ecoWORKZ

Abläufe im ecoDMS Archiv automatisieren (für Geschäfts- und Privatnutzer)

Digitaler Stempel zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten

Dokumente können während eines Ablaufs zur Kenntnisnahme und Freigabe mit einem persönlichen, digitalen Stempel versehen werden. 

Alle Stempel werden von ecoWORKZ auf Basis der Benutzereingaben erstellt und dokumentierten direkt auf dem Dokument

  • um welchen Ablauf es sich handelt,
  • von welchem Benutzer dieser ausgeführt wurde,
  • wie die Aufgabe beantwortet wurde (zur Kenntnis genommen, Freigabe erteilt, Freigabe nicht erteilt)
  • und wann genau der Ablauf ausgeführt wurde.

Versionsverwaltung: Die Originaldatei bleibt stets erhalten

Bei der Ausführung einer Kenntnisnahme und Freigabe kann jeder zuständige Benutzer optional einen digitalen Stempel auf das Dokument drucken.

Voraussetzung hierfür ist, dass es sich beim zu bearbeitenden Dokument um eine PDF-Datei handelt, die für die Versionsverwaltung in ecoDMS freigegeben ist. Denn mit dem Speichern des Stempels erzeugt ecoWORKZ eine neue Version für das Dokument. Diese wird ergänzend zur Originaldatei als neue Version in der Versionsverwaltung vom ecoDMS Archiv abgelegt. So bleibt das Original stets behalten.

Alle beteiligten Benutzer können einen Stempel setzen

Sind mehrere Benutzer an der Bearbeitung eines Ablaufs beteiligt, kann jeder seinen eigenen Stempel aufbringen und die bereits verfügbaren Stempel auch noch verschieben.

Erst wenn alle Benutzer mit der Bearbeitung fertig sind, wird nach dem Speichern des letzten, zuständigen Benutzers eine neue Version des Dokuments inkl. aller verfügbaren Stempel im ecoDMS Archiv abgelegt.

Wenn nur ein Benutzer für die Freigabe oder Kenntnisnahme zuständig ist, wird der Stempel direkt und unveränderbar nach dem Speichern aufgebracht und eine neue Version wird in ecoDMS abgelegt.
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