Die ecoDMS GmbH bietet mit dem Dokumenten-Management-System ein umfassendes Archivsystem zum Scannen, Archivieren, Verwalten und Wiederfinden aller Dokumente an. Eine besonders beliebte Funktion der aktuellen ecoDMS Version 18.09 (apu) ist der integrierte PDF-Editor. Mit diesem können im ecoDMS Archiv Dokumente mit digitalen Stempeln und Vermerken versehen werden. In einem neuen Produktvideo stellen die Aachener den PDF-Editor näher vor. Das Video ist auf der ecoDMS Webseite und im ecoDMS YouTube-Channel verfügbar.

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Die Annotation-Funktion steht im ecoDMS Client für alle archivierten Dateien, die über eine Dokumentenvorschau verfügen und zur weiteren Bearbeitung und Klassifizierung freigegeben sind, bereit. Die Anwender selbst benötigen zur Verwendung die erforderlichen ecoDMS-Systemberechtigungen zur Archivierung, Klassifizierung und Versionierung von Dokumenten.

Die Bearbeitung eines Dokuments geschieht über das Vorschaufenster im ecoDMS Client. Die gewünschten Inhalte können, je nach Bedarf, mit Texten und Bildern versehen werden. So können beispielsweise Stempel mit einer persönlichen Grafik kreiert werden. Auch einfache Texte sind möglich. Bei Bedarf können die Benutzer außerdem mit Platzhaltern arbeiten. Diese werden beim Speichern automatisch von ecoDMS durch die jeweiligen Datenbestände ersetzt. Beispiele für solche Stempel sind der berühmte Posteingangsstempel „Eingegangen am 01.08.2019“ oder das beliebte Prüfzeichen mit dem Inhalt „Dokument geprüft von Max Mustermann am 06.08.2019 um 10:00 Uhr“.

Auch optisch können die Kommentare individuell aufbereitet werden. Die Schriftfarbe, Schriftgröße und den Hintergrund können die Anwender frei wählen. Nach dem Speichern der Annotationen wird die dazugehörige Datei innerhalb der Versionsverwaltung als neue Version abgelegt. Das Original bleibt somit erhalten.

Die erzeugten Annotationen können optional in Form von Vorlagen gespeichert werden. Diese stehen anschließend allen Benutzern mit Zugriff auf den PDF-Editor zur weiteren Verwendung und Bearbeitung zur Verfügung. Auf diese Weise können allgemeine Stempel und Vermerke für alle Nutzer zugänglich und nutzbar machen.

Diese und weitere Informationen finden Sie unter www.ecodms.de.

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