebaut. Optional können die Benutzer nun auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS ermöglicht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-User. Die für ecoDMS notwendigen Systemberechtigungen für Benutzer können über den LDAP-Anschluss zentral verwaltet werden. Mittels der LDAP-Funktionen findet die Kommunikation zwischen ecoDMS und LDAP statt, so dass zum Beispiel eine Anmeldung am Server und die Übertragung der Benutzerdaten möglich ist.

Neu ist auch die Posteingangsbearbeitung. Über das ecoDMS Programm ecoICE können neben TIFF Dokumenten nun auch PDF Dateien vor der Archivierung bearbeitet werden. ecoDMS hat hierfür eine Technik entwickelt, die eine saubere und sichere Bearbeitung von PDF Dateien erlaubt.

Die Web, Mobile und API Dienste können nun bequem und benutzerfreundlich über den ecoDMS Einstellungsdialog konfiguriert werden. Mit wenigen Mausklicks sind die Dienste aktiviert. Interessant ist hierbei insbesondere die Weboberfläche. Diese beinhaltet nun die gängigen ecoDMS Funktionen, so dass eine Archivierung und Klassifizierung jetzt auch direkt über den Webclient möglich ist.

Dies ist nur ein Ausschnitt des neuen Funktionsumfangs. ecoDMS Version 14.08 (krusty) beinhaltet noch viel mehr. Um das Dokumenten-Management-System näher kennen zu lernen, bietet die ecoDMS GmbH auf der Webseite eine 30-Tage-Demoversion zum kostenlosen Download an. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Mobile Dienste). Nach Ablauf der Testphase kann die Vollversion einfach durch Aktivieren einer Lizenz freigeschaltet werden. Privatnutzer dürfen die Gratis-Version auf Wunsch sogar weiterhin - wenn auch mit eingeschränkter Funktionalität – kostenlos weiter nutzen.

Diese und weitere Informationen können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.