ecoDMS verfügt standardmäßig über eine Ad-hoc-Workflow-Funktion. So können bestimmte Prozesse in einen manuellen, status- und benutzerbasierten Workflow abgebildet werden. Anhand des Status, der User-Aktion und der Berechtigung kann die archivierte Datei gemäß der erfassten Informationen von der zuständigen Person oder Gruppe bearbeitet werden. Alle Klassifizierungsattribute können über den Einstellungsdialog exakt für Ihr Unternehmen in ecoDMS eingestellt und jederzeit erweitert werden. Der Ad-hoc-Workflow wird dann über den Klassifizierungsdialog ausgeführt.

Anhand eines Beispiels möchten wir Ihnen den Ad-hoc-Workflow näher vorstellen:

Vorbereitung:
Zunächst sollten Sie ecoDMS auf Ihre Bedürfnisse einrichten (Dokumentenarten, Ordnerstrukturen etc.). Achten Sie hierbei auf eine möglichst flache und einfache Struktur (s. ecoDMS Handbuch). Ergänzend zu den Standardattributen empfielt es sich bei unserem Beispiel-Workflow ein benutzerdefiniertes Attribut "ToDo" anzulegen. Hierzu erstellen wir eine neue Combobox und vergeben die passenden Werte wie z.B. "Zu zahlen", "Überprüfen", "Stornieren" usw. Außerdem ist es empfehlenswert für jede “Arbeitsgruppe” (Abteilung) im Unternehmen eine eigene Rolle (Benutzergruppe) anzulegen. So kann z.B. Mitarbeitern aus der Buchhaltung eine gemeinsame Rolle zugeteilt werden. Gleiches gilt für die Geschäftsführung, die Technik, den Vertrieb und alle anderen Abteilungen und Gruppen in einem Unternehmen.

Situation:
Eine Eingangsrechnung für den Kauf von neuer PC Hardware wird von der Poststelle an die Geschäftsführung zur Kontrolle weitergeleitet. Anschließend übergibt die Geschäftsführung das Dokument der Buchhaltung, die die entsprechende Überweisung tätigen soll. Abschließend erhält die Technik Einsicht in das Dokument und eine Info, dass der Vorgang abgeschlossen ist.

Ad-hoc-Workflow:

Schritt 1: Das Dokument wird von der Poststelle eingescannt, mit ecoICE abgerufen und wie folgt klassifiziert:
  • Ordner: Lieferanten
  • Dokumentenart: Rechnungseingang
  • Status: Zu Bearbeiten
  • ToDo: Überprüfen
  • Ansehen und Klassifizieren: Geschäftsführung
    • Nach dem Archivieren ist das Dokument ausschließlich für die Geschäftsführung sichtbar und für die weitere Klassifizierung freigegeben.
Schritt 2: Nach der Überprüfung erfolgt die Übergabe an die Buchhaltung. Hierzu wird die Klassifizierung wie folgt von der Geschäftsführung angepasst:
  • Status: Zu Bearbeiten
  • ToDo: Zu zahlen
  • Ansehen und Klassifizieren: Buchhaltung
  • Nur Ansehen: Geschäftsführung
    • Nach dem Speichern ist das Dokument ausschließlich für die Buchhaltung sicht- und klassifizierbar. Die Geschäftsführung hat aber weiterhin das Recht zur Dokumenten- und Klassifizierungseinsicht.
Schritt 3: Die Buchhaltung tätigt die Überweisung und beendet den Prozess mit der zusätzlichen Freischaltung des Dokuments für die Technik. Die Klassifizierung wird wie folgt angepasst:
  • Status: Erledigt
  • ToDo: ---
  • Ansehen und Klassifizieren: Buchhaltung
  • Nur Ansehen: Geschäftsführung, Technik
    • Nach dem Speichern ist das Dokument weiterhin für die Buchhaltung sicht- und klassifizierbar. Die Geschäftsführung und Technik haben außerdem das Recht zur Dokumenten- und Klassifizierungseinsicht.
Ergänzend zum "Ad-hoc-Workflow" besteht die Möglichkeit der Integration einer automatisierten "Workflow-Komponente". Wenn Sie Interesse an dieser Dienstleistung haben, steht Ihnen die appecon GmbH gerne zur Verfügung.

Systemumgebung

Bitte beachten Sie vor jeder Installation die offiziellen Systemvoraussetzungen für die jeweilige Anwendung. Wenn Sie diese nicht erfüllen, können wir eine stabile Lauffähigkeit unserer Software nicht garantieren.

Support direkt vom Hersteller

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