Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ermöglicht eine digitale Aufbewahrung und Verwaltung aller Dokumente in einem zentralen Archiv. Es können papiergebundene Schriftstücke und auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente gespeichert werden, zum Beispiel E-Mails, PDFs und vieles mehr. Alle archivierten Informationen können per Mausklick sofort am eigenen Bildschirm übersichtlich angezeigt und blitzschnell wiedergefunden werden.

Papierdokumente werden durch Einscannen mit einem Dokumentenscanner digitalisiert und über die ecoDMS Posteingangssoftware in wenigen Schritten archiviert. Abgelegt wird die Original-Scan-Datei und ein PDF/A, das für die Langzeitarchivierung sehr wichtig ist. E-Mails können direkt aus Outlook oder Thunderbird inklusive deren Anhänge an das Archiv übergeben werden. Office Dateien aus Microsoft Office, OpenOffice und LibreOffice werden über einen ecoDMS Button sofort aus der jeweiligen Anwendung heraus ins Archiv gespeichert. Dabei erstellt ecoDMS automatisch ein revisionskonformes PDF/A und legt zusätzlich die Originaldatei für eine eventuelle Weiterbearbeitung ab. Dokumente, die bereits in elektronischer Form vorliegen, können einfach per Drag und Drop in die Programmoberfläche gezogen werden. Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild– und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms.

Die Einordnung der gespeicherten Daten erfolgt über ein Klassifizierungsfenster. Hier können der Ordner, die Dokumentenart, die Zuständigkeiten, der Status und vieles mehr vergeben werden. Alle dafür notwendigen Einstellungen können vom Benutzer auf die eigenen Bedürfnisse vorgenommen werden.

Ganz nach dem Motto „Finden statt suchen" werden mit Digital Management unter Verwendung von ecoDMS die Dokumentenprozesse deutlich optimiert. Mit der Speicherung werden alle lesbaren Dokumente automatisch im Hintergrund vom System ausgelesen und volltextindiziert. Das ermöglicht dem Anwender eine Volltextrecherche und bietet einen direkten, inhaltlichen Bezug bei der Suche nach Dokumenten.

Das moderne Ablagesystem ist für jeden schnell zu verstehen. Die Installation und Bedienung sind einfach und benutzerfreundlich. Eine besondere Überraschung ist der günstige Verkaufspreis von ecoDMS. Für unschlagbare 49 Euro pro Lizenz erhält man hier tatsächlich ein qualifiziertes Dokumenten-Management-System mit vollem Funktionsumfang. Im Preis inbegriffen sind alle genannten Plugins, die automatische Volltexterkennung, eine Versionsverwalung, ein Notizen-Plugin, eine Mobile App für Android und IOS, ein Webclient, zahlreiche Filter- und Suchfunktionen und vieles mehr.

ecoDMS wird vom Hersteller ausschließlich online vertrieben. Im Web unter www.ecodms.de finden Interessenten und Kunden alle Produktinformationen, Beschreibungen, kostenlose Schulungsvideos und sogar die Software-Komponenten können hier direkt heruntergeladen werden. Da ecoDMS plattformunabhängig eingesetzt werden kann, stehen die Komponenten für Windows, Ubuntu, Debian und MacOS zum Download bereit. Mit der Demoversion kann jeder die Funktionalitäten vor dem Kauf für 30 Tage lang kostenlos testen.

Diese und weitere Informationen gibt es unter www.ecodms.de.