Der interne PDF Editor erlaubt es archivierte PDFs mit Kommentaren, Bildern, Stempeln, farblichen Markierungen oder auch Schwärzungen zu versehen und dann als neue Version abzulegen.

Verfügbar ist der PDF Editor für alle archivierten Dateien mit Dokumentenvorschau, die zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind.

• Gerne wird diese Funktion für das Aufbringen von digitalen Stempeln benutzt, da so beispielsweise ein Hinweis „Dokument geprüft am [DATUM] um [UHRZEIT] von [BENUTZERNAME]" auf das Dokument „gestempelt“ werden kann.
• Die hinterlegten Annotationen können von jedem Benutzer mit Zugriff auf das Dokument und den PDF Editor auch wieder entfernt, bearbeitet und ergänzt werden.
• Mit dem Speichern der Annotationen, erzeugt ecoDMS automatisch eine neue Version des Dokuments. So bleibt das Original stets erhalten und jegliche Änderungen sind mittels Versionsverwaltung nachvollziehbar.

• Im PDF Editor können Textpassagen eines Dokuments markiert werden. Hierzu stehen verschiedene Farben zur Verfügung (rot, gelb, grün, türkis, blau, lila).
• Optional können auch Notizen zu einer Markierungen erfasst werden.
• Neben der farblichen Hinterlegung und den Notizen, speichert ecoDMS auch automatisch den Benutzer, der diese Passage markiert hat.
• Mittels dieser Markierungen können anschließend zum Beispiel Filter erstellt und Suchanfragen durchgeführt werden.
• Wer möchte kann die Markierungen sogar in Form eines Prüfberichts in einem PDF ausgeben lassen und diesen ebenfalls in ecoDMS archivieren.
• Zusätzlich können beim Download (Export) speziell auch die Dokumente mit Markierungen berücksichtigt werden.

• Das Schwärzen der Passagen ist zum Beispiel für die Weitergabe von Dokumenten an Dritte stellenweise wichtig.
• Für die interne Nutzung der Dokumente sollen die Schwärzungen dann allerdings nicht da sein. Hier soll das Dokument in gewohnter Ansicht zur Verfügung stehen.