Funktionsumfang

ecoDMS: Dokumenten-Management-System

Moderne Software zur Digitalisierung • Archivierung • Verwaltung • Automatisierung

Suche, Filter und Favoriten

Die automatische Volltexterkennung (OCR) von ecoDMS macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Die Software verfügt über intelligente Such- und Filtermöglichkeiten. Wiederkehrende Suchanfragen können dabei als Favorit gespeichert werden.

Automatische Volltexterkennung (OCR) mit blitzschneller Volltextsuche

  • Die Volltextsuche von ecoDMS ermöglicht durch die Eingabe von Suchbegriffen eine schnelle Recherche über die Inhalte, Metadaten, Klassifizierungsattribute und Notizen der archivierten Dokumente.
  • Bei der Volltextsuche können verschiedene "Techniken" angewendet werden. So können neben einfachen Suchbegriffen auch s.g. Wildcards wie z.B. das Sternchen-Symbol (*) und andere Operatoren verwendet werden.
  • Die OCR von ecoDMS erkennt verschiedene Sprachen bei der Indizierung. Folgende Sprachen können bei Bedarf vom zuständigen Administrator ausgewählt werden: Deutsch (Standard), Englisch (Standard), Französisch, Spanisch, Niederländisch, Türkisch, Italienisch
  • Die OCR (Volltextindizierung) von ecoDMS kann optional vom Administrator als Standard für alle neuen Dokumente aktiviert werden. Auf diese Weise können zum Beispiel Dokumente, die bereits im Vorfeld eine andere Volltexterkennungs-Software durchlaufen haben, bei der Archivierung noch einmal neu von ecoDMS gelesen, erkannt und mit den ecoDMS-Text-Informationen gespeichert werden. 

Zahlreiche Such- und Filterfunktionen für ein schnelles Wiederfinden

  • Bei der Erweiterten Suche können verschiedenste Werte für eine Suchanfrage in ecoDMS verwendet werden. Dabei können die Benutzer auf alle verfügbaren Klassifizierungsattribute und auf die Volltextsuche zurückgreifen. 
  • Über ein benutzerdefiniertes Tastenkürzel kann die Volltextsuche aus beliebigen Anwendungen heraus gestartet werden (z.B. von einer Internetseite, einem Warenwirtschaftssystem, einer E-Mail etc.). Hierzu muss man lediglich die gewünschten Suchbegriffe im entsprechenden Programm markieren und dann das hinterlegte Tastenkürzel eingeben. ecoDMS durchsucht die archivierten Dokumente nach den markierten Begriffen und zeigt sofort die Ergebnisse an.
  • Um ein einfachtes, datumsbezogenes Suchen zu ermöglichen, gibt es in ecoDMS vorgefertigte Suchvarianten. Per Mausklick können Sie so Dokumente von gestern, heute, morgen, letzte Woche, diese Woche, nächste Woche, letzter Monat, dieser Monat, nächster Monat, letztes Quartal, dieses Quartal, nächstes Quartal, letztes Jahr, dieses Jahr, nächstes Jahr blitzschnell anzeigen.

Praktische Favoriten für wiederkehrende Suchaufträge

  • Wiederkehrende Suchaufträge können als Favoriten gespeichert werden. Mit einem Mausklick auf den gewünschten Favoriten wird die Suche sofort mit den hinterlegten Kriterien gestartet.
  • Die Favoriten werden standardmäßig für die persönliche Nutzung im Bereich "Persönliche Favoriten" gespeichert. Administratoren können darüber hinaus globale Suchanfragen erstellen und speichern. Diese können mit bestimmten Benutzern oder Gruppen geteilt werden und werden diesen dann im Bereich "Geteilte Favoriten" angezeigt.
  • Darüber hinaus können die Favoriten als Basis für einen Datenexport dienen und im Dialog vom Datenexport-Plugin geladen werden.
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