Was ist das WORKZ Add-on?

Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS. Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.

Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert bei Bedarf direkt auf dem Dokument wie die Aufgabe beantwortet wurde, von welchem Benutzer dieser Prozess ausgeführt wurde und wann die Ausführung erfolgt ist.

Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.

Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.