Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Programmen wie zum Beispiel Bildbearbeitungssoftware, Grafikanwendungen oder Buchhaltungssoftware im PDF/A Format archiviert werden.

Der PDF/A Drucker ist ein Druckertreiber speziell für die Archivierung von Dokumenten in ecoDMS. Er bildet somit die Schnittstelle zu externen Programmen und ermöglicht daraus eine schnelle und sofortige Archivierung von Dokumenten.

Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden.

Die Inhalte einer Klassifizierungsvorlage können in die Zwischenablage kopiert und an beliebiger Stelle eingefügt werden. Auf diese Weise können z.B. Blindtexte in Dokumenten hinterlegt werden, die dann bei der Archivierung über den ecoDMS PDF/A Drucker für die Klassifizierung in ecoDMS erkannt und gesetzt werden.

Über den PDF/A Drucker ist auch ein Dunkelprozess (automatische Archivierung im Hintergrund) abbildbar. Hierbei können die Dokumente zusammen mit den passenden Klassifizierungsinformationen ohne weiteres Zutun des Anwenders sofort in ecoDMS archiviert werden.

Für den PDF/A Drucker können unter Windows verschiedene Optionen hinterlegt werden. Bei Bedarf können mehrere Druckprofile angelegt werden.

• Dokument speichern unter (Ausgabedatei wählen)
• Briefpapier hinterlegen
• Datei klassifizieren und archivieren
• Klassifizierungsvorlagen suchen und Werte automatisch setzen
• Datei auf Papier ausdrucken
• Datei per E-Mail versenden
• Datei öffnen