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Für die Software zur automatischen E-Mailarchivierung ist mit ecoMAILZ Version 1.0.7 ein neues Update zur Installation verfügbar. Die Version beinhaltet wichtige Korrekturen, Optimierungen und interessante Neuerungen.

Mit ecoMAILZ können aktuelle und bestehende E-Mails inklusive deren Anhänge automatisch und direkt vom Mailserver archiviert werden. Bekanntlich arbeitet ecoMAILZ hierbei mit einem mehrstufigen Archivierungskonzept, welches den rechtlichen Anforderungen zur Aufbewahrung von E-Mails nachkommt.

Ein wichtiger Bestandteil ist unter anderem das integrierte, DSGVO-konforme Löschkonzept. Die Löschoption ist nun noch komfortabler. Mit der neuen Berechtigungsmöglichkeit können ausgewählte Benutzer ab sofort Löschanfragen unabhängig von der Leseberechtigung beantworten. Das folgende Beispiel verdeutlicht die Wichtigkeit dieser Funktion: In einem Unternehmen wird mit dem empfohlenen 4-Augen-Prinzip zum Löschen von E-Mails gearbeitet. Standardmäßig sieht ein Benutzer in ecoMAILZ nur die E-Mails, für die eine Berechtigung vorliegt. Nun kann es vorkommen, dass der Benutzer dem Löschen einer E-Mail zustimmen muss, für die er eigentlich keine Leseberechtigung hat. Damit die Löschbeauftragten die vorgelegten Löschanfragen auch unabhängig von deren Leseberechtigung bearbeiten können, können mit der Funktion "Löschanfragen unabhängig von Berechtigungen beantworten" alle Löschaufträge unabhängig von deren Berechtigung vom Benutzer eingesehen werden. Sichtbar sind diese E-Mails dann allerdings nur im Bereich "Löschanfragen". Es erfolgt keine zusätzliche Darstellung in der Hauptübersicht. Hier werden weiterhin nur die E-Mails angezeigt, für die ein Benutzer die Leseberechtigung hat.

Eine weitere, wesentliche Neuerung in diesem Update ist die Anpassung der Zugriffsrechte für den Standardbenutzer des E-Mailarchivs. Dieser Benutzer wird automatisch bei der Installation von ecoMAILZ angelegt. Er dient der Erstanmeldung und Einrichtung des Systems. Das Lesen von Nachrichten ist den dafür vorgesehenen Benutzern vorbehalten. Der Standardbenutzer fungiert als reiner Administrator. Deshalb stehen diesem nunmehr keine Leseberechtigungen zur Verfügung.

Neben den genannten Funktionen beinhaltet das Update die Implementierung von Oauth bei Exchange Adaptern und einige Korrekturen, Anpassungen und Optimierungen. Der vollständige Changelog kann auf der ecoDMS-Webseite nachgelesen werden.

Changelog lesen Download

Das ecoMAILZ-E-Mailarchiv steht für Windows, Linux und NAS in der aktuellen Version zur Verfügung.

Diese und weitere Informationen gibt es im Internet unter www.ecodms.de.

Software made in Germany

Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Software zum Digitalisieren, Archivieren, Verwalten, Automatisieren von Dokumenten, Dateien, E-Mails, Informationen uvm. an.

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