Video: Dateien als Version im ecoDMS Archiv verwalten

Mit der Software „ecoDMS“ können beliebige Dokumente digital archiviert, verwaltet und wiedergefunden werden. Das Archivsystem überzeugt mit großer Funktionalität und kleinen Preisen. In einem Video stellt der Aachener Hersteller jetzt die integrierte Versionsverwaltung von ecoDMS Version 18.09 (apu) vor. Über diese können im ecoDMS Archiv verschiedene Dateiversionen archiviert und verwaltet werden. Abgerufen werden kann das Video, zusammen mit einigen anderen Erklär-Videos, im offiziellen ecoDMS YouTube Channel und über die Playlist auf der ecoDMS-Webseite. 

Playlist YouTube Channel

Um Dokumente mittels Versionsverwaltung im Archiv zu verwalten bietet ecoDMS verschiedene Möglichkeiten:

• Die versionierte Archivierung kann über die ecoDMS Plug-ins für Microsoft Office, Open Office und Libre Office erfolgen.
• Die Versionsverwaltung kann bei der Archivierung via Drag und Drop durch Halten der Taste "Alt" und über das ecoDMS Menü durch Setzen des Versions-Häkchens im Verzeichnisfenster aktiviert werden.
• Eine Freigabe der Versionsverwaltung für den Scanvorgang kann im Einstellungsdialog im Bereich "Einstellungen -> Scaninput -> Scan-Optionen" erteilt werden.
• Darüber hinaus ist eine direkte Ablage von Versionen über das Versionsfenster möglich.

Zur Verwendung der Versionsverwaltung sind bestimmte Datei- und Systemberechtigungen erforderlich. Diese können vom Administrator für die zuständigen Benutzer vergeben werden.

Besonders praktisch sind die verfügbaren Office Plug-ins von ecoDMS. Über diese gelangen die Dokumente direkt aus der Office-Anwendung ins ecoDMS-Archiv. Ein Mausklick auf den ecoDMS-Button im jeweiligen Programm genügt und schon startet der Archivierungsprozess.

Abgelegt werden die Office-Dateien im Originalformat und zusätzlich als PDF/A. Es können beliebig viele Versionen zu einer Datei erzeugt werden. Auf diese Weise kann das Office-Dokument im Anschluss aus ecoDMS heraus geöffnet, bearbeitet und als neue Version abgelegt werden. Vor der Bearbeitung einer Version kann die gesamte Datei für andere Benutzer gesperrt werden. So sehen die anderen Benutzer, dass das Dokument soeben von einem bestimmten Benutzer bearbeitet wird.

Die integrierte Versionsverwaltung verfügt darüber hinaus über weitere Funktionen.

• Der Versand via E-Mail und auch der Export einzelner Versionen ist möglich.
• Neue Versionen können per Mausklick ergänzt werden.
• Jede einzelne Version kann optional mit einem Kommentar versehen werden.
• Dokumente können direkt in die Versionsverwaltung geschoben werden.
• Die gewünschte Endversion kann abgeschlossen werden, so dass eine weitere Bearbeitung nicht mehr möglich ist. Die letzte bzw. endgültige Version ist grundsätzlich über die Tabelle sichtbar. Alle verfügbaren Datei-Versionen bleiben darüber hinaus in der Versionsverwaltung bestehen.

Die Versionsverwaltung kann auch für eingescannte Dokumente aktiviert werden. Diese werden in der Regel als abgeschlossene Dateien archiviert. Zum Freischalten der Versionsfunktion muss für den Scanvorgang die Funktion „Dokument abschließen“ in den Scanoptionen deaktiviert werden. Die eingescannten Unterlagen werden dann als nicht abgeschlossene Dokumente abgelegt und können mit weiteren Versionen ergänzt werden.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit dem ecoDMS Archiv. Diese und weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.ecodms.de.