Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist das erste Rolling Release erschienen. Das Update beinhaltet neue Funktionen und verbessert die Leistung und Stabilität dieser Software:

• Export und Versenden: Globale Dateinamen selbst konfigurieren
• Volltextindizierung: Beschleunigt und optimiert
• ecoDMS OCR: Erkennt mehr Sprachen, kann als Standard für alle Dokumente aktiviert werden
• Neue Zoomstufe: Insgesamt 4 Stufen in der Kachelansicht verfügbar
• Silent Installer: Unbeaufsichtigte Installation von Client + Drucker unter Windows

Die erweiterte OCR-Erkennung bietet noch mehr Leistung bei der Dokumentensuche. Administratoren können von nun an die gewünschten Sprachen für die Texterkennung selbst auswählen. Neben Deutsch und Englisch können nun auch die Sprachen Französisch, Spanisch, Niederländisch, Türkisch und Italienisch für die automatische Texterkennung von neuen Dokumenten aktiviert werden. Darüber hinaus indiziert der integrierte „OCR-Turbo“ die Dokumente noch schneller.

Für die Ansicht der Dokumente gibt es jetzt in der modernen Kachelansicht insgesamt 4 Zoomstufen. Diese geben je nach Auswahl die Klassifizierungs- und Datei-Informationen mit mehr oder weniger Details zu einem Dokument aus. Bei der neuen, vierten Zoomstufe wird unter anderem ein besonders großes Vorschaubild des Dokuments angezeigt. So werden die Dokumente schon in der Vorschau gut leserlich für die zuständigen Benutzer angezeigt.

Der E-Mailversand und Export von Dokumenten bekommt mit den neuen Dokumenten-Einstellungen im Administrationsbereich von ecoDMS ganz neue Möglichkeiten. Auf Basis der verfügbaren Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können die Dateinamen von Dokumenten nun standardmäßig definiert werden. Bisher hat ecoDMS beim Versand und Export auf die generellen Datei-Informationen bzw. auf das Bemerkungsfeld zurückgegriffen. Jetzt können Administratoren globale Dateinamen vergeben, die ecoDMS dann automatisch auf Basis der gesetzten Informationen verwendet. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Eine Beispielausgabe wäre hierfür „18062021-Rechnungseingang-Lieferanten-1452-Mustertext.pdf“. Diese Einstellungen können sowohl für herkömmliche Dokumente als auch für Dokumente mit mehreren Versionen konfiguriert werden.

Für Windows-Nutzer gibt es ab sofort einen Silent Installer. Dieser erlaubt die unbeaufsichtigte Installation des ecoDMS Clients und PDF/A-Druckers unter Windows. Damit fallen die Klicks durch jedes einzelne Installationsfenster weg und das Programm ist nach einigen Sekunden komplett auf dem PC installiert. Diese Installationsart ist besonders praktisch bei der Installation von ecoDMS auf mehreren Arbeitsplätzen.

Das Rolling Release steht allen ecoDMS Kunden zum kostenlosen Download auf der ecoDMS-Webseite zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung der Vollversion ist eine gültige ecoDMS-Lizenz. Sofern ecoDMS bereits installiert ist, wird ein vollständiges und sauberes Backup vor dem Update empfohlen.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit. ecoDMS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet.