Erste Schritte

ecoDMS Version 18.09 (apu)

Mit ecoDMS können digitale und Papier-Dokumente in einem zentralen, digitalen Archiv aufbewahrt werden. Hier erhalten Sie eine Kurzeinführung in die Arbeit mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS.

1. Installation und Download

ecoDMS ist ein Client-Server-System. Installieren Sie zunächst alle notwendigen ecoDMS-Komponenten. Die Grundelemente des Systems sind der ecoDMS Server, der ecoDMS Client inkl. Inbox und Connection Manager und der virtuelle PDF/A Drucker. Darüber hinaus gibt es optional verschiedene Zusatzkomponenten für E-Mail-Clients und Office-Anwendungen.

Als Client-Server-System bildet der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Die postgreSQL-Datenbank und Container zum Speichern aller Daten und Informationen sind ebenfalls Bestandteil der Server-Installation. Auch die verfügbaren Dienste für den ecoDMS API Rest Service und den Webdienst (Webclient) sind im Server enthalten. Mit Server ist hier allerdings keine Hardware, sondern eine Software-Komponente von ecoDMS gemeint.

  • Der ecoDMS Server wird 1x auf einem zentralen Computer, einer Server-Hardware oder auf einem NAS installiert.
  • Den ecoDMS Client und die Zusatzkomponenten können Sie auf beliebig vielen, unterstützten Endgeräten installieren.
  • Das System kann als Einzelplatzlösung (Server, Client und Zusatzfunktionen auf einem Computer) und als Netzwerklösung mit Zugriff von verschiedenen Endgeräten auf den Server installiert werden.

ecoDMS kann bei der Erstinstallation automatisch für Firmenkunden oder Privatleute vorkonfiguriert und dann sofort verwendet werden. Bei der Vorbelegung handelt sich um Einrichtungsbeispiele. Diese können selbstverständlich auch verändert und/oder manuell vorgenommen werden. Die Vorbelegung beinhaltet keinerlei Dokumente. Eine erste Auswahl möglicher Dokumentenarten und Klassifizierungsattribute ist enthalten. Wer die Vorbelegung nachträglich installieren möchte, kann die notwendige Backup Datei im Downloadbereich dieser Webseite herunterladen.

2. Anmeldung / Login

Um das System nutzen zu können, müssen Sie sich zunächst mit Ihren Benutzerdaten anmelden.

  • Clientseitig erfolgt die Anmeldung über den mitgelieferten Connection Manager.
  • Zusammen mit dem ecoDMS Client wird automatisch der Connection Manager installiert. Dieser stellt die Verbindung von den Desktop Clients und Plugins zum ecoDMS Server her.
  • Zur Verwendung des Webclients ist eine vorherige Verbindung über den Connection Manager nicht erforderlich.
  • Hier muss der Webdienst über den Einstellungsdialog im ecoDMS Client gestartet sein.

Für die erste Anmeldung am System (Desktop- und Web Client) können Sie den Standard-Benutzer von ecoDMS nutzen. Dieser wird automatisch bei einer frischen Installation der ecoDMS-Umgebung angelegt. Der Standard-Benutzer verfügt über alle notwendigen Systemberechtigungen um das System zu nutzen und einzurichten.

  • Benutzername: ecodms
  • Passwort: ecodms

Das Passwort sollten Sie aus Sicherheitsgründen schnellstmöglich ändern. Weitere Informationen und Standard-Benutzer entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Zugangsdaten" im ecoDMS Handbuch.

Der folgenden Abbildung (Profile) können Sie eine Beispielbelegung bei lokaler Installation (Einzelplatz) für den Connection Manager entnehmen.

3. System einrichten

ecoDMS kann gezielt für die eigenen Bedürfnisse eingerichtet werden.

