ecoDMS Version 18: Weitere Geheimnisse und Funktionen verraten

Nicht mehr lange und das beliebte Dokumenten-Management-System ecoDMS geht mit Version 18.XX in die nächste Runde. Soeben haben die Entwickler weitere, neue Funktionen bekanntgegeben. Außerdem gibt es brandneue Screenshots, die tiefere Einblicke in das neue Major Release geben. Bei der Weiterentwicklung werden zahlreiche Benutzer-Feedbacks berücksichtigt.

Dokumentenübersicht in der Inbox

Die Inbox für eingescannte Dokumente erhält eine übersichtliche Dokumentenvorschau. Das neue Fenster bietet eine Gesamtübersicht aller für den Benutzer verfügbaren Dokumente innerhalb der Inbox. Die eingescannten Dokumente werden hier als Vorschau hintereinander angezeigt. Neben der Dokumentenvorschau wird die Seitenanzahl der jeweiligen Datei angezeigt. Außerdem besteht die Möglichkeit nicht benötigte Dokumente innerhalb dieser Übersicht zu entfernen (möglich weil die Inbox nicht das endgültige Archiv, sondern eine Vorstufe dessen ist).

Neue Archivierungsfunktionen für eingescannte Dokumente

Standardmäßig werden ab Version 18 alle über den Scaninput-Ordner archivierten Dokumente als “nicht abgeschlossen” innerhalb der Versionsverwaltung abgelegt. Das bedeutet, es können optional weitere Versionen über die Versionsverwaltung hinzugefügt werden. Um diese Dokumente als “abgeschlossen” zu archivieren und somit das Hinzufügen weiterer Versionen zu unterbinden, kann die Funktion “Dokument abschließen” für den betroffenen Scaninput-Ordner ausgewählt werden. Neu ist an dieser Stelle auch die Vergabe einer Standard-Klassifizierungsvorlage für den Scaninput-Ordner. Um alle Dokumente, die über einen Scaninput-Ordner archiviert werden, mit der gleichen Klassifizierung zu versehen, kann eine feste Klassifizierungsvorlage gewählt werden. Diese wird automatisch auf alle über den Scaninput-Ordner eingehenden Dokumente angewendet.

Erweiterte Versionsverwaltung mit Kommentarfunktion

Auch die Versionsverwaltung erhält interessante Funktionserweiterungen. Nutzer können über die Versionsverwaltung künftig sowohl die PDFs als auch die Originaldateien abrufen und exportieren. Eine Funktion zum Versenden einer ausgewählten Version per E-Mail ist ebenfalls implementiert. Kommentare können innerhalb der Versionsverwaltung zu jeder Version hinzugefügt werden. Die Kommentar-Funktion steht außerdem bei der Klassifizierung über die Office-Plugins zur Verfügung.

Neue Unterfilter für Wiedervorlagen

Für Wiedervorlagen bietet ecoDMS Version 18 zwei weitere Dokumentenfilter. So zeigt der Filter „Abgelaufen“ künftig alle Ergebnisse an, deren Status innerhalb der Klassifizierung auf “Wiedervorlage” gesetzt ist und deren Wiedervorlagedatum bereits erreicht oder abgelaufen ist. Außerdem existiert ein Filter zur Anzeige aller auf Wiedervorlage gelegten Dokumente der nächste sieben Tage.

Dies ist ein weiterer Ausschnitt der nächsten ecoDMS Version.

Weitere bisher preisgegebene Neuerungen sind:

brandneuer, platformübergreifender Webclient (ersetzt u.a. die App)
integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog
neue Zeitleiste zum Filtern nach Datum
erweiterte Vorlagensteuerung mit Erkennung von Positionen auf ein- und mehrseitigen Dokumenten
PDFs kommentieren
neuer Lizenzpreis für Neukunden

Der genaue Release-Termin wird schon bald bekanntgeben. Mehr Informationen zum ecoDMS Archiv gibt es im Internet unter www.ecodms.de. In den offiziellen News werden Details und Neuerungen zeitnah bekanntgegeben.