Digitale Verwaltung von Dokumenten für kleines Geld

Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können die Anwender Dokumente scannen, archivieren, verwalten und schnell wiederfinden. Eine digitale Datenhaltung optimiert die Dokumentenprozesse und hilft dabei Zeit und Geld bei der Ablage, Verwaltung und Suche von Daten und Informationen zu sparen. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden.

Die ecoDMS Software überzeugt mit einem einzigartigen Preis-Leistungsverhältnis, mit moderner Technologie, einer benutzerfreundlichen Oberfläche und durch eine einfache Bedienung. Alle Dokumente und Informationen werden sicher und zentral in einer postgreSQL Datenbank aufbewahrt. Besonders erwähnenswert dabei ist, dass die Speicherung beim Kunden selbst erfolgt und nicht beim Hersteller oder auf fremden Servern im Netz.

Ob nun ein Angebot, eine Gehaltsabrechnung, ein Kundenbeleg oder die notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung benötigt werden; mit ecoDMS ist die Suche in wenigen Sekunden erledigt. Das Wiederfinden der archivierten Unterlagen ist durch zahlreiche Suchfunktionen wie beispielsweise einer Volltextsuche blitzschnell möglich. Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Alle lesbaren, archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. So sind diese blitzschnell auf Basis der Textinhalte wieder auffindbar. Ergänzend dazu besteht die Möglichkeit über verschiedenste andere Kriterien zu suchen.

Der Slogan „scannen, archivieren, verwalten" ist hierbei absolut passend. Einige tausend User haben ecoDMS inzwischen erfolgreich im Einsatz, darunter sind über 1500 Firmenkunden. Die enorme Skalierbarkeit und Flexibilität dieser Archivlösung, ermöglicht die Nutzung in nahezu jedem Unternehmen und sogar in Privathaushalten. ecoDMS das ideale System für ein professionelles Dokumenten-Management und wird zum völlig erschwinglichen Preis von nur 49 Euro pro Lizenz im Internet unter www.ecodms.de verkauft. Im Gegensatz zu vergleichbaren Systemen ist dieser Preis unschlagbar günstig. Der Lizenzpreis von 49 Euro beinhaltet die volle Funktionalität und fällt nur einmalig an. Eine Lizenz ist somit zeitlich unbegrenzt nutzbar und obendrein unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente.

Es können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Papierdokumente werden eingescannt, für MS Office, LibreOffice, OpenOffice, Outlook und Thunderbird gibt es eigene ecoDMS Add-ons, ein virtueller PDF-A Drucker ermöglicht die Archivierung von Dokumenten aus beliebigen, druckfähigen Anwendungen und alle Daten, die ohnehin schon digital auf dem PC gespeichert sind, können einfach per Drag und Drop ins Archiv geschoben werden. Darüber hinaus gibt es einen Webclient und Apps für Android und IOS.

Der Archivierung sind mit ecoDMS keine Grenzen gesetzt. Neben den bereits genannten Funktionen gibt es unter anderem eine Dokumentenvorschau, ein Programm zu Datensicherung und Datenwiederherstellung, eine professionelle Benutzer– und Gruppenverwaltung, einen flexiblen Einstellungsdialog, eine Versionsverwaltung, eine Notizenfunktion, Exportfunktionen und vieles mehr.

Die Installationsverfahren und Bedienmöglichkeiten sind sehr benutzerfreundlich. Auch ohne Server- und Datenbank-Kenntnisse ist ecoDMS schnell und einfach installiert und eingerichtet. Verfügbar ist ecoDMS für Windows, Ubuntu, Debian und als Betaversion auch für MacOS.

Unter www.ecodms.de kann ecoDMS im Onlineshop erworben werden. Hier hat der Hersteller auch alle notwendigen inhaltlichen, vertrieblichen und technischen Details zur Software kostenlos bereitgestellt. Es gibt zudem freie Schulungsvideos und ausführliche Handbücher, die die Funktionalitäten anschaulich erklären.

Vor dem Kauf kann das gesamte System 30 Tage lang mit vollem Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste) kostenlos getestet werden. Privatleute dürfen die Free4Three Edition nach Ablauf der Demophase mit eingeschränkter Funktionalität sogar unbegrenzt, kostenlos weiter nutzen.