ecoWORKZ

Abläufe im ecoDMS Archiv automatisieren (für Geschäfts- und Privatnutzer)

E-Mails automatisch ins ecoDMS Archiv importieren

Mit dem E-Mail Import von ecoWORKZ können E-Mails und deren Anhänge automatisch aus einem vordefinierten E-Mailpostfach (IMAP) direkt ins ecoDMS Archiv importiert werden.

In einem frei konfigurierbaren Intervall (z.B. 1x pro Monat, an jedem Montag um 06:30 Uhr, etc. ) importiert ecoWORKZ selbstständig die vorhandenen E-Mails aus dem gewünschten IMAP-Ordner in das ecoDMS Archiv.

Alle dafür notwendigen Einstellungen können über den ecoWORKZ-Assistenten individuell vorgenommen werden.

  • Beispiel zur praktischen Anwendung eines automatischen E-Mail Imports via ecoWORKZ

    Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, kann der passende E-Mailordner direkt mit ecoWORKZ verbunden werden. Die enthaltenen Nachrichten können in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Von da aus können die Rechnungen optional mittels eigenem ecoWORKZ-Ablauf zur Kenntnisnahme oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Klassifizierung aller Dateien im ecoDMS Archiv

Für alle E-Mails und Anhänge eines Imports wird die Zuordnung fest vom ecoWORKZ-Administrator vorgegeben.

  • Die verfügbaren Dokumentenarten, Status und Ordner aus dem ecoDMS Archiv stehen für die Klassifizierung zur Verfügung.
  • Der E-Mail Betreff und der Absender werden standardmäßig in das Attribut "Bemerkung" übernommen. Sofern weitere Textfelder in Form eigens angelegter Klassifizierungsattribute verfügbar sind, können auch diese hier ausgewählt werden.
  • Das E-Mail Datum wird innerhalb der Klassifizierung ebenfalls gesetzt. Hierzu kann das passende Attribut mit Kalenderfunktion ausgewählt werden.

Revisionskonforme Archivierung im ecoDMS Archiv

ecoWORKZ ruft die E-Mails im hinterlegten Intervall aus dem gewählten Postfach ab und gibt diese an ecoDMS zur revisionskonformen Archivierung weiter.

  • Die E-Mails und deren Anhänge werden einzeln im ecoDMS Archiv gespeichert.
  • Die vollständige E-Mail wird innerhalb der Versionsverwaltung als EML-Datei gespeichert.
  • Die Originalnachricht (ohne Anhänge) wird außerdem als PDF-Datei archiviert. Diese ist über die Tabelle in ecoDMS abrufbar.
  • Anhänge werden einzeln in ecoDMS archiviert. Über die Dokumenten-Verknüpfung werden diese außerdem mit der Originalnachricht verknüpft.
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