Für eine optimale Zuordnung kann jede Datei mit passenden Klassifizierungsattributen versehen werden.

Dokumente zuordnen und mit Metadaten versehen

Die Klassifizierung ist eine Art “Bindeglied” zwischen Dokument und Archiv. Hier können für jede archivierte Datei unter anderem der virtuelle Zielordner in ecoDMS, die Dokumentenart, der Status, die Zuständigkeiten und viele weitere Ablageinformationen erfasst werden. Durch die Vergabe dieser Details können die Dokumente übersichtlich und detailliert abgelegt werden und sind –alternativ und/oder ergänzend zur Volltextsuche– schnell wieder auffindbar.

Zuständigkeiten definieren

Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten. So bleibt die Vertraulichkeit der Dokumente geschützt.

Manueller Workflow

Über die Klassifizierung können bestimmte Prozesse auch bei Bedarf über einen status- und benutzerbasierenden Adhoc-Workflow abgebildet werden.

Funktion verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS