Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS. Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.
Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert bei Bedarf direkt auf dem Dokument wie die Aufgabe beantwortet wurde, von welchem Benutzer dieser Prozess ausgeführt wurde und wann die Ausführung erfolgt ist.
Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.
Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.
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Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten inkl. digitalem Stempel
Beschleunigen Sie den Prozess der Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten in ecoDMS effizient und zeitsparend mit dem WORKZ Add-on. Mit nur wenigen Mausklicks können Sie feste Abläufe definieren und somit lästige Routineaufgaben drastisch verkürzen. Damit lassen sich beispielsweise Rechnungen prüfen und zur Buchung freigeben, Jahresabschlüsse und BWAs von der Geschäftsführung kontrollieren und freigeben oder Verträge zur Kenntnis nehmen.
Versehen Sie Ihre Dateien während des Ablaufs mit einem personalisierten, digitalen Stempel, der alle relevanten Informationen wie Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt enthält. Mit dem Speichern des Stempels generiert WORKZ eine neue Version des Dokuments, die als zusätzliche Version in der Versionsverwaltung von ecoDMS abgelegt wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Sobald ein Dokument gemäß den im Add-on festgelegten Kriterien (Status und Dokumentenart) in ecoDMS klassifiziert wird, wird automatisch der entsprechende Workflow ausgelöst. Die verantwortlichen Benutzer erhalten klare Aufgaben zur Kenntnisnahme oder Freigabe der Dateien, die übersichtlich präsentiert werden und detaillierte Informationen enthalten.
Versehen Sie Ihre Dateien während des Ablaufs mit einem personalisierten, digitalen Stempel, der alle relevanten Informationen wie Benutzer, Aufgabenstatus und Ausführungszeitpunkt enthält. Mit dem Speichern des Stempels generiert WORKZ eine neue Version des Dokuments, die als zusätzliche Version in der Versionsverwaltung von ecoDMS abgelegt wird, während das Originaldokument unverändert bleibt.
Sobald ein Dokument gemäß den im Add-on festgelegten Kriterien (Status und Dokumentenart) in ecoDMS klassifiziert wird, wird automatisch der entsprechende Workflow ausgelöst. Die verantwortlichen Benutzer erhalten klare Aufgaben zur Kenntnisnahme oder Freigabe der Dateien, die übersichtlich präsentiert werden und detaillierte Informationen enthalten.
Automatisieren Sie den E-Mail-Import ins ecoDMS
E-Mails und Anhänge können mit dem WORKZ Add-on automatisch in einem frei konfigurierbaren Intervall aus einem definierten E-Mail-Postfach (IMAP) importiert und als revisionssichere Versionen im ecoDMS-Archiv abgelegt werden. Nutzen Sie die individuellen Einstellungen und Klassifizierungsoptionen, um eine übersichtliche Struktur für Ihre Dateien zu schaffen. Damit bleiben Sie organisiert und haben jederzeit Zugriff auf Ihre E-Mails und deren Anhänge, verknüpft mit den entsprechenden Originalnachrichten.
Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahme oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahme oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.
Automatisierter Import von Dokumenten aus dem Dateisystem
Automatisieren Sie den Import von Dateien in Ihr ecoDMS, während das Originalformat beibehalten wird. Konfigurieren Sie das Importintervall ganz nach Ihren Bedürfnissen und lassen Sie das WORKZ Add-on die vorhandenen Dateien automatisch aus dem gewünschten Ordner importieren. Das gewählte Verzeichnis, befindet sich dort, wo auch der ecoDMS Server installiert ist.
Nutzen Sie die vielfältigen Klassifizierungsmöglichkeiten von ecoDMS, indem Sie den Status, die Dokumentenart und den Zielordner vorab festlegen. Das WORKZ Add-on füllt automatisch die entsprechenden Klassifizierungsattribute aus, um eine reibungslose Archivierung zu gewährleisten.
Nutzen Sie die vielfältigen Klassifizierungsmöglichkeiten von ecoDMS, indem Sie den Status, die Dokumentenart und den Zielordner vorab festlegen. Das WORKZ Add-on füllt automatisch die entsprechenden Klassifizierungsattribute aus, um eine reibungslose Archivierung zu gewährleisten.
Bildergalerie
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https://www.ecodms.de/index.php/de/workz-add-on?businessuser=1#sigProIdb2c57a5a6c
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Lizenzmodell
Das Lizenzmodell vom WORKZ Add-on ist absolut kundenfreundlich und transparent. Der günstige Kaufpreis berechnet sich fair nach dem Updatezeitraum vom Dokumenten-Management-System ecoDMS.
- Das Add-on kostet einmalig nur 3,50 EUR netto pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer (Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS) und beinhaltet alle enthaltenen Funktionen für die Lizenz.
- Die Anzahl der zu zahlenden Monate wird entsprechend der (verbleibenden) Laufzeit des Update-Zeitraums der ecoDMS-Lizenznummer berechnet.
- Die Laufzeit des Add-ons entspricht der (Rest-)Laufzeit des Update-Zeitraums der jeweiligen ecoDMS-Lizenznummer zum Zeitpunkt des Add-on Kaufs. Nach Ablauf dieser Laufzeit wird das Add-on automatisch deaktiviert.
- Die Verlängerung des WORKZ Add-ons ist optional: Der Kunde kann das Add-on nach Ablauf entweder zusammen mit der Verlängerung