Die ecoDMS GmbH ist in diesem Jahr als Aussteller auf der CEBIT in Hannover mit dabei. Das Aachener Softwareunternehmen stellt in Halle 5 an Stand D58 unter anderem die hauseigenen Archivsysteme „ecoDMS “ (Dokumenten-Management-System) und „ecoMAILZ“ (E-Mailarchiv) vor.

Bei den Aachenern dreht sich alles rund um die moderne und für jedermann erschwingliche Dokumenten- und E-Mailarchivierung. Zielgruppe sind kleine sowie große Unternehmen und auch Privatleute werden mit den Archivsystemen des IT-Unternehmens angesprochen. Die ecoDMS GmbH hat es nämlich geschafft, die ersten Archivsysteme zu schaffen, die sich technisch, inhaltlich und preislich für beliebige Nutzerkreise und Branchen eignen.

Die Messebesucher lernen am ecoDMS-Stand die neuesten Lösungen für eine langfristige, revisionskonforme und preisgünstige Speicherung von Dokumenten, Dateien und E-Mails kennen. Unter dem Motto „Digitalisierung 2.0“ kündigt ecoDMS darüber hinaus schon jetzt weitere Archivierungs-Highlights und Neuerungen an. Erste Geheimnisse sollen noch vor der Messe gelüftet werden.

Heute stellen die Aachener ihre Software „ecoDMS Archiv“ näher vor.

Mit dem Dokumentenarchiv „ecoDMS“ können alle Dokumente und Dateien langfristig und sicher in einem zentralen, elektronischen Archiv gespeichert werden. Jede lesbare Information wird automatisch mit der Archivierung im Hintergrund vom System ausgelesen und verschlagwortet. Das macht ein Wiederfinden der gewünschten Daten in Sekundenschnelle unter anderem via Volltextsuche möglich. Die Einrichtung des Client-Server-Systems kann bequem vom Benutzer selbst vorgenommen werden. Dabei können die eigenen Strukturen und Berechtigungen individuell abgebildet werden.

Das DMS-System hebt sich vor allem durch das einzigartige volumenunabhängige „Low-Cost-Konzept“ und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Viele tausend Kunden haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software machen den Einsatz von ecoDMS in nahezu jeder IT-Infrastruktur möglich. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar“ auf dem Dateisystem. Der Umstieg von der konventionellen Ablage zum zeitgerechten, digitalen Archiv kann mit ecoDMS preiswert und komfortabel realisiert werden. Eine Lizenz der Vollversion kostet einmalig 69,00 Euro brutto. Im Lizenzpreis sind alle Funktionen enthalten, die man von einem Dokumentenarchiv erwartet. Eine Lizenz ist zeitlich unbegrenzt gültig und beinhaltet keine Dokumentenbegrenzung. Als i-Tüpfelchen erhält jeder Lizenznehmer eine „Lebenslange-Lizenzpreis-Garantie“. Das bedeutet für den Kunden eine festes Preis-Leistungsverhältnis und die Sicherheit langfristig zum gleichen Lizenzpreis die neuesten ecoDMS-Versionen zu beziehen.

Unter dem Motto „Scannen, archivieren, verwalten, finden“ erleichtert ecoDMS das Dokumenten-Management ungemein.

Posteingang digitalisieren

Nach dem Scannen können die digitalisierten Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und vieles mehr direkt über die Programmoberfläche abgerufen und ohne lästige Kopierarbeiten und Fußwege in den passenden Ordnern und an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Für den Scanvorgang können nahezu alle Dokumentenscanner und Multifunktionsgeräte verwendet werden.

Plugins für Office und E-Mail

Die Vollversion beinhaltet neben den Client- und Server-Komponenten außerdem Plugins für Outlook und Thunderbird, die eine manuelle Mailarchivierung aus den genannten Anwendungen ermöglichen. Die E-Mails werden vollständig von ecoDMS im Standardformat „.eml“ und zusätzlich im revisionssicheren Langzeitarchivierungsformat PDF/A archiviert. Die Plugins für MS Office, LibreOffice und OpenOffice ermöglichen darüber hinaus eine direkte Archivierung aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Writer, Calc, Draw und Impress. Die Office-Dokumente können ohne Zwischenschritt sofort in ecoDMS archiviert werden und stehen dem Anwender anschließend als revisionskonformes PDF-A-Dokument und zusätzlich im Originalformat zur Verfügung. Die Originaldatei kann auf Wunsch weiter bearbeitet und als neue Version gespeichert werden. Daten, die bereits in digitaler Form vorliegen, können per Drag und Drop einfach ins Archiv gezogen werden.

