Dokumentenarchivierung einfach, gut und günstig

Zum Jahreswechsel machen wir uns allerlei Gedanken darüber, was wir besser machen können und welcher Vorsatz der Beste ist. Wir wünschen uns weniger Stress, Senkung der Ausgaben, mehr Zeit für die wichtigen Dinge und vor allem Gesundheit, viel Freude und Spaß im privaten und beruflichen Leben. Mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS können diese Vorsätze umgesetzt und verwirklicht werden.

Mit dieser modernen Archivierungssoftware können alle Dokumente revisionssicher archiviert, professionell verwaltet und blitzschnell wiedergefunden werden. Der Einsatz von ecoDMS hilft die Kosten für die Dokumentenaufbewahrung und Verwaltung zu senken, optimiert und beschleunigt die Dokumentenprozesse und bringt mehr Spaß und Freude in die Büro- und Verwaltungsarbeiten.

Archivsysteme gibt es inzwischen einige. ecoDMS zählt allerdings definitiv zu den modernsten und schnellsten Dokumenten-Management-Systemen im deutschsprachigem Raum. Das Archivsystem hebt sich vor allem durch den günstigen Verkaufspreis von 49 Euro (brutto) und durch die benutzerfreundliche Oberfläche aus der Masse hervor. Einige tausend Firmen- und Privatnutzer haben ecoDMS bereits erfolgreich im Einsatz. Das Dokumentenmanagementsystem ist schnell installiert und benutzerfreundlich aufgebaut. Die Plattformunabhängigkeit und die enorme Skalierbarkeit dieser Software macht den Einsatz von ecoDMS in nahezu jedem Unternehmen und sogar für Privatleute möglich.

Der intelligente Vorlagen Designer von ecoDMS erkennt Dokumente automatisch, ordnet die Daten an der richtigen Stelle ein und füllt die notwendigen Metadaten selbstständig aus. Diese Funktion bietet somit eine automatische Zuordnung und Klassifizierung von Dokumenten an.

Mit ecoDMS können nahezu alle Dateiformate archiviert werden. Die Dokumente liegen sicher beim Kunden in einer Datenbank und nicht auf fremden Servern oder „einfach manipulierbar" auf dem Filesystem. In Sekundenschnelle sind die gewünschten Daten und Informationen aus ecoDMS heraus abrufbar.

Um einen sicheren Zugriff auf das System und die darin enthaltenen Dokumente und Ordner zu gewährleisten, können für jeden Benutzer Zugangsdaten mit entsprechenden Zugriffsrechten vergeben werden. Optional können die Benutzer auch aus Active Directory und LDAP mit ecoDMS verknüpft werden. Die Kombination aus Active Directory, LDAP und ecoDMS ermöglicht eine komfortable und einheitliche Verwaltung der ecoDMS und LDAP-User.

Die Architektur der Software ist so aufgebaut, dass beliebig viele Anwender (abhängig von der Lizenz) zugleich mit dem System arbeiten und auf die Dokumente zugreifen können. Als Client-Server-System ist der ecoDMS Server die Grundlage des gesamten Systems. Der Connection Manager stellt die Verbindung zum ecoDMS Server her. Eine mandantenfähige, gleichzeitige Verbindung zu verschiedenen ecoDMS Servern-, Datenbanken und Benutzern ist über den Connection Manager möglich.

Über den Einstellungsdialog in ecoDMS können die notwendigen Konfigurationen zur Einrichtung des Dokumenten-Management-Systems vorgenommen werden. ecoDMS kann exakt auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Ob passende Dokumentenarten mit festgelegten Aufbewahrungsfristen oder eigene Ordnerstrukturen und –Berechtigungen, ecoDMS lässt keine Wünsche offen.

Das System wendet standardmäßig auf alle lesbaren Dokumente eine OCR an. Die Dokumentensuche ist daher kinderleicht. Der Benutzer muss lediglich die gesuchten Begriffe in die Suchzeile eingeben und schon werden die passenden Ergebnisse ausgegeben.

Neben den Standardfunktionen sind im Lizenzpreis außerdem Plug-ins und Add-ons für MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Outlook und Thunderbird inbegriffen. Darüber hinaus ist ein mobiler Zugriff via Android oder IOS Tablet und Smartphone aus möglich. Auch über den Internetbrowser kann das Archiv per Weboberfläche bedient werden.

Über den virtuellen PDF/A Drucker von ecoDMS können Dokumente aus beliebigen druckfähigen Anwendungen wie z.B. Bild- und Grafikprogrammen, Warenwirtschaftssystemen uvm. bequem als PDF-A archiviert werden. Hierzu genügt ein einfacher Klick auf die Druckfunktion des entsprechenden Programms und die Dateien können sofort in dem entsprechenden Ordner und für die zuständigen Personen abgelegt werden.

Über das Programm ecoICE zur Posteingangsbearbeitung können die eingescannten Dokumente abgerufen, bei Bedarf bearbeitet, (automatisch) klassifiziert und zur Archivierung an das Dokumenten-Management-System ecoDMS übergeben werden.

Eine ecoDMS Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar und unabhängig von der Anzahl archivierter Dokumente. Die Benutzer- bzw. Lizenzanzahl kann frei bestimmt und bei Bedarf auch erweitert werden. Vor dem Kauf kann ecoDMS 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Die Free4Three Version des Dokumenten-Management-Systems darf von Privatnutzern sogar mit begrenztem Funktionsumfang immer kostenlos genutzt werden.

Für den optimalen Einstieg in das System sorgen ausführliche Benutzerhandbücher und lehrreiche Schulungsvideos. Darüber hinaus hat die ecoDMS GmbH jegliche Vertriebs-, Produkt- und Kaufinformationen auf der Homepage des Dokumenten-Management-Systems veröffentlicht.

Diese und weitere Informationen können unter www.ecodms.de nachgelesen werden. Hier können auch die Software Komponenten kostenlos heruntergeladen werden.