Dokumente können optional für den externen Download bereitgestellt werden. Um diese herunterladen zu können benötigt der Empfänger lediglich den passenden Download-Link und das dazugehörige Passwort. Eine eigene ecoDMS-Instanz ist nicht erforderlich.

Alle erforderlichen Einstellungen für den Download werden zuvor vom zuständigen Benutzer über den ecoDMS Desktop Client vorgenommen. Hier kann auch die Dauer der Bereitstellung mittels Datumsvergabe festgelegt werden.

Diese Funktion erleichtert das Bereitstellen von Dokumenten für auswärtige Personen. So können zum Beispiel die für die Quartalsabrechnung benötigten Dateien ausgewählt und mit wenigen Mausklicks an den Steuerberater übergeben werden. Über den Internetbrowser kann der Steuerberater sofort die Dokumente auf seinem Computer laden.

Der ecoDMS Client verwaltet alle bereitgestellten Downloads in einer Übersicht. Hier können die einzelnen Dateien, deren Download-Einstellungen und die Anzahl der bisherigen Downloads angezeigt werden. Das Aufheben des externen Zugriffs ist an dieser Stelle ebenfalls möglich.

Voraussetzung zur Verwendung dieser Funktion ist die Aktivierung des ecoDMS Web Dienstes und die Freischaltung des dazugehörigen Fernzugriffs (= Entfernter Zugriff). Dieser ist notwendig um von außerhalb auf den ecoDMS Server und die bereitgestellten Daten zugreifen zu können.

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