Funktionsumfang

ecoDMS: Dokumenten-Management-System

Moderne Software zur Digitalisierung • Archivierung • Verwaltung • Automatisierung

Vorlagen Designer

Dokumente mittels Klassifizierungsvorlagen automatisch klassifizieren und archivieren

Klassifizierungsvorlagen ermöglichen eine automatische Erkennung und Ablage von Dokumenten. Über den integrierten Vorlagen Designer von ecoDMS können diese individuell erstellt werden.

Eingehende Dokumente können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf ohne das weitere Zutun eines Benutzers in einem Dunkelprozess archiviert werden. Die Erkennung erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen, die mittels Vorlagen Designer in Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden.

Erreicht ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und führt die hinterlegten Prozesse aus.

Information: Diese Funktion setzt eine Lizenz der ecoDMS Vollversion voraus, kann aber innerhalb der Demoversion getestet werden. In der Free43 kann max. 1 Klassifizierungsvorlage gespeichert werden.

Klassifizierungsvorlagen benutzerfreundlich und einfach einrichten

  • Einfache Vorlagen:
    Dokumente können auf Basis des Inhalts automatisch von ecoDMS klassifiziert werden. Hierzu müssen Sie ecoDMS die notwendigen Schlagwörter, die im Dokument vorkommen müssen, mitteilen. Die Eingabe dieser Begriffe erfolgt über den Vorlagen Designer. Wird dann ein Dokument, welches den hinterlegten Kriterien entspricht, archiviert, füllt ecoDMS die Klassifizierungsattribute gemäß Ihrer Vorgaben automatisch aus.
  • Formular Vorlagen:
    Der Inhalt bestimmter Positionen eines ein- oder mehrseitigen Dokuments kann für die Klassifizierung automatisch übernommen werden. ecoDMS ermittelt zum Beispiel die Rechnungsnummer, das Datum, den Rechnungsbetrag oder den passenden Zielordner und schreibt die erkannten Werte in den Klassifizierungsdialog. Die jeweiligen Positionen werden hierzu vom Benutzer einmal in einem Basis-Dokument markiert. Bei Dokumenten mit unterschiedlichem Seitenvolumen kann die gewünschte Zielseite mit angegeben werden (Beispiel: Der Rechnungsbetrag steht immer auf der letzten Seite).

Automatische Archivierung (Dunkelprozess)

Die Klassifizierungsvorlagen können so eingerichtet werden, dass die Dokumente bei Erkennen voll automatisch in ecoDMS archiviert werden. Hierbei ist kein weiteres Eingreifen durch einen Benutzer erforderlich.

Dieser Vorgang ist ausschließlich für Dokumente möglich, die über den Scaninput-Ordner abgerufen und vom Vorlagen Designer erfolgreich erkannt werden.

2D-Barcodes für z.B. Lieferscheine

Der Vorlagen Designer bietet eine Vielzahl von Funktionen an.

Beim Speichern einer Vorlage wird z.B. auch automatisch ein 2D-Barcode erzeugt. Dieser beinhaltet den Namen der Vorlage und ruft diese bei Erkennen auf. In der Regel nutzt man die Barcodes für "Dokumenten-Rückläufer", also für Dokumente, die im eigenen Unternehmen erstellt werden und dann beispielsweise unterschrieben wieder zurückkommen (Beispiel: Lieferscheine). Barcodes werden beim Scanvorgang über den Scaninput-Ordner ausgelesen.

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