scannen scanner inbox posteingang archivieren Nachdem Sie ecoDMS eingerichtet haben, können Sie mit der Archivierung Ihrer Dokumente beginnen. ecoDMS bietet hierbei verschiedene Möglichkeiten an die Dokumente zu speichern.
  • Archivierung via Desktop Client (Drag & Drop und Funktionsaufruf)
  • Archivierung via Webclient über den Internetbrowser am PC, Laptop, Tablet oder Smartphone (Drag & Drop und Funktionsaufruf)
  • Dokumente via TWAIN/WIA/SANE oder Scaninput-Ordner einscannen und archivieren (Inbox)
  • Archivierung über das Side Panel
  • Dokumente über den virtuellen PDF/A Drucker archivieren
  • Dateien über die Plugins und Addons archivieren

Scanvorgang

Wenn Sie Ihre Papierdokumente archivieren möchten, ist dies mittels Scanner und der ecoDMS-Inbox möglich.
  1. Richten Sie Ihren Scanner ein. Als Zielordner empfehlen wir den Scaninput-Ordner auf dem ecoDMS Server zu verwenden. Alternativ dazu können Sie auch auf die TWAIN/WIA/SANE Schnittstelle zurückgreifen. Als Scanformat sollte das Gerät TIFF und/​oder PDF zur Auswahl haben. Scannen Sie die Dokumente am besten in schwarz-weiß (schwarz-weiß = 1Bit Farbtiefe) oder in Graustufen und mit 200-300 DPI.
  2. Um ganze Dokumentenstapel zu scannen, empfehlen wir die Verwendung von ecoDMS-Trennblättern. Legen Sie ein solches Trennblatt vor dem Scannen hinter jedes Dokument. Die Software splittet die Unterlagen dann automatisch in einzelne Dateien auf. Die Trennblätter können Sie im Downloadbereich unter www.ecodms.de kostenlos herunterladen.
  3. Sofern der Dunkelprozess (automatische Klassifizierung und Archivierung) nach dem Scannen nicht aktiv ist, werden alle eingescannten Dokumente hintereinander über die ecoDMS-Inbox abgerufen und für die Archivierung vorbereitet. Sowie die Dateien klassifiziert und archiviert sind, können die autorisierten Benutzer im ecoDMS Archiv darauf zugreifen.
  4. Bei der Klassifizierung können für jede Datei u.a. der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Informationen (Metadaten) erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind, alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche, schnell wieder auffindbar. Die Klassifizierung kann entweder manuell durch den Benutzer erfolgen oder automatisch über Klassifizierungsvorlagen.
  5. Nun kann die Datei archiviert werden. Alle lesbaren Dokumente werden mit der Archivierung automatisch im Hintergrund volltextindiziert und stehen dem Benutzer im ecoDMS Archiv im Original-Scanformat und zusätzlich im Langzeitarchivierungsformat PDF/A zur Verfügung.
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Digitale Dateien archivieren & klassifizieren

  • Sie können im ecoDMS Archiv nahezu jedes Dateiformat ablegen. Dokumente, die beispielsweise auf Ihrem Computer gespeichert sind, können Sie einfach per Drag und Drop ins Archiv ziehen.
  • Die Volltexterkennung führt ecoDMS bei lesbaren Dateien im Hintergrund automatisch aus.
  • Die Klassifizierung können Sie, abhängig vom Dokument, entweder manuell oder automatisiert über den Vorlagen Designer durchführen. Optional können Sie auch mit der Massenklassifizierung arbeiten. Diese ermöglicht es eine beliebige Anzahl von Dokumenten gleichzeitig mit den selben Informationen zu klassifizieren.
  • Mit den richtigen Klassifizierungsattributen können Sie für jedes Dokument die Dokumentenart, den Kundenordner, das Datum, die Zuständigkeit und viele weitere Informationen vergeben, die bei Bedarf jederzeit bearbeitet werden können. Neben der Volltextsuche können Sie über diese Attribute exakte Filter für die Dokumentensuche anlegen und blitzschnell wieder auf die gewünschten Daten und Informationen zugreifen.

Support direkt vom Hersteller

Unser Support-Team steht Ihnen bei technischen und inhaltichen Fragen rund um die Software der ecoDMS GmbH gerne zur Verfügung.

Handbücher

Unsere kostenlosen PDF-Handbücher erklären Ihnen die Installation und Anwendung detailliert und verständlich. Hier können Sie die Handbücher zu ecoDMS Version 18.09 (apu) herunterladen.