revision security revisionssicherheit ecodms archivierungBei der Entwicklung von ecoMAILZ wurde von Beginn an Wert auf eine GoBD-konforme Realisierung gelegt. Neben den technischen Vorteilen, die ecoMAILZ als E-Mailarchiv bietet, erfüllt die Einführung von ecoMAILZ die geltenden rechtlichen Anforderungen. Um Ihr Unternehmen dabei nicht in einen Konflikt zwischen Datenschutz und E-Mail-Archivierung zu bringen, bietet ecoMAILZ die Möglichkeiten des zweistufigen Archivs.

Das E-Mailarchiv stellt sicher, dass jede archivierte E-Mail revisionskonform im Archiv abgelegt wird. Bei der Konfiguration von ecoMAILZ können bestimmte Mails von der Archivierung ausgeschlossen werden. Dies können zum Beispiel private E-Mails oder Nachrichten mit vertraulichen, personenbezogenen Daten (z.B. Bewerbungsunterlagen, Lebensläufe etc.) sein. E-Mails werden niemals automatisch aus dem Archiv gelöscht, selbst wenn die Aufbewahrungsfrist beendet ist. Sie können zu jedem Zeitpunkt sicher sein, dass Ihre E-Mails nachvollziehbar, im Originalformat, vollständig, unveränderbar und manipulationssicher im Archiv abgelegt sind. Über den integrierten Webclient haben Sie jederzeit die Möglichkeit alle Ihre E-Mails zu durchsuchen.

Um eine rechtssichere E-Mail Archivierung in Ihrem Unternehmen einzuführen, müssen neben der Installation von ecoMAILZ auch organisatorische Maßnahmen getroffen werden. Gerne beraten und unterstützen wir Sie auf Ihrem Weg der rechtssicheren E-Mail-Archivierung.

Die GoBD im Überblick

revision security revisionssicherheit ecodms archivierungDie GoBD legen in erster Linie fest, wie die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen.

Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Der lange Name gibt bereits erste Einblicke in die Inhalte dieser Vorschrift.

Mit einem Schreiben vom 14. November 2014 wurden die GoBD vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig.

Durch die GoBD wurden die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst. Das Schreiben des BMF zu den GoBD kann online auf den Internetseiten vom Bundesministerium für Finanzen abgerufen werden.

ecoMAILZ E-Mailarchiv

  • Gesetzeskonforme E-Mailarchivierung
  • Zweistufiges Archivierungskonzept
  • Anbindung an gängige Mailserver
  • Plugins für E-Mail-Client
  • Plattformübergreifender WebClient zur Recherche
  • Verzahnung mit ecoDMS
  • Import bestehender E-Mails
Sie erhalten mit ecoMAILZ ein modernes E-Mail-Archivierungssystem, zu fairen Preisen, das eine automatische und gesetzeskonforme Archivierung all Ihrer E-Mails möglich macht.