Die ecoDMS GmbH präsentiert mit ecoDMS ein Archivsystem zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden von Dokumenten. Die Software erfreut sich großer Beliebtheit und überzeugt mit einem attraktiven Preis-Leistungsverhältnis. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS) und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Das Portfolio von ecoDMS lässt keine Wünsche offen. Papierdokumente können mit einem Scanner eingescannt und anschließend in ecoDMS gespeichert werden. Für Microsoft Office, Open Office, Libre Office, Thunderbird und Outlook sind im Lizenzpreis von gerade einmal 41,18 Euro netto Plug-ins und Add-ons inbegriffen. Diese ermöglichen eine direkte Archivierung aus den genannten Anwendungen. Außerdem sind diese mit der integrierten Versionsverwaltung von ecoDMS verknüpft, so dass die Dokumente bearbeitet und als neue Version im Archiv abgelegt werden können. Dateien, die bereits digital auf einem Datenträger gespeichert sind, wie zum Beispiel PDFs, Zeichnungen, Bilder, Musik, Berichte und vieles mehr, können bequem per Drag und Drop ins Archiv gezogen werden. Wer Dokumente aus Drittanwendungen, wie z.B. Warenwirtschaftsprogrammen, Buchhaltungssoftware, Grafikanwendungen und so weiter im System aufnehmen möchte, kann den PDF/A Drucker von ecoDMS verwenden. Dieser bildet die Schnittstelle zu anderen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden. Mit der ecoDMS App können die archivierten Dokumente vom Smartphone oder Tablet aus gesucht , abgerufen, angesehen, heruntergeladen und archiviert werden. Den Zugriff ermöglicht der Mobile Dienst von ecoDMS. Die Apps stehen für Android und IOS zur Verfügung.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die eingescannten Dateien – eine OCR an. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Auch die Dokumentensuche ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben. Die OCR Funktionalität ist fest in ecoDMS eingebaut. Darüber hinaus bietet das System zahlreiche weitere Such- und Filterfunktionen an. Die Suche nach Dokumenten ist mit ecoDMS so einfach wie googeln.

Ein absolutes Highlight bildet die automatische Dokumentenerkennung. Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Die über den Designer erstellten Klassifizierungs– & Barcodevorlagen ermöglichen somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten. Die Einrichtung und Erkennung erfolgt auf Basis von Formularen, Schlagwörtern und/​oder Barcodes aus zuvor hinterlegten Klassifizierungsvorlagen. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Hierzu sind keine unnötigen, komplizierten Eingriffe auf den Server nötig. Jeder kann die dazugehörigen Einstellungen direkt über den Vorlagen Designer des Dokumentenmanagementsystems erfassen.

Dies ist nur ein Ausschnitt aus dem vielfältigen Funktionsumfang von ecoDMS. Diese und weitere Funktionen sind im einmaligen Verkaufspreis von 49 Euro brutto pro Lizenz inbegriffen. Die Lizenzkosten entstehen einmalig, sind also nicht wiederkehrend. Außerdem ist eine Lizenz zeitlos unbegrenzt gültig und beinhaltet stets den vollen Funktionsumfang des Dokumenten-Management-Systems. Den unschlagbaren Preis ermöglicht ein absolut neuartiges Entwicklungs- und Vertriebsmodell. Verkauft wird ecoDMS vom Hersteller selbst ausschließlich online über die eigene Produktwebseite www.ecodms.de. Hier stehen neben dem Shop auch alle notwendigen Informationen, Anleitungen und sogar kostenlose Videos für jeden Benutzer zur Verfügung.