ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Ein Beispiel hierfür ist z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Ein Kunde wünscht die Entfernung seiner persönlichen Daten.

• ecoMAILZ beinhaltet ein Löschkonzept nach dem 4-Augen-Prinzip, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "DSGVO" und "GoBD" orientiert. Damit können archivierte E-Mails bei Bedarf gelöscht werden.
• Außerdem können E-Mails in Abhängigkeit von vordefinierten Aufbewahrungsfristen entweder automatisch vom System oder manuell von Benutzern mit entsprechender Berechtigung gelöscht werden.

Um die gesetzlichen Anforderungen zum Löschen von Daten umzusetzen verfügt ecoMAILZ über eine Löschfunktion, nach dem "4-Augen-Prinzip".

• Berechtigte Benutzer können Löschanfragen senden. Nach Eingabe einer aussagekräftigen Begründung wird die Anfrage entsprechend weitergeleitet. Benutzer mit der Berechtigung zum Beantworten dieser Anfragen können dann darüber entscheiden, ob die Nachricht gelöscht oder im Archiv bestehen bleiben soll.
• Bei Genehmigung einer Löschanfrage erfasst der zuständige Benutzer optional einen aussagekräftigen Kommentar. Nach dem Speichern wird der eigentliche Nachrichten-Inhalt aus dem Archiv entfernt und durch ein Löschprotokoll ersetzt.
• Im Falle einer Ablehnung kann ebenfalls ein aussagekräftiger Kommentar vom zuständigen Benutzer erfasst werden. Anschließend wird die Nachricht zurück in ihrem ursprünglichen Status der endgültigen Archivierung versetzt.
• Das 4-Augen-Prinzip ist standardmäßig in ecoMAILZ aktiviert. Ab 2 Benutzern wird es dringend empfohlen damit beim Löschvorgang zu arbeiten.

• Am Ende des 4-Augen-Prinzips von ecoMAILZ steht ein Löschprotokoll.
• Darin werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begründungen und Datum aufgeführt.
• Das macht den Löschprozess jederzeit nachvollziehbar.
• Optional können die Löschprotokolle in den Einstellungen von ecoMAILZ mit einem Ablaufdatum versehen werden. Ist dieses erreicht, löscht ecoMAILZ automatisch das Protokoll aus dem System.