Mit Version 16.09 (eleanor) startet ecoDMS in eine neue Generation der Dokumenten-Archivierung. Folgende Neuheiten sind in ecoDMS Version 16.09 (eleanor) enthalten:
  • Container Speichersystem:
    • Das Speichern aller archivierten Daten in einem Container eröffnet völlig neuartige Wege bei der Archivierung, Datensicherung und Wiederherstellung.
    • Das Aufteilen der Informationen in Containern und einer Datenbank bietet mehr Sicherheit und Flexibilität bei der Datenhaltung.
  • Material Design:
    • Frische Farben, neue Icons und ein flaches, modernes "Material Design" lassen das Archivsystem in neuem Glanz erstrahlen.
    • Die Farben des ecoDMS Clients können individuell geändert werden.
    • Auf Wunsch kann die "Modern Theme" abgeschalten werden.
  • Zusammenführung von ecoDMS & ecoICE
  • Inbox:
    • Unmittelbar nach dem Scannen können die Dokumente über das Inbox-Tab direkt im ecoDMS Client abgerufen werden. Hier stehen Ihnen bei Bedarf verschiedene Funktionen wie z.B. Seiten drehen, löschen, verschieben uvm. zur Verfügung.
    • Die Funktionen "Kopieren, Einfügen, Exportieren" stehen nun auch für PDF Dateien zur Verfügung
    • Für die Aufteilung mehrerer Dokumente in einzelne Dateien können individuelle Barcodes verwendet werden. Diese können mit einer beliebigen Anwendung erstellt werden.
    • Für Barcodes können "Regular Expressions" vergeben werden.
  • Verlinkung:
    • Bei der Verlinkung können zu einem Dokument beliebige, archivierte Dateien inklusive deren Klassifizierungen hinzugefügt und somit zu einem Vorgang zusammengeführt werden.
    • Die Verlinkungen werden innerhalb der ecoDMS Tabelle als ausklappbare Untereinträge zum Hauptdokument angezeigt.
  • Clipboard:
    • Über das Clipboard können verschiedene Dokumente aus dem ecoDMS Archiv einer benutzerdefinierten Dokumentensammlung ("Mappe") hinzugefügt werden.
    • Es können mehrere Tabs mit unterschiedlichen Dokumentensammlungen angelegt werden.
    • Das Clipboard gibt die hinzugefügten Dateien übersichtlich in Cards aus. Jede Card beinhaltet den Dateinamen, den Status und die Klassifizierung des Bemerkungsfeldes.
    • Für PDF Dateien gibt es außerdem eine Dokumentenvorschau. (Demo + Vollversion)
  • Shortcut Suche:
    • Über ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel kann die ecoDMS Volltextsuche aus beliebigen Anwendungen heraus gestartet werden (Demo + Vollversion)
    • Der Benutzer muss lediglich die gewünschten Suchbegriffe in einem Programm (z.B. Webbrowser, E-Mail Client, Office Datei uvm.) markieren und dann ein bestimmtes Tastenkürzel eintippen.
    • Das Shortcut kann individuell für jedes Profil im Connection Manager erfasst werden.
  • Side Panel:
    • Ziehen Sie Ihre Dokumente direkt auf das ecoDMS Side Panel. Die Klassifizierung und Archivierung übernimmt der ecoDMS Vorlagen Designer dann für Sie.
    • Das Side Panel wird nach der Aktivierung über den Connection Manager in der rechten Seite des Bildschirms platziert.
    • Dateien können per Drag und Drop auf das Panel geschoben werden.
    • Je nach Auswahl erfolgt dann eine automatische Vorklassifizierung und Archivierung im ecoDMS Archiv. (Demo + Vollversion)
  • Vorschau:
    • Wenn zu einer gefundenen Datei eine Dokumentenvorschau existiert, werden die erkannten Wörter im Vorschaufenster farblich hervorgehoben. (Demo + Vollversion)
    • Kommt ein Begriff mehrmals innerhalb eines Dokuments vor, zeigt ecoDMS außerdem im Vorschaufenster eine Übersicht der gefundenen Textstellen an. (Demo + Vollversion)
    • Angezeigte Dokumente können im Vollbild Modus geöffnet werden.
  • Zeitgesteuertes Backup:
    • Über den Einstellungsdialog können Sie automatisierte, zeitgesteuerte Datensicherungen einrichten.
    • ecoDMS führt das Backup dann selbstständig zum gewünschten Zeitpunkt aus.
    • Die Datensicherung kann nach Belieben konfiguriert werden: Es kann z.B. eine vollständige Sicherung der gesamten Datenbank und Container erfolgen. Alternativ dazu ist auch eine schrittweise Durchführung des Backups möglich (inkrementelle Datensicherung). In diesem Fall ergänzt ecoDMS das bestehende Backup im gewählten Rhythmus mit den gemachten Änderungen und Neuerungen.
    • Serverseitige E-Mails: ecoDMS kann serverseitige E-Mails verschicken
    • Versand Backup Protokoll nach Ausführung eines Backups über den Einstellungsdialog
  • Erweiterte Volltextsuche inkl. Notizen:
    • Die Notizen können bei der Volltextsuche mit berücksichtigt werden.
  • E-Mail Anhänge:
    • E-Mail Anhänge werden volltextindiziert und zusammen mit der Nachricht abgelegt.
    • Die Archivierung von E-Mail Anhängen ist aus Outlook & Thunderbird per Drag & Drop ins Archiv möglich.
  • Drag & Drop Archivierung:
    • Dokumente können per Drag und Drop aus Dateisystem direkt auf einen Ordner im ecoDMS Archiv gezogen werden.
    • Der gewählte Ordner wird dann für die Klassifizierung verwendet.
  • Vorlagen Designer:
    • Im Vorlagen Designer können für Schlagwörter und Formular Vorlagen "Regular Expressions" vergeben werden.
  • Wiedervorlagen
    • ecoDMS erinnert Sie kurz vor Ablauf der Frist an das Dokument. Hierzu wird in der Tabelle zur DocID ein Wiedervorlage Icon eingeblendet. Dabei gibt es 3 Stufen (grün, orange, rot).

Update & Upgrade

  • Erstellen Sie vor einem Update / Upgrade unbedingt ein Backup.
  • Sollten Sie von einer Vorgängerversion auf das aktuelle Major Release upgraden, befolgen Sie bitte die Upgrade Schritte im neueren Installationshandbuch.
  • Bei einem einfachen Update des gleichen Major Releases können Sie die Software einfach drüber installieren.
  • Es müssen stets alle Komponenten aktualisiert werden.
Die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen ist uns wichtig. Mit jedem Update optimieren wir unsere Software. Dabei berücksichtigen wir die aktuellsten Sicherheitsstandards. Wir empfehlen Ihnen deshalb grundsätzlich die aktuellste Version aller ecoDMS-Komponenten zu installieren.

Sicherheitsinfo

Die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen ist uns wichtig. Mit jedem Update optimieren wir unsere Software. Dabei berücksichtigen wir die aktuellsten Sicherheitsstandards. Wir empfehlen Ihnen deshalb grundsätzlich die aktuellste Version aller ecoDMS-Komponenten zu installieren.