Mit der Einführung des Dokumenten-Management-System ecoDMS können Unternehmen und Privatleute alle Dokumente zentral und sicher speichern, übersichtlich sortieren und schnell wiederfinden. Das Archivsystem verspricht eine deutliche Optimierung der Dokumentenprozesse und hilft dabei Zeit und Geld bei Ablage und Suche von Daten und Informationen zu sparen.

Der große Vorteil dieser DMS-Lösung ist, dass sowohl Papierdokumente als auch beliebige digitale Unterlagen wie E-Mails, Office-Dateien, PDFs, Musik, Fotos und vieles mehr in einem elektronischen Archiv an zentraler Stelle aufbewahrt werden. Das ermöglicht eine sofortige Verfügbarkeit aller relevanten Akten und bringt ein einheitliches Ablagesystem mit sich.

Obwohl die Dokumente in einer Datenbank gespeichert werden, erfolgt der Zugriff bequem am eigenen Bildschirm über ein Programm, über das alle Informationen übersichtlich angezeigt werden können. So können beispielsweise auf die eigenen Bedürfnisse angepasste Ordnerstrukturen angelegt werden, welchen dann die Dokumente bei der Archivierung virtuell zugewiesen werden. Darüber hinaus können weitere Ablagekriterien wie die Dokumentenart, der Status, eine Bemerkung, die Zuständigkeit und beliebige andere Werte bestimmt und vergeben werden. Diese Attribute unterstützen den Anwender bei der Ablage und ermöglichen außerdem eine detaillierte Gliederung und Filterung der Dokumente.

Beispielsweise können in Kunden-, Lieferanten- oder Projektordnern sukzessive alle passenden Dokumente mit passenden Metadaten und Zusatzinformationen eingeordnet und bei Bedarf per Mausklick wieder angezeigt werden. Eine im Archiv gespeicherte Datei kann gleichzeitig auch mit unterschiedlichen Kriterien abgelegt werden. Darüber hinaus werden alle lesbaren Dokumente automatisch im Hintergrund ausgelesen. Neben der Suche über die Attribute, profitieren die Benutzer vom praktischen Nutzen der Volltextsuche. Der Anwender muss lediglich die gesuchten Begriffe wie bei einer Suchmaschine eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse angezeigt.

Darüber hinaus verfügt ecoDMS über zahlreiche andere Funktionen und Speichermöglichkeiten. Es gibt zum Beispiel eine Versionsverwaltung, eine Posteingangssoftware für eingescannte Dokumente, eine Drag und Drop Funktion zur Archivierung digitaler Dokumente, Anbindungen an gängige Office-Systeme und E-Mail Programme, Exportfunktionen, eine Notizenfunktion und vieles mehr.

Das Dokumentenmanagementsystem ecoDMS hebt sich technisch und preislich deutlich von herkömmlichen Archivlösungen ab. Ziel des Aachener Herstellers ist es mit ecoDMS die eigentlich beratungs- und kostenintensive DMS-Sparte vollkommen neu zu gestalten. Dabei setzt applord auf moderne Technik, zeitgerechte Vertriebskonzepte und auf ein faires Lizenzmodell. ecoDMS ist ein modernes und plattformunabhängiges Dokumentenarchiv, das unter Windows, Ubuntu, Debian und MacoS genutzt werden kann.

ecoDMS besteht aus einer Server-Komponente, die die technische Grundlage des gesamten Systems bildet, aus einer postgreSQL Datenbank, in der alle Dokumente und Informationen sicher gespeichert werden und aus verschiedenen Programmoberflächen, die die Ablage und das Wiederfinden komfortabel ermöglichen. Die Installation und Bedienung ist benutzerfreundlich und einfach. Eine Lizenz kostet nur 49 Euro brutto, ist zeitlich unbeschränkt gültig, kann jederzeit erweitert werden, verfügt über den vollen Funktionsumfang und enthält keine Dokumentenbegrenzung.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.