1809 archiving ecodms archivierung dokumenten mangementDie erfolgreiche Archivierungssoftware „ecoDMS“ geht in die nächste Runde. Für die neueste ecoDMS Version 18.09 (apu) sind die Windows Pakete zum Download auf der Webseite der Herstellers verfügbar. Lizenzen für diese Version kosten einmalig 89 Euro inkl. 19 MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung. Diese sind im Onlineshop der ecoDMS GmbH und bei allen offiziellen ecoDMS Resellern erhältlich. Nutzer der Vorgängerversion ecoDMS Version 16.09 (eleanor) profitieren beim Upgrade von der Lebenslangen-Lizenzpreis-Garantie. Eine Veröffentlichung der Linux-, NAS- und MacOS-Pakete ist ebenfalls noch für 2018 geplant.

Download Changelog Systemvoraussetzungen Lizenzmodell Screenshots

Wichtige Informationen zum Softwaretest: Bei einer frischen Erstinstallation (also kein Upgrade) können Sie die Funktionen 30 Tage lang mit der Demoversion ausprobieren. Für Privatnutzer ist ecoDMS als Free4Three Version dauerhaft gratis. Die Pakete der Demo-, Free4Three- und Vollversion sind identisch. Bitte beachten Sie, dass der Demozeitraum mit dem Einspielen eines Backups automatisch endet. Sofern Sie ecoDMS in einer früheren Version einsetzen und dieses Major Release testen möchten, empfehlen wir die Installation auf einem separaten Testrechner.

Wichtige Informationen zum Upgrade: Bitte erstellen Sie vor einem Upgrade unbedingt eine vollständige und saubere Datensicherung. Beachten Sie außerdem die Informationen im Installationshandbuch und lesen Sie die Systemvoraussetzungen.


Das neue Major Release beinhaltet zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen. Darunter ein brandneuer Webclient, der am PC, Smartphone und Tablet genutzt werden kann und die bisherigen Mobile Apps ablöst, Löschfunktionen gemäß GoBD und DSGVO, ein PDF-Editor mit Stempelfunktion, die mehrseitige Erkennung von Textstellen innerhalb von Klassifizierungsvorlagen, eine integrierte Icon-Sammlung im Einstellungsdialog und vieles mehr.

Ausführliche Informationen zur neuen Version inklusive Changelog, eine Auflistung der neuen Systemvoraussetzungen und natürlich den Download der neuen Software-Komponenten und Handbücher gibt es unter www.ecodms.de.

Der brandneue Webclient löst die bisherigen Mobile Apps ab. Jetzt können die Anwender intern und extern auf das Archivsystem zugreifen. Alles was hierzu benötigt wird, ist ein aktueller Internetbrowser. Der Webclient verfügt über zahlreiche Funktionen der Desktop-Variante. Angefangen von der Inbox für eingescannte Dokumente, über den allgemeinen Archivzugriff mit Up- und Download-Funktion, über die intelligenten Suchfunktionen inklusive Filtervorlagen bis hin zur Versionsverwaltung und vielen weiteren Funktionalitäten, leitet der ecoDMS-Webclient eine neue Ära der Dokumentenarchivierung ein.

Das nachträgliche Aufbringen von Notizen und Stempeln auf ein PDF haben sich viele Nutzer gewünscht. Der integrierte PDF Editor macht's nun möglich. Über diesen können Vermerke, Informationen und Bilder auf die Datei aufgebracht werden. Die Bearbeitung führt nach dem Speichern zum Ablegen einer neuen Version. So bleibt das Original stets erhalten und jegliche Änderungen sind mittels Versionsverwaltung nachvollziehbar.

ecoDMS Version 18.09 (apu) beinhaltet ein mehrstufiges Löschkonzept, welches sich an den gesetzlichen Anforderungen zum Thema "Datenschutz" und "GoBD" orientiert. So können Dokumente in einen virtuellen Papierkorb verschoben und von da aus von autorisierten Benutzern unter Berücksichtigung ggf. hinterlegter Aufbewahrungsfristen endgültig aus dem Archiv gelöscht werden. Mit dem unwiderruflichen Löschen einer Datei werden jegliche Textinformationen innerhalb der Dokumentenhistorie und Klassifizierung anonymisiert. Außerdem wird das eigentliche Dokument durch ein begründetes Löschprotokoll ersetzt.

Auch die Benutzerverwaltung haben die Aachener gesetzeskonform angepasst. Angelegte Benutzer können bei Bedarf unwiderruflich entfernt werden. In diesem Fall werden Berechtigungen innerhalb von Klassifizierungen und Ordnerstrukturen auf einen anderen, bestehenden Benutzer übertragen. Der gelöschte Benutzer verschwindet anschließend aus jeglichen Vorgängen im System. Dazu zählen auch namentliche Einträge (Benutzername) in der Historie und Klassifizierung. Diese werden gesetzeskonform anonymisiert.

Individuell eingerichtete Klassifizierungsvorlagen erlauben die automatische Erkennung, Zuordnung und Archivierung von Dokumenten. Eingehende Dokumente können anhand bestimmter Merkmale automatisch zugeordnet und bei Bedarf ohne das weitere Zutun eines Benutzers in einem Dunkelprozess archiviert werden. Die Erkennung erfolgt dabei auf Basis von vordefinierten Schlagwörtern, Barcodes, Layouts oder Markierungen, die mittels Vorlagen Designer in Klassifizierungsvorlagen hinterlegt werden. Erreicht ein zur Vorlage passendes Dokument das Archiv, sucht der Vorlagen Designer automatisch nach der passenden Klassifizierungsvorlage und führt die hinterlegten Prozesse aus. Neu ist hierbei unter anderem, dass auch Positionen in mehrseitigen Dokumenten berücksichtigt werden. So kann zum Beispiel der Rechnungsbetrag in einem Dokument ermittelt und ausgegeben werden.

Die Versionsverwaltung ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Jede neue Version wird mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument archiviert. Optional kann jetzt auch ein Kommentar zu jeder Funktion hinzugefügt werden. Innerhalb der Versionsverwaltung werden außerdem ab Version 18.09 (apu) die Originaldateien und die ggf. verfügbaren PDF/A's aufbewahrt.

Dies ist nur ein kurzer Auszug der vielen Neuerungen und Optimierungen. Diese und viele weitere Details zum Archivsystem können unter www.ecodms.de nachgelesen werden.

ecoDMS Version 18.09 (apu) ist da!

Zahlreiche neue Funktionen und Optimierungen zieren die neue Version, darunter ein brandneuer Web Client, Löschfunktionen gemäß GoBD & DSGVO, Stempelfunktion uvm.

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