Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Jede neue Version wird mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument archiviert. Optional kann ein Kommentar zu jeder Funktion hinzugefügt werden.

Original & PDF/A für die Langzeitarchivierung

Innerhalb der Versionsverwaltung werden die Originaldateien und die ggf. verfügbaren PDF/A's aufbewahrt. Diese PDF/A's werden automatisch bei der Archivierung von PDF, TIFF, JPG und PNG Dateien erzeugt. Nach erfolgreicher Konvertierung können die Benutzer über die Versionsverwaltung neben dem Original auch auf das durchsuchbare PDF/A zugreifen.

Verbindung mit anderen ecoDMS-Funktionen

In Kombination mit den Office-Plugins ermöglicht die Versionsverwaltung eine Weiterbearbeitung von Office-Dateien (z.B. aus Word, Excel...). Außerdem ist die Versionsverwaltung direkt mit dem PDF-Editor in ecoDMS verknüpft. So bleibt das Original stets erhalten und jegliche Änderungen sind über die einzelnen Versionen nachvollziehbar.

Check-in und Check-out

Das Check-in und Check-out Verfahren erlaubt während der Bearbeitung das Sperren eines versionierten Dokuments für andere Benutzer. Solange ein Dokument gesperrt ist, können andere Benutzer zwar weiterhin auf die Versionen zugreifen, allerdings können in dieser Zeit keine neuen Versionen gespeichert werden.

Versionen optimal verwalten und nutzen

Die Versionsverwaltung bietet verschiedene Funktionen, die eine optimale Weiterverwendung der abgelegten Dateien ermöglichen. Dazu zählen:

• Erste Version erstellen
• Neue Version hinzufügen
• Kommentare zur Version hinterlegen
• Versionen öffnen (PDF/A und Originaldatei)
• Versionen exportieren (PDF/A und Originaldatei)
• E-Mail senden
• Version abschließen und somit eine weitere Bearbeitung unterbinden
• Check-in und Check-out

Screenshots der Versionsverwaltung

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Funktionen verfügbar für Windows, Ubuntu, Debian, MacOS