delete documents loeschen dateien archiv Dokumente und personenbezogene Daten können gemäß der GoBD und DSGVO rechtssicher aus dem Archiv entfernt werden.

Dokumente gemäß DSGVO & GoBD löschen

ecoDMS beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Datenschutzrichtlinien und GoBD-Anforderungen orientiert. Dokumente können in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung hinterlegter Aufbewahrungsfristen zum Löschen freigegeben und endgültig aus dem Archiv entfernt werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt. Der Zugriff auf das Protokoll und deren “Klassifizierungsreste” setzt bestimmte Sytemberechtigungen beim Benutzer voraus.

Benutzer gesetzeskonform entfernen

Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Dieser kann auch eine Gruppe oder eine Systemberechtigung sein. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Screenshots zum Löschvorgang von Dokumenten

Funktionen verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS
Funktion "Dokumente unwiderruflich löschen" nur in der Vollversion verfügbar

Revisionssicherheit

Mit ecoDMS erwerben Sie eine revisionskonformes Dokumentenarchiv. Gerne erstellen wir mit Ihnen gemeinsam eine optionale, gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen.