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Das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist um eine tolle Funktion reicher. Seit Version 18.09-2 können ecoDMS-Benutzer ausgewählte Dokumente aus dem Archiv für den externen Download freigeben. Der Empfänger benötigt hierzu keine eigene ecoDMS-Installation. Über einen vom ecoDMS-Benutzer bereitgestellten Download-Link können die Dokumente im Internetbrowser heruntergeladen werden.

Die neue Funktion macht das Bereitstellen von Dokumenten für auswärtige Personen ganz leicht. So können zum Beispiel die für die Quartalsabrechnung benötigten Dateien ausgewählt und mit wenigen Mausklicks an den Steuerberater übergeben werden. Dieser benötigt lediglich den Downloadlink und das hinterlegte Passwort für den Download. Eine eigene ecoDMS-Instanz ist hierbei nicht notwendig. Der Download erfolgt direkt über den eigenen Browser.

Alle erforderlichen Einstellungen für den Download können zuvor indiviudell vorgenommen werden. Der ecoDMS-Benutzer markiert die entsprechenden Dokumente im ecoDMS-Client und führt die Funktion „Dokument(e) teilen“ aus. Nun können ein Passwort, die maximale Download-Anzahl, das Enddatum und eine Bemerkung zum Download festgelegt werden. ecoDMS erzeugt im Anschluss automatisch einen Download-Link. Dieser muss nur vom Empfänger im Internetbrowser eingeben werden. Nach Eingabe das Passworts startet der Download sofort.

Der ecoDMS Client verwaltet alle bereitgestellten Downloads in einer Übersicht. Hier können die einzelnen Dateien, deren Download-Einstellungen und die Anzahl der bisherigen Downloads angezeigt werden. Das Aufheben des externen Zugriffs ist an dieser Stelle ebenfalls möglich.

Voraussetzung zur Verwendung der neuen Funktion „Dokument(e) teilen“ ist die Aktivierung des ecoDMS Web Dienstes und die Freischaltung des dazugehörigen Fernzugriffs (= Entfernter Zugriff). Dieser ist notwendig um von außerhalb auf den ecoDMS Server und die bereitgestellten Daten zugreifen zu können. Verfügbar ist die Funktion in der Demoversion und Vollversion des aktuellen ecoDMS-Releases.

Im offiziellen YouTube-Kanal von ecoDMS kann die Funktion in Form eines Videos angesehen werden (Playlist "ecoDMS Version 18.09 eleanor" > "Dokumente für den externen Download teilen").

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