Dokumente ansehen, herunterladen und per E-Mail versenden
Die archivierten Dokumente können aus ecoDMS heraus geöffnet, heruntergeladen (exportiert), per E-Mail verschickt und auch auf einen beliebigen Datenträger kopiert werden. Die Vollversion beinhaltet zudem ein Datenexport-Plugin mit Offline Client.
- Einfacher Download / Export um die Dokumente auf dem Dateisystem oder einem anderen Datenträger zu speichern / öffnen
- Dokumente direkt aus ecoDMS heraus öffnen
- Dokumente im Vorschaufenster von ecoDMS ansehen (PDF) (Vollversion + Demoversion)
- Dokumente via Datenexport Plugin mit allen Klassifizierungen und Versionen herunterladen (Vollversion + Demoversion)
- Dokumente per E-Mail direkt aus ecoDMS heraus versenden
Direkte Dokumentenvorschau in ecoDMS
ecoDMS zeigt die Vorschau für ein- und mehrseitige PDF-Dateien innerhalb der Vollversion und Demoversion direkt in der Oberfläche an. Hierfür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei TIFF, PNG, JPG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.
- Vorschau eines Dokuments innerhalb einer Kachel (Kartenansicht)
- Vorschau eines Dokuments in einem separaten Vorschaufenster
- Vorschau eines Dokuments bei der Klassifizierung
Sichtbare Dokumente: ecoDMS legt die archivierten Dateien im Originalformat ab. Standardmäßig wandelt ecoDMS hierbei TIFF, PNG, JPG und nicht lesbare PDF-Dateien im Hintergrund zusätzlich in eine durchsuchbare PDF-Datei um. Somit können nahezu alle gängigen Dokumente in der Vorschau angesehen werden.
Datenexport mit Offline Client für Windows
- Mit dem standardmäßig fest in ecoDMS integriertem Datenexport-Plugin können ausgewählte Dokumente und deren Klassifizierungsattribute und Versionen exportiert und auf einem beliebigen Datenträger gespeichert werden.
- Bei diesem Datenexport wird automatisch auch ein Offline Reader gespeichert. Dieser kann unter Windows verwendet werden und verfügt über einfache Standard-Suchfunktionen (Volltextsuche, Status, Ordner). Dieser Client benötigt keinen Zugriff auf den ecoDMS Server.
- Der beim Datenexport erstellte Ordner kann vollständig auf einen beliebigen Datenträger kopiert werden, so dass ein externer Zugriff, ohne Login und ohne ecoDMS Installation auf die exportierten Dokumente möglich ist.
Information: Diese Funktion setzt eine Lizenz der ecoDMS Vollversion voraus, kann aber innerhalb der Demoversion getestet werden. In der Free4Three Version ist diese Funktion nicht aktiviert. Der Offline Reader ist nur für Windows verfügbar.
Globale Dateinamen für den Export und Versand vergeben
Der E-Mailversand und Export von Dokumenten bekommt mit den Dokumenten-Einstellungen im Administrationsbereich von ecoDMS ganz neue Möglichkeiten.
- Auf Basis der verfügbaren Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können die Dateinamen von Dokumenten standardmäßig definiert werden.
- Administratoren können hierfür globale Dateinamen vergeben, die ecoDMS dann automatisch auf Basis der gesetzten Informationen verwendet.
- Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten.
- Eine Beispielausgabe wäre hierfür „18062021-Rechnungseingang-Lieferanten-1452-Mustertext.pdf“.
- Diese Einstellungen können sowohl für herkömmliche Dokumente als auch für Dokumente mit Versionen konfiguriert werden.
- Beim Export, Download, E-Mailversand etc. eines Dokuments oder einer Dokumentenversion wird der Dateiname mit den hier definierten Einstellungen generiert.
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