delete dsgvo data privacy email loeschen.pngecoMAILZ macht die Löschung von E-Mails gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) möglich. Nicht mehr benötigte E-Mails können nach dem 4-Augen-Prinzip aus dem Archiv entfernt und durch ein Löschprotokoll ersetzt werden.

ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Ein Beispiel hierfür ist z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Ein Kunde wünscht die Entfernung seiner persönlichen Daten.

Um diese Anforderung umzusetzen verfügt ecoMAILZ über eine Löschfunktion, nach dem "4-Augen-Prinzip". Berechtigte Benutzer können Löschanfragen senden. Nach Eingabe einer aussagekräftigen Begründung wird die Anfrage entsprechend weitergeleitet. Benutzer mit der Berechtigung zum Beantworten dieser Anfragen können dann darüber entscheiden, ob die Nachricht gelöscht oder im Archiv bestehen bleiben soll.

Bei Genehmigung einer Löschanfrage erfasst der zuständige Benutzer optional einen aussagekräftigen Kommentar. Nach dem Speichern wird der eigentliche Nachrichten-Inhalt aus dem Archiv entfernt und stattdessen mit einem Löschvermerk versehen. Im Löschvermerk werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begründungen und Datum aufgeführt. So ist der Löschprozess jederzeit nachvollziehbar.

Im Falle einer Ablehnung kann ebenfalls ein aussagekräftiger Kommentar vom zuständigen Benutzer erfasst werden. Anschließend wird die Nachricht zurück in ihrem ursprünglichen Status der endgültigen Archivierung versetzt.Behandeln Sie die "Löschfunktion" mit absoluter Vorsicht. Das Löschen von E-Mails sollte vertraulich und gut bedacht durchgeführt werden. Es wird empfohlen diese Funktion ausschließlich für Benutzer freizugeben, die weisungsbefugt sind und jede E-Mail in ecoMAILZ einsehen dürfen.

Ab 2 Benutzern wird es dringend empfohlen mit dem 4-Augen-Prinzip beim Löschvorgang zu arbeiten. Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass ein Benutzer nicht die eigenen E-Mails aus dem Archiv löschen kann. Es besagt, dass wichtige Entscheidungen nicht von einer einzelnen Person getroffen werden oder kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen oder dürfen. Ziel ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Im Falle von Löschanfragen darf beim Vier-Augen-Prinzip eine Löschanfrage nicht von der Person genehmigt werden, die die Anfrage gestellt hat. Das 4-Augen-Prinzip ist standardmäßig aktiviert.

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Testen Sie ecoMAILZ kostenlos und unverbindlich. Mit der Demoversion können Sie 3000 E-Mails archivieren. Durch Einspielen einer Lizenz wird die Vollversion mit technisch unbeschränktem Volumen aktiviert. Die Komponenten der Demo- und Vollversion sind identisch.