In der heutigen Zeit führen immer mehr Wege zur digitalen Technik. Auch private und insbesondere geschäftliche, steuerrelevante Dokumente kommen an elektronischen Lösungen nicht mehr so leicht vorbei, zumal ein großer Teil wie E-Mails, Anschreiben und Rechnungen ohnehin schon digital ein- und ausgeht. Immer mehr Firmen und Privatleute wechseln deshalb von der konventionellen Papierablage zum digitalen Dokumenten-Management-System. Der Einsatz einer solchen Archivlösung beschleunigt die Ablage und Suchzeiten enorm und senkt gleichzeitig die Ausgaben in Bezug auf die gesamte Dokumentenhaltung und -verwaltung.

Mit der Aachener Software ecoDMS können alle Dateien und Informationen in einem zentralen, elektronischen Archiv aufbewahrt werden. Als Client-Server-System speichert ecoDMS die Daten revisionskonform in einer postgreSQL-Datenbank. Diese befindet sich samt Server sicher im eigenen Netzwerk. Das gilt auch für die dazugehörigen Software-Komponenten, die der Kunde bei sich im Hause installieren kann. Archiviert werden kann nahezu jedes Dateiformat. Papierdokumente werden erst eingescannt und dann bequem archiviert. Alle anderen Daten liegen bereits digital vor und sind ebenfalls in wenigen Schritten im Archiv aufgenommen.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente – auch auf die gescannten Dateien – eine OCR an. Die archivierten Dokumente werden so automatisch einer im Hintergrund laufenden Volltextindizierung unterzogen. Diese erzielt sehr gute Ergebnisse bei der Volltextindizierung und Texterkennung und ermöglicht sogar die automatische Vorklassifizierung von Dokumenten. Eingescannte Dokumente können beispielsweise auf Basis des Inhalts erkannt und automatisch vom System klassifiziert werden. Auch für Office Dateien, E-Mails und über den Druckertreiber archivierte Dokumente kann die Vorklassifizierung unter anderem verwendet werden. So werden der Zielordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeit und weitere Informationen automatisiert vergeben.

Über die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice, Outlook und Thunderbird können die Daten ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem Anwender anschließend als revisionskonformes PDF-A und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung.

Das Auffinden der vielen Informationen ist Dank der integrierten OCR kinderleicht. Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln abgerufen werden. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe für die Volltextsuche eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt. Zusätzlich sind Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Klassifizierungsinformationen – auch Metadaten genannt - möglich.

Der Zugriff kann im Netzwerk, lokal, im Web und mobil erfolgen. Die Desktop-Anwendung bietet neben zahlreichen Einstellungs- und Suchmöglichkeiten eine perfekte Übersicht auf die abgelegten Dokumente und Informationen. Wer von unterwegs aus auf die archivierten Dateien zugreifen möchte kann dies bequem vom mobilen Smartphone oder Tablet aus tun. Über den Webclient ist ein Abruf aus verschiedensten Internetbrowsern standortunabhängig möglich. Darüber hinaus verfügt ecoDMS über eine Mail- und Linkfunktion. Archivierte Dokumente können bei Bedarf schnell und einfach aus dem Archiv heraus via E-Mail oder Dokumentenlink versendet werden.

Die Anschaffungskosten für ecoDMS sind mehr als gering. Gerade einmal 49 Euro brutto fallen pro gleichzeitiger Verbindung an. Eine ecoDMS Lizenz ist nach dem Kauf zeitlich unbegrenzt nutzbar und beinhaltet den vollen Funktionsumfang. Die Anzahl der zu archivierenden Dokumente ist auch nicht beschränkt. Im Preis inbegriffen sind zudem kostenlose Release-Updates wie Sicherheitsupdates, welche auch kleinere Funktionserweiterungen beinhalten können. Eine gleichzeitige Verbindung von einem IOS- oder Android-Gerät aus ist ebenfalls pro Lizenz inbegriffen.

Vor dem Kauf können die Nutzer die ecoDMS Software zunächst kostenlos mit der ecoDMS Free4Three Edition testen. Diese verfügt in den ersten 30 Tagen über den vollen Funktionsumfang (ausgenommen Web und Mobile Dienste). Da die Komponenten der Free4Three Edition und der Vollversion identisch sind, kann die Vollversion durch Einspielen einer ecoDMS Lizenz vollständig und dauerhaft aktiviert werden.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.