Erste Schritte

ecoDMS Version 16.09 (eleanor)

Mit ecoDMS können digitale und Papier-Dokumente in einem zentralen, digitalen Archiv aufbewahrt werden. Hier erhalten Sie eine Kurzeinführung in die Arbeit mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS.

1. Installation und Download

ecoDMS ist ein Client-Server-System. Installieren Sie zunächst alle notwendigen ecoDMS Komponenten.

Die Grundelemente des Systems sind der ecoDMS Server, der ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager und der virtuelle PDF/A Drucker. Darüber hinaus gibt es optional verschiedene Plugins, Addons und Mobile Apps.

  • Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Basis der gesamten Anwendung. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint. Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, Server oder NAS installiert.
  • Den ecoDMS Client und die Plugins können Sie dann auf beliebig vielen anderen Computern installieren.
  • Über den Connection Manager wird vom jeweiligen Arbeitsplatz aus die Verbindung zum ecoDMS Server hergestellt.

2. Anmeldung / Login

Um clientseitig mit ecoDMS arbeiten zu können, müssen Sie sich über den Connection Manager anmelden.

Zusammen mit dem ecoDMS Client wird automatisch der Connection Manager installiert. Dieser stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Um mit ecoDMS arbeiten zu können, müssen Sie sich über den Connection Manager anmelden. Hierfür können Sie zum Beispiel den Standard-Benutzer von ecoDMS nutzen. Dieser wird automatisch bei einer Erstinstallation, also bei einer frischen Installation, von ecoDMS angelegt. Der Standard-Benutzer kann Dokumente scannen, archivieren und klassifizieren, die Versionsverwaltung nutzen und erhält Zugriff auf die Historie. Des weiteren verfügt der Standard-Benutzer über Administratorrechte und hat somit unter anderem das Recht, Einstellungen für das System vorzunehmen und weitere Benutzer anzulegen. Die Zugangsdaten für den Standard-Benutzer lauten (sofern das Passwort noch nicht geändert wurde):

  • Benutzername: ecodms
  • Passwort: ecodms
Das Passwort sollten Sie aus Sicherheitsgründen schnellstmöglich ändern. Weitere Informationen und Standard-Benutzer entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Zugangsdaten" im ecoDMS Handbuch.

Wenn der ecoDMS Server und ecoDMS Client zusammen über den AllinOneInstaller auf einem lokalen Rechner installiert werden, ist im Connection Manager bereits ein lokales Profil mit dem Standard-Benutzer hinterlegt. Anderenfalls können Sie ein Profil schnell und einfach selbst anlegen.

3. System einrichten

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden.

  • Wenn mehrere Benutzer mit dem System arbeiten, legen Sie über die Benutzer- und Gruppenverwaltung für jeden Benutzer einen eigenen Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten an.
  • Über den Einstellungsdialog können Sie als Administrator außerdem die notwendigen Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und vieles mehr konfigurieren.
  • Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware ändert sich die bekannte Ordnerstruktur. Häufig werden im Dateisystem beispielsweise Kundenordner mit den entsprechenden Unterordnern Rechnungen, Angebote, Verträge usw. angelegt. Diese bisherigen Unterordner werden nun in ecoDMS als Dokumentenarten hinterlegt.
  • Bei der Klassifizierung werden der Ordner und die Dokumentenart zusammen mit anderen Ablageinformationen entsprechend angegeben. Das erleichtert die Dokumentensuche ungemein. Die Dokumente können so viel genauer und übersichtlicher dargestellt und gefiltert werden.
  • Die Klassifizierungs- und erkannten Volltextinformationen ermöglichen eine benutzerfreundliche und schnelle Dokumentensuche. Es wird deshalb empfohlen eine möglichst flache und einfache Struktur zu erzeugen.

4. Digitalisierung und Archivierung

Nachdem Sie ecoDMS eingerichtet haben, können Sie mit der Archivierung Ihrer Dokumente beginnen. ecoDMS bietet hierbei verschiedene Möglichkeiten an die Dokumente zu speichern.

  • Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client
  • Archivierung über die Archivieren-Funktion im ecoDMS Client
  • Dokumente einscannen und archivieren (Inbox)
  • Archivierung via Side Panel
  • Dokumente über den virtuellen PDF/A Drucker archivieren
  • Dateien über die Plugins und Addons archivieren
  • Dateien über die Mobile Apps vom Smartphone oder Tablet aus archivieren
  • Dokumente über die Weboberfläche archivieren

Scanvorgang

Wenn Sie Ihren Posteingang (Papierdokumente) archivieren möchten, ist dies über die ecoDMS Inbox einfach möglich. Hier werden die eingescannten PDF- und TIFF-Dateien zunächst abgerufen, ggf. bearbeitet und klassifiziert. Nach der Archivierung sind die Dokumente im ecoDMS Archiv für die autorisierten Benutzer sichtbar. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, können Sie hier die ersten Schritte nachlesen.
  1. Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den Scaninput Ordner auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät TIFF und/​oder PDF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (schwarz-weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
  2. Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. Die Software splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
  3. Nach dem Scannen werden die Dokumente hintereinander über die ecoDMS Inbox abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Sowie die Dateien klassifiziert und archiviert wurden, sind sie für die autorisierten Benutzer im ecoDMS Archiv verfügbar.
  4. Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind, alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche, schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
  5. Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer im ecoDMS Archiv im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.

Digitale Dateien archivieren & klassifizieren

  • Sie können in ecoDMS nahezu jedes Dateiformat ablegen. Dokumente, die beispielsweise auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie einfach per Drag und Drop ins Archiv ziehen.
  • Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus.
  • Die Klassifizierung können Sie, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchführen. Optional können Sie auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren.
  • Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können Sie für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können Sie über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche anlegen und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugreifen.
ecoDMS
07-10-2018 12:35 • 13.77 KB • DE+EN
Um mehrere Dokumente gleichzeitig als Stapel einscannen zu können, ohne eine anschließende, manuelle Dokumententrennung im Programm vornehmen zu müssen, empfehlen wir die Verwendung von Trennblättern. Trennblätter signalisieren dem System, dass ein neues Dokument beginnt. Die Dokumente werden automatisch vom System geteilt und einzeln eingelesen. Bei dieser PDF-Datei handelt es sich um eine Druckvorlage des Trennblatts. Trennblätter und Leerseiten werden, wenn nicht im Programm deaktiviert, von ecoDMS erkannt und automatisch ausgeblendet. Drucken Sie das zweiseitige Dokument (Menge nach Bedarf) doppelseitig aus, so dass die Buchstaben "T" sowohl auf der Vorder- als auch auf der Rückseite eines DIN-A4-Blattes zu sehen sind (Duplex-Verfahren). Legen Sie ein Trennblatt vor dem Scannen immer ans Ende eines ein- oder mehrseitigen Dokuments und fügen Sie dahinter das nächste Dokument ein.
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