Dokumente, die in ecoDMS abgelegt werden, können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf sogar ohne das manuelle Zutun eines Benutzers archiviert werden. Möglich macht dies der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS. Dieser ist ein fester Bestandteil der Klassifizierungsfunktion. Er erkennt eingehende Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein, füllt die notwendigen Klassifizierungsattribute selbstständig aus und legt die Daten (optional) automatisch in einem Dunkelprozess in ecoDMS ab. Die Erkennung der Dokumente erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes und/oder Layouts, die in so genannten Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Die Klassifizierungs- und Archivierungsprozesse können auf diese Weise benutzerfreundlich optimiert und automatisiert werden. An verschiedenen Stellen können die Klassifizierungsvorlagen zum Einsatz kommen. Das Auslesen der Vorlagen ist abhängig vom Dateityp, Inhalt und von der Lesbarkeit und Qualität der Dokumente. Vorlagen können an verschiedenen Stellen zum Einsatz kommen. Die Erkennung von Vorlagen ist abhängig vom Dateityp, Inhalt und von der Lesbarkeit und Qualität der Dokumente.

Vorlagen greifen automatisch bei...

  • PDF und TIFF Dateien bei Standard- und Drag & Drop Archivierung in ecoDMS (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS),
  • PDF und TIFF Dateien bei über Scaninput eingescannten Dokumenten (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS),
  • über den PDF-A-Drucker archivierten Dateien (Windows, Ubuntu, Debian),
  • über das Libre/ OpenOffice Plugin archivierten Dateien (Windows, Ubuntu, Debian, MacOS),
  • über das MS Office Plugin inkl. Outlook archivierten Dateien (Windows),
  • über das Thunderbird Addon archivierten Dateien (Windows, Ubuntu, Debian)

Mehrere Vorlagen erkannt (Mehrfachklassifizierung)

Werden mehrere Klassifizierungsvorlagen für ein Dokument erkannt, gibt ecoDMS diese im Klassifizierungsdialog in Tabs als Mehrfachklassfizierung aus.

Schlagwörter

  • Wenn mehrere Schlagwörter verwendet werden, müssen alle hinterlegten Schlagwörter vollständig und in gleicher Schreibweise im Dokument vorkommen. Verwenden Sie eindeutige Begriffe wie z.B. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) oder Kundennummer einer Firma.
  • Geben Sie die Schlagwörter ohne Trennstrich oder Komma ein. Die Wörter sind automatisch "UND-verknüpft".
  • Für die Erkennung der Dokumente müssen alle Werte in exakt gleicher Schreibweise im Dokument vorkommen.

Formular Vorlage (Layout-Erkennung)

  • Der Inhalt bestimmter Positionen innerhalb eines Dokuments kann für die Klassifizierung automatisch übernommen werden. So können Sie zum Beispiel die Rechnungsnummer, das Datum oder den Firmennamen auf einem Dokument vom System auslesen und im Klassifizierungsdialog eintragen lassen.
  • Hierzu müssen Sie ecoDMS die Positionen in einem Dokument, die ausgelesen werden sollen, mitteilen. Dies geschieht via Markierung der gewünschten Dokumentenpositionen im Vorlagen Designer.
  • Verwenden Sie für die Erstellung Ihrer Klassifizierungsvorlage ein PDF Dokument, welches inhaltlich und optisch als Master dient.
  • Im Vorlagen Designer können Sie dann die gewünschten Positionen markieren und den Inhalt der jeweiligen Position einem Klassifizierungsattribut zuweisen.
  • Wird dann ein Dokument, welches den hinterlegten Vorlagen Kriterien entspricht, archiviert, füllt ecoDMS die erkannten Attribute automatisch aus.

Systemumgebung

Bitte beachten Sie vor jeder Installation die offiziellen Systemvoraussetzungen für die jeweilige Anwendung. Wenn Sie diese nicht erfüllen, können wir eine stabile Lauffähigkeit unserer Software nicht garantieren.

Support direkt vom Hersteller

Gerne unterstützen wir Sie auf dem Weg der modernen Digitalisierung und Archivierung mit fachgerechten Support und Service Leistungen.