ecoMAILZ

Automatische und gesetzeskonforme E-Mailarchivierung (für Geschäfts- und Privatnutzer)

Automatisierter E-Mail Import

Flexibel Mailserver und Groupware-Lösungen anschließen

Mit ecoMAILZ können alle E-Mails ab einem frei wählbaren Zeitpunkt automatisiert archiviert werden. Die Software bietet Importmöglichkeiten aus verschiedenen Mailserver und Groupware-Lösungen und aus dem Dateisystem.

  • Microsoft Exchange Server
  • IMAP / POP3
  • Microsoft 365
  • Dateisystem

ecoMAILZ ruft automatisch alle zu archivierenden E-Mails ab, führt eine Volltextindizierung auf Texte, lesbare Informationen und Anhänge durch und speichert die Nachrichten sicher in Containern.

Adapter als Schnittstelle zu den gängigen E-Mailsystemen

Im Mittelpunkt von ecoMAILZ steht das integrierte E-Mailarchiv auf Basis einer Container-Speichertechnik, in dem alle Nachrichten dauerhaft und revisionskonform vorgehalten werden. Gefüllt wird das Archiv mit Hilfe von sogenannten Adaptern, die die Schnittstelle zu nahezu allen gängigen E-Mailsystemen bereitstellen.

Die Konfiguration der Adapter kann auf verschiedene Weise erfolgen und hängt von den Gegebenheiten des einzubindenden E-Mail-Systems ab. Als praxisrelevante Möglichkeiten können folgende Szenarien genannt werden:

  • Abruf eines sogenannten Journal-Postfachs, welches über einen technischen Benutzer abgerufen wird.
  • Abruf einzelner Postfächer über die jeweiligen Zugangsdaten des Postfach-Inhabers

Google Mail Konto mittels OAuth2-Protokoll authentifiziert

Um den Zugriff für weniger sichere Apps zu unterbinden, haben wir eine ecoMAILZ-App bei Google angelegt, über die dieser Adapter bzw. das Google Mail Konto mittels OAuth2-Protokoll authentifiziert wird.

Um den Adapter anzulegen, muss man vorher sein Google-Konto wählen und für die ecoMAILZ-Google-App folgende Berechtigungen erteilen:

  • Das eigene Profil den persönlichen Daten auf Google zuordnen
  • Die primäre E-Mail Adresse des eigenen Google-Kontos abrufen
  • E-Mails aus Gmail lesen, schreiben, senden und endgültig löschen

Der volle Zugriff auf die E-Mails wird für die folgenden Optionen in ecoMAILZ benötigt:

  • E-Mails nach dem Abrufen löschen
  • bzw. E-Mails als gelesen zu markieren

Danach wird ein Zugriffs-Code erstellt, der in ecoMAILZ eingetragen wird.

Im Adapter kann man nach dem Prüfen der Einstellungen die Postfächer im Konto wählen, deren E-Mails über IMAP abgerufen werden.

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