Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, offiziell in Kraft. Im Rahmen dessen hat die ecoDMS GmbH das E-Mailarchiv „ecoMAILZ“ DGSVO-konform gestaltet. Die neueste ecoMAILZ Version 17.08 (donnie) build 1.0.4 ist ab sofort auf der ecoDMS-Webseite zum Download erhältlich. Neben der Hauptkomponente haben die Aachener auch die verfügbaren E-Mail-Plugins für Outlook und Thunderbird aktualisiert. Auch die Handbücher sind in neuester Version verfügbar.

Download

Beim Update auf diese Version müssen neben der ecoMAILZ-Komponente auch die genutzen Plugins für Outlook bzw. Thunderbird auf die neuste Version gebracht werden. Weitere Screenshots

Die Datenschutzgrundverordnung bildet ein umfassendes Recht auf Löschung persönlicher Daten in der EU. Solche Vorschriften stehen bereits im Bundesdatenschutzgesetz. Neu ist, das nicht mehr benötigte Personendaten unverzüglich gelöscht werden müssen. Beispielsweise kann ein Kunde die Löschung all seiner persönlichen Informationen -wie unter anderem E-Mails- fordern. Das neueste ecoMAILZ-Release macht die Löschung archivierter E-Mails möglich.

Um das Löschen von Nachrichten sicher umzusetzen verfügt ecoMAILZ über eine Löschfunktion nach dem "4-Augen-Prinzip". Berechtigte Benutzer können Löschanfragen senden. Nach Eingabe einer aussagekräftigen Begründung wird die Anfrage entsprechend weitergeleitet. Benutzer mit der Berechtigung zum Beantworten dieser Anfragen können dann darüber entscheiden, ob die Nachricht gelöscht oder im Archiv bestehen bleiben soll.

Bei Genehmigung einer Löschanfrage erfasst der zuständige Benutzer optional einen aussagekräftigen Kommentar. Nach dem Speichern wird der eigentliche Nachrichten-Inhalt aus dem Archiv entfernt und stattdessen mit einem Löschvermerk versehen. Im Löschvermerk werden die für den Löschvorgang beteiligten Benutzer inklusive der dazugehörigen Begründungen und dem Datum aufgeführt. So ist der Löschprozess jederzeit nachvollziehbar.

Im Falle einer Ablehnung kann ebenfalls ein aussagekräftiger Kommentar vom zuständigen Benutzer erfasst werden. Anschließend wird die Nachricht zurück in ihrem ursprünglichen Status der endgültigen Archivierung versetzt.

Das Löschen von E-Mails sollte natürlich nur von ausgewählten Personen durchgeführt werden. Eine solche Funktion muss vertraulich und gut bedacht durchgeführt werden. Es wird empfohlen diese Funktion ausschließlich für Benutzer freizugeben, die weisungsbefugt sind und jede E-Mail in ecoMAILZ einsehen dürfen. Ab 2 Benutzern wird es dringend empfohlen mit dem 4-Augen-Prinzip beim Löschvorgang zu arbeiten. Das 4-Augen-Prinzip stellt sicher, dass ein Benutzer nicht die eigenen E-Mails aus dem Archiv löschen kann. Es besagt, dass wichtige Entscheidungen nicht von einer einzelnen Person getroffen werden oder kritische Tätigkeiten nicht von einer einzelnen Person durchgeführt werden sollen oder dürfen. Ziel ist es, das Risiko von Fehlern und Missbrauch zu reduzieren. Im Falle von Löschanfragen darf beim Vier-Augen-Prinzip eine Löschanfrage nicht von der Person genehmigt werden, die die Anfrage gestellt hat. Das 4-Augen-Prinzip ist standardmäßig aktiviert.

Neben der Löschfunktion hat ecoMAILZ einige weitere Neuerungen erhalten. So gibt es nun ein Benachrichtungsfenster, welches wichtige Informationen zum System, Backup, Löschvorgang etc. anzeigt. Darüber hinaus beinhaltet das Update Bugfixes und Optimierungen. Desweiteren unterstützt ecoMAILZ nun Ubuntu 18.04. Der vollständige Changelog kann auf der Internetseite der ecoDMS GmbH eingesehen werden.

Changelog

ecoDMS Version 18.09 (apu) ist da!

Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

ecoDMS Version 18.09 (apu)

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ecoMAILZ-Lizenzen geschenkt!

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ecoMAILZ Version 17.08 (donnie)

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