ecoMAILZ

Automatische und gesetzeskonforme E-Mailarchivierung (für Geschäfts- und Privatnutzer)

E-Mails löschen

E-Mails gemäß DSGVO und GoBD löschen

ecoMAILZ dient der langfristigen und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails. Aus diesem Grund sind E-Mails nach der endgültigen Archivierung, also nach Beendigung der Sichtungsfrist, nicht mehr löschbar. Dennoch müssen Nachrichten in Einzelfällen gelöscht werden können. Ein Beispiel hierfür ist z.B. die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Ein Kunde wünscht die Entfernung seiner persönlichen Daten.

ecoMAILZ beinhaltet ein Löschkonzept nach dem 4-Augen-Prinzip, das sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "DSGVO" und "GoBD" orientiert. Damit können archivierte E-Mails bei Bedarf gelöscht werden.

Löschen nach dem 4-Augen-Prinzip

Um die gesetzlichen Anforderungen zum Löschen von Daten umzusetzen verfügt ecoMAILZ über eine Löschfunktion, nach dem "4-Augen-Prinzip".

  • Berechtigte Benutzer können Löschanfragen senden. Nach Eingabe einer aussagekräftigen Begründung wird die Anfrage entsprechend weitergeleitet. Benutzer mit der Berechtigung zum Beantworten dieser Anfragen können dann darüber entscheiden, ob die Nachricht gelöscht oder im Archiv bestehen bleiben soll.
  • Bei Genehmigung einer Löschanfrage erfasst der zuständige Benutzer optional einen aussagekräftigen Kommentar. Nach dem Speichern wird der eigentliche Nachrichten-Inhalt aus dem Archiv entfernt und stattdessen mit einem Löschvermerk versehen.
  • Im Löschvermerk werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inkl. Begründungen und Datum aufgeführt. So ist der Löschprozess jederzeit nachvollziehbar.
  • Im Falle einer Ablehnung kann ebenfalls ein aussagekräftiger Kommentar vom zuständigen Benutzer erfasst werden. Anschließend wird die Nachricht zurück in ihrem ursprünglichen Status der endgültigen Archivierung versetzt.
  • Das 4-Augen-Prinzip ist standardmäßig in ecoMAILZ aktiviert. Ab 2 Benutzern wird es dringend empfohlen damit beim Löschvorgang zu arbeiten.
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