Die Dokumentensuche ist mit der ecoDMS Archivlösung so einfach wie googeln. Dokumente, Metadaten, Klassifizierungsinformationen, Berechtigungen (Benutzer & Gruppen) und Notizen können durch die Eingabe von bestimmten Suchkriterien schnell wiedergefunden werden.

Volltextsuche so einfach wie googeln

Bei ecoDMS durchlaufen alle lesbaren Dateien und Informationen eine automatische Volltextindizierung (OCR). Auf diese Weise lernt und speichert das Archiv die verfügbaren Texte. Das macht die Dokumentensuche so einfach wie googeln. Um Dokumente wiederzufinden, müssen lediglich die passenden Begriffe in die ecoDMS Suchzeile eingegeben werden. Die Suchergebnisse werden dann sofort in der ecoDMS Tabelle ausgegeben.

Erkannte Stellen hervorheben

Wenn zu einer gefundenen Datei eine Dokumentenvorschau existiert, werden die erkannten Wörter aus der einfachen Volltextsuche im Vorschaufenster farblich hervorgehoben. Kommt ein Begriff mehrmals innerhalb eines Dokuments vor, zeigt ecoDMS außerdem im Vorschaufenster eine Übersicht der gefundenen Textstellen an. Per Mausklick kann zu den gewünschten Passagen gesprungen werden.

Erweiterte Volltextsuche

ecoDMS erkennt auch die Metadaten einer Datei, die verfügbaren Klassifizierungsinformationen und im Archiv erstellte Notizen. Diese können durch Aktivierung der Erweiterten Volltextsuche bei der Recherche berücksichtigt werden.

Erweiterte Suche

Über die Erweiterte Suche (Kombinierte Suche) können verschiedene Suchkriterien wie z.B. Status, Datum, Dokumentenart, Volltext usw. miteinander verknüpft werden. Diese Form der Suche kann zum Beispiel dafür genutzt werden, um innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach offenen Rechnungsausgängen von Kunden zu suchen.

Filtervorlagen

Bei Bedarf können die erweiterten Suchanfragen in Form von Filtervorlagen für einen oder mehrere Benutzer gespeichert werden.

Screenshots der Suchfunktionen und Filter

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Suchfunktionen und Erkannte Stellen hervorheben verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS (Erkannte Stellen hervorheben nur in Demo- und Vollversion enthalten)