scannen scanner inbox posteingang archivieren Nachdem Sie ecoDMS eingerichtet haben, können Sie mit der Archivierung Ihrer Dokumente beginnen. ecoDMS bietet hierbei verschiedene Möglichkeiten an die Dokumente zu speichern.
  • Archivierung per Drag und Drop direkt in den ecoDMS Client.
  • Archivierung über die Archivieren-Funktion im ecoDMS Client.
  • Dokumente einscannen und archivieren (Inbox.)
  • Archivierung via Side Panel.
  • Dokumente über den virtuellen PDF/A Drucker archivieren.
  • Dateien über die Plugins und Addons archivieren.
  • Dateien über die Mobile Apps vom Smartphone oder Tablet aus archivieren.
  • Dokumente über die Weboberfläche archivieren.

Scanvorgang

Wenn Sie Ihren Posteingang (Papierdokumente) archivieren möchten, ist dies über die ecoDMS Inbox einfach möglich. Hier werden die eingescannten PDF- und TIFF-Dateien zunächst abgerufen, ggf. bearbeitet und klassifiziert. Nach der Archivierung sind die Dokumente im ecoDMS Archiv für die autorisierten Benutzer sichtbar. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, können Sie hier die ersten Schritte nachlesen.
  1. Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den Scaninput Ordner auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät TIFF und/​oder PDF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (schwarz-weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
  2. Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. Die Software splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
  3. Nach dem Scannen werden die Dokumente hintereinander über die ecoDMS Inbox abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Sowie die Dateien klassifiziert und archiviert wurden, sind sie für die autorisierten Benutzer im ecoDMS Archiv verfügbar.
  4. Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind, alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche, schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
  5. Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer im ecoDMS Archiv im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.
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Digitale Dateien archivieren & klassifizieren

  • Sie können im ecoDMS Archiv nahezu jedes Dateiformat ablegen. Dokumente, die beispielsweise auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie einfach per Drag und Drop ins Archiv ziehen.
  • Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus.
  • Die Klassifizierung können Sie, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchführen. Optional können Sie auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren.
  • Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können Sie für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können Sie über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche anlegen und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugreifen.

Support direkt vom Hersteller

Unser Support-Team steht Ihnen bei technischen und inhaltichen Fragen rund um die Software der ecoDMS GmbH gerne zur Verfügung.

Handbücher

Unsere PDF Handbücher erklären Ihnen die Software detailliert und verständlich. Hier können Sie die Handbücher von der aktuellen ecoDMS Version 16.09 (eleanor) herunterladen.

ecoDMS Archiv

Ein effizientes Entwicklungs- und Vertriebskonzept macht das ecoDMS Archiv zur absoluten Verkaufssensation. Die Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie (LLG) ermöglicht einen stetig gleichbleibenden und absolut fairen Lizenzpreis.