Das Stadthotel Jülich reduziert mit der Einführung von ecoDMS das tägliche Papierchaos und erzielt eine enorme Zeitersparnis bei der Dokumentensuche.

Jülich / Aachen, im Januar 2016. Das Stadthotel Jülich hat die Software ecoDMS für die Archivierung der geschäftlichen Hoteldokumente eingeführt. Das Archivsystem reduziert das tägliche Papierchaos und bewirkt eine Zeitersparnis bei der Dokumentensuche. Das Stadthotel Jülich ist im Jahre 1949 im nordrhein-westfälischen Jülich erbaut worden. Es liegt ruhig und zentral inmitten der Jülicher Fußgängerzone. Das Hotel verfügt über 33 Zimmer und 22 moderne und komplett ausgestattete Hotelwohnungen. Mit einer Größe von 35m² bis 115m², bieten die Räumlichkeiten genügend Platz für die Übernachtungsgäste.

Im Gastgewerbe fallen täglich eine Vielzahl an Papierdokumenten und digitalen Schreiben an. Angefangen von Buchungsbelegen und Reservierungen, über Dokumente des Einkaufs und der internen und externen Korrespondenz bis hin zu Rechnungen, Verträgen, Gehaltsabrechnungen und zahlreichen anderen Geschäftsdokumenten, gibt es in Hotels ein relativ hohes Papier- und Datenaufkommen.

Zur Reduzierung dieses „Papierkrams“ hat sich das Stadthotel Jülich auf die Suche nach einer günstigen, umfassenden, aber für Anwender trotzdem einfachen und verständlichen Archivierungssoftware umgesehen. Bei der Internetrecherche ist der zuständige IT-Verantwortliche, Herr Stefan Lützenkirchen von der Renko GmbH & Co. KG, auf das Dokumenten-Management-System ecoDMS gestoßen. Nach einer gründlichen Inspektion der ecoDMS Webseite, hat Herr Lützenkirchen die Software Komponenten von ecoDMS heruntergeladen und als Demoversion installiert.

Das Stadthotel Jülich hat es sich zum Ziel gesetzt, mit der Einführung eines Archivierungssystems das tägliche Papieraufkommen durch zeitgerechte Digitalisierungsmaßnahmen einzudämmen. Für die Mitarbeiter ist es wichtig, sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren zu können. Neue Dokumentenprozesse und ein einfaches Ablageverfahren sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Die benötigten Unterlagen müssen sofort, übersichtlich und vor allem zentral zur Verfügung stehen.

Das Dokumenten-Management-System ecoDMS hat sich nach Abschluss der Testphase als die perfekte Software für das Stadthotel Jülich herausgestellt. Für die Mitarbeiter des Hotels ist ecoDMS „eine qualitativ hochwertige Software mit einem fairen Preis-Leistungsverhältnis und einer kundenorientierten Ausrichtung.“

„Das System ist leicht verständlich, gut strukturiert und passt optimal in die bestehenden IT-Infrastrukturen unseres Hauses. Besonders überzeugt haben uns die integrierten Suchfunktionen. Bei der Dokumentensuche müssen wir nur noch die passenden Suchbegriffe eingeben und schon werden die gewünschten Informationen angezeigt. Das ist einfach super!“, sagt Herr Lützenkirchen. Auch die Ablage von Papierdokumenten ist jetzt bequemer. Mit dem hoteleigenen Scanner wird die Eingangspost eingescannt. Die Zuordnung im Archiv erfolgt dann mit ecoDMS weitgehend automatisch. Durch die Einrichtung von individuellen Klassifizierungsvorlagen werden die Schriftstücke vom System erkannt, selbstständig zugeordnet und sicher archiviert.

Das Stadthotel-Team hat mit der ecoDMS GmbH den richtigen Partner in Sachen „Dokumentendigitalisierung“ gefunden: „ecoDMS ist für uns die perfekte Software. Seit wir das System einsetzen, haben wir keinen Zeitverlust mehr durch unnötiges Dokumentensuchen. Unsere Mitarbeiter haben den Umgang mit der neuen Software schnell verstanden. Da wir unser Papier nun größtenteils einscannen, benötigen wir nicht mehr so viele Aktenschränke für die Ablage. Wir freuen uns, auf diese Weise Platz zu sparen.“, so der IT-Verantwortliche Stefan Lützenkirchen.

Die Einführung der ecoDMS Archivsoftware hat sich für das Stadthotel Jülich als sehr sinnvoll erwiesen. Im Hotel werden nun zahlreiche Dokumente mit ecoDMS zentral und digital archiviert. Die neuen Dokumentenprozesse haben die Ablage- und Suchzeiten im Hotel deutlich beschleunigt.

Details zu den Bilddateien:
Bild: Das Stadthotel Jülich liegt zentral, inmitten der Jülicher Fußgängerzone.
Bild & Logo: © Copyright Stadthotel Jülich