Automatische Dokumenten-Erkennung

Bei der Archivierung von Dokumenten erkennt der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus.

Web- und Mobile-Funktionen

Für alle „Web-affinen“ bietet ecoDMS Apps für Android und IOS an, die eine direkte Archivierung und einen sicheren Zugriff vom Smartphone oder Tablet aus erlauben. Über die Weboberfläche ist darüber hinaus ein Zugriff auf die Dokumente von verschiedensten Internetbrowsern aus möglich.

Im Netzwerk und als Einzelplatz-Lösung nutzen

Als Client-Server-System kann ecoDMS komfortabel ins eigene Netzwerk eingebunden werden. Der technische Aufbau dieser Archivlösung macht das digitale Archiv allerdings auch für Privatnutzer interessant. Das gesamte Dokumenten-Management-System kann ohne Einschränkung als Einzelplatz-Lösung zum Einsatz kommen.

Kostenlos testen - Für Privatleute als Free4Three Version immer kostenlos

Die Software-Lizenz ist in verschiedenen „Editionen“ erhältlich, wobei die Komponenten identisch sind. Sie unterscheiden sich lediglich im Funktions- und Leistungsumfang. Im Gegensatz zu herkömmlichen DMS- Lösungen, kann die gesamte Software frei beim Hersteller unter www.ecodms.de heruntergeladen werden. Nach der Erstinstallation ist ecoDMS automatisch in den ersten 30 Tagen als Demoversion mit fast allen Funktionen freigeschaltet. Wird während der Demophase keine Lizenz eingespielt, schränkt das System die Funktionalitäten nach 30 Tagen automatisch ein. Es entsteht die Free4Three Edition. Diese darf nur noch privat zum Einsatz kommen, ist hier allerdings zeitlich unbegrenzt nutzbar. Wer ecoDMS nach der Demophase gewerblich oder mit vollem Funktionsumfang weiter verwenden möchte, benötigt eine Lizenz der Vollversion. Diese kann im ecoDMS-Onlineshop zum Preis von 69,00 Euro erworben werden. Der günstige Lizenzpreis kann verständlicherweise keine Zusatzleistungen wie zum Beispiel Support durch die ecoDMS-Techniker enthalten. Das hat aber auch einen guten Grund: „Wer keinen Support benötigt, sollte auch nicht dafür zahlen müssen.“ Support- und Serviceleistungen können bei Bedarf individuell und natürlich zu ebenfalls sehr günstigen Konditionen hinzu erworben werden.

Speziell für Firmenkunden bietet ecoDMS darüber hinaus ecoDMS One an.

Das Produkt ecoDMS One ist ein modernes "Full Service Package" für Firmenkunden. Mit ecoDMS One ermöglicht die ecoDMS GmbH Firmenkunden eine garantierte Planungssicherheit. Die Lösung bietet für die komplette Laufzeit eine feste preisliche Struktur für Software-Updates und technischen Support durch den Hersteller. Wer sich für ecoDMS One entscheidet, bekommt während der erworbenen Laufzeit alle Major- und Release-Updates der Archivsysteme kostenfrei zur Verfügung gestellt. Zusätzlich enthält ecoDMS One technischen Support durch den Hersteller nach dem modernen Prepaid-Prinzip.

Weitere Informationen können im Internet unter www.ecodms.de abgerufen werden.

ecoMAILZ-Lizenzen geschenkt!

ecoDMS One bietet Firmen garantierte Planungssicherheit. Die Komplettlösung beinhaltet Lizenzen, Support und Softwarepflege mit Updates & Upgrades für ecoDMS, ecoMAILZ & ecoDMS-API. Im aktuellen CeBIT-Business-Paket ist das Mailarchiv "ecoMAILZ" kostenlos inbegriffen.

ecoMAILZ Version 17.08 (donnie)

Mit dem E-Mailarchiv "ecoMAILZ" bieten wir eine neue, eigenständige Software zur automatischen und gesetzeskonformen E-Mailarchivierung an. Testen Sie die Software mit bis zu 3000 Nachrichten kostenlos.

ecoDMS Version 16.09 (eleanor)

Laden Sie die aktuelle Version des erfolgreichen Archivsystems herunter und testen Sie die Funktionen 30 Tage lang kostenlos. Im Shop können Sie Lizenzen der Vollversion erwerben.