Changelog

ecoDMS Version 18.09 (apu)

Bei ecoDMS Version 18.09 (apu) handelt es sich um ein neues Major Release des Dokumenten-Management-Systems ecoDMS.
  • Zur Aktivierung der Vollversion benötigen Sie eine Lizenz für Version 18.09 (apu). Lizenzen anderer ecoDMS Versionen (z.B. 16.09) können hierfür nicht verwendet werden.
  • ecoDMS steht bei Erstinstallation (frische Installation) für 30 Tage als Demoversion zur Verfügung. Nach Abschluss der Demophase wird automatisch die Free4Three Edition mit eingeschränkter Funktionalität aktiviert. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen.
Folgende Neuerungen, Optimierungen und Änderungen beinhaltet Version 18.09 (apu) gegenüber der Vorgängerversion 16.09 (eleanor):

Allgemein

  • Die Installer von ecoDMS 18.09 wurden komplett erneuert.
  • Update der OCR: Tesseract 4

ecoDMS Client

  • PDF-Editor (Annotationen)
    • Archivierte PDF-Dateien(dazu zählen auch Dokumente, die ins PDF-Format umgewandelt wurden, weil sie beispielsweise über ein Office-Plugin archiviert oder anderweitig vom System ins PDF-Format konvertiert wurden), die zur weiteren Bearbeitung (versionierbar) und Klassifizierung freigegeben sind, können mittels PDF-Editor mit Kommentaren und Stempeln bzw. Bildern versehen werden. Die Bearbeitung einer PDF-Datei geschieht über das Vorschaufenster.
  • Klassifizierungsvorlagen (Vorlagen Designer)
    • Zur Erstellung und Verwaltung von Vorlagen gibt es eine eigene Berechtigung (ecoSIMSTEMPLATES)
    • Die Vorlagenverwaltung kann direkt über ein Icon im ecoDMS Client geöffnet werden
    • Schlagwörter können aus der Dokumentenvorschau im Vorlagen Designer kopiert und übernommen werden
    • Ändert sich das Ursprungsdokument zu einer Vorlage, kann dies im Vorlagen Designer ausgetauscht werden
    • Der Ordner kann auf Basis der markierten Position automatisch zugeordnet werden.
    • Bei Dokumenten mit unterschiedlichem Seitenvolumen kann die gewünschte Zielseite mit angegeben werden (Beispiel: Der Rechnungsbetrag steht immer auf der letzten Seite).
    • Für Datumsfelder können Formatdefinitionen vorgegeben werden
    • Bestehende Klassifizierungsvorlagen können kopiert werden.
  • Inbox (eingescannte Dokumente)
    • Für den Scaninput-Ordner gibt es neue Einstellungen:
      • Dokument abschließen: Eingescannte Dokumente als "nicht abgeschlossen" (versionierbar) in ecoDMS ablegen (Versionsverwaltung)
      • Diese Vorlage verwenden: Um alle Dokumente, die über einen Scaninput-Ordner archiviert werden, mit der gleichen Klassifizierung zu versehen, kann eine feste Klassifizierungsvorlage gewählt werden.
    • Das neue Fenster "Übersicht" bietet eine Gesamtübersicht aller für den Benutzer verfügbaren Dokumente innerhalb der Inbox. Eingescannte Dokumente werden hier als Vorschau hintereinander angezeigt.
    • Das Tastenkürzel "F4" führt die Funktion "Passende Klassifizierungsvorlage suchen" aus.
    • Eingehende TIFF-Dokumente werden automatisch ins PDF-Format umgewandelt.
    • Ist ein Dokument durch einen anderen Benutzer gesperrt, wird dieser angezeigt.
  • Suchfunktionen
    • Erweiterte Zeitleiste mit Filtermöglichkeiten nach Tag, Monat und Jahr
    • Der Status "Wiedervorlage" verfügt im Frontend über Unterstatus. Hierbei handelt es sich um fest integrierte Filter: "Abgelaufen" und "Nächsten 7 Tage"
    • Es gibt ein neues Suchkriterium "Benutzerrechte". Dies sucht nach Ergebnissen, die innerhalb der Klassifizierung mit der gewählten Berechtigung versehen sind.
  • Einstellungen
    • Integrierte Icon-Sammlung, die zur Einrichtung der Klassifizierungsattribute verwendet werden kann. Damit können Dokumentenarten, Ordner und Status optisch besser voneinander abgegrenzt werden.
  • Versionsverwaltung, MS Office Plugin, LibreOffice/OpenOffice Addon
    • Versionen können nur noch von Benutzern mit der Berechtigung diese zu klassifizieren erstellt und verwaltet werden.
    • In der Versionsverwaltung werden ab sofort die Originaldateien und die ggf. verfügbaren PDF/A's aufbewahrt.
    • Versionen können mit Bemerkungen / Kommentaren versehen werden: Möglich direkt über die Versionsverwaltung und über den Klassfizierungsdialog beim Archivieren über die beiden Office-Plugins
    • Versionen können exportiert werden.
    • Versionen können direkt aus der Versionsverwaltung versendet werden.
  • Löschfunktionen
    • Gesetzeskonformes Löschen und Anonymisieren von Benutzern
      • Übertragung der Dokumenten-und Ordnerberechtigungen auf einen anderen Benutzer
      • Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie und Klassifizierung.
    • Mehrstufiges Löschkonzept zum endgültigen Entfernen von archivierten Dokumenten
      • Optimierung der Aufbewahrungsfristen inkl. Möglichkeit zur Aktivierung einer Überprüfungsabfrage vor dem Löschen
      • Eigene Berechtigung zum endgültigen Löschen von Dokumentene
      • Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert.
      • Zugriff auf das Löschprotokoll und die "Klassifizierungsreste" haben ausschließlich Benutzer mit der Systemberechtigung "Der Benutzer darf alle Dokumente unabhängig von der Klassifizierung sehen".

Webclient

  • Der Webclient wurde komplett überarbeitet.
  • Über den Webclient ist ein plattform- und standortunabhängiger Zugriff auf das Archiv über den Internetbrowser am PC, Laptop, Smartphone und Tablet möglich.
  • Die Weboberfläche passt sich automatisch der Browsergröße des jeweiligen Endgerätes an.
  • Der Webclient löst die bisherigen Mobile Apps ab.
  • Fernzugriff kann für den Webdienst über den Einstellungsdialog aktiviert werden
    • ermöglicht Zugriff auf das Archiv über externe Netzwerke (z.B. Mobilfunknetz)
  • Der Webclient verfügt über zahlreiche Funktionen der Desktop-Variante:
    • Neues Login-Fenster.
    • Dokumente via Upload archivieren (Drag & Drop und Funktionsaufruf via Icon)
    • Klassifizierung mit Dokumentenvorschau
    • Eigener Bereich zur Vergabe von Berechtigungen
    • Suchfunktionen:
      • Volltextsuche
      • Erweiterte Suche
      • Filtervorlagen
      • Ordnerstruktur durchsuchen
    • Inbox:
      • Eingescannte Dokumente empfangen (Scaninput)
      • Manueller Upload von PDF-Dateien
      • Klassifizierung
      • Berechtigungen vergeben
      • Archivierung
    • Dokumente herunterladen
    • Versionsverwaltung
      • Verfügbare Versionen anzeigen
    • Notizen
    • Dokumentenvorschau
    • Einfache Löschfunktion:
      • Dokumente in den Papierkorb schieben
      • Papierkorb ansehen
      • Dokumente aus dem Papierkorb wiederherstellen

Sicherheitsinfo

Die Sicherheit Ihrer Daten und Informationen ist uns wichtig. Mit jedem Update optimieren wir unsere Software. Dabei berücksichtigen wir die aktuellsten Sicherheitsstandards. Wir empfehlen Ihnen deshalb grundsätzlich die aktuellste Version aller ecoDMS-Komponenten zu installieren.
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