  • Wenn mehrere Benutzer mit dem System arbeiten, legen Sie über die Benutzer- und Gruppenverwaltung für jeden Benutzer einen eigenen Zugang mit entsprechenden Zugriffsrechten an.
  • Über den Einstellungsdialog können Sie als Administrator außerdem die notwendigen Ordnerstrukturen, Dokumentenarten und vieles mehr konfigurieren.
Bitte beachten Sie beim Einrichten folgende Hinweise:

  • Durch den Einsatz einer Archivierungssoftware ändert sich die bekannte Ordnerstruktur. Häufig werden im Dateisystem beispielsweise Kundenordner mit den entsprechenden Unterordnern Rechnungen, Angebote, Verträge usw. angelegt. Diese bisherigen Unterordner werden nun in ecoDMS als Dokumentenarten hinterlegt.
  • Bei der Klassifizierung werden der Ordner und die Dokumentenart zusammen mit anderen Ablageinformationen entsprechend angegeben. Das erleichtert die Dokumentensuche ungemein.
  • Die Dokumente können so viel genauer und übersichtlicher dargestellt und gefiltert werden.
  • Die Klassifizierungs- und erkannten Volltextinformationen ermöglichen eine benutzerfreundliche und schnelle Dokumentensuche.
  • Es wird deshalb empfohlen eine möglichst flache und einfache Struktur zu erzeugen.

4. Digitalisierung und Archivierung

Nachdem Sie ecoDMS eingerichtet haben, können Sie mit der Archivierung Ihrer Dokumente beginnen. ecoDMS bietet hierbei verschiedene Möglichkeiten an die Dokumente zu speichern.

  • Archivierung via Desktop Client (Drag & Drop und Funktionsaufruf)
  • Archivierung via Web Client über den Internetbrowser am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone (Drag & Drop und Funktionsaufruf)
  • Dokumente via TWAIN/WIA/SANE oder Scaninput-Ordner einscannen und archivieren (Inbox)
  • Archivierung über das Side Panel
  • Dokumente über den virtuellen PDF/A Drucker archivieren
  • Dateien über die Plugins und Addons archivieren

Scanvorgang

Wenn Sie Ihre Papierdokumente archivieren möchten, ist dies mittels Scanner und der ecoDMS-Inbox möglich.
  1. Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den Scaninput-Ordner auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät TIFF und/​oder PDF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (schwarz-weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
  2. Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. Die Software splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
  3. Sofern der Dunkelprozess (automatische Klassifizierung und Archivierung) nach dem Scannen nicht aktiv ist, werden alle eingescannten Dokumente hintereinander über die ecoDMS-Inbox abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Sowie die Dateien klassifiziert und archiviert sind, können die autorisierten Benutzer im ecoDMS Archiv darauf zugreifen.
  4. Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind, alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche, schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
  5. Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer im ecoDMS Archiv im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.

Digitale Dateien archivieren & klassifizieren

  • Sie können in ecoDMS nahezu jedes Dateiformat ablegen. Dokumente, die beispielsweise auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie einfach per Drag und Drop ins Archiv ziehen.
  • Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus.
  • Die Klassifizierung können Sie, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchführen. Optional können Sie auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren.
  • Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können Sie für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können Sie über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche anlegen und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugreifen.

ecoDMS
07-10-2018 12:35 • 13.77 KB • DE+EN
Um mehrere Dokumente gleichzeitig als Stapel einscannen zu können, ohne eine anschließende, manuelle Dokumententrennung im Programm vornehmen zu müssen, empfehlen wir die Verwendung von Trennblättern. Trennblätter signalisieren dem System, dass ein neues Dokument beginnt. Die Dokumente werden automatisch vom System geteilt und einzeln eingelesen. Bei dieser PDF-Datei handelt es sich um eine Druckvorlage des Trennblatts. Trennblätter und Leerseiten werden, wenn nicht im Programm deaktiviert, von ecoDMS erkannt und automatisch ausgeblendet. Drucken Sie das zweiseitige Dokument (Menge nach Bedarf) doppelseitig aus, so dass die Buchstaben "T" sowohl auf der Vorder- als auch auf der Rückseite eines DIN-A4-Blattes zu sehen sind (Duplex-Verfahren). Legen Sie ein Trennblatt vor dem Scannen immer ans Ende eines ein- oder mehrseitigen Dokuments und fügen Sie dahinter das nächste Dokument ein.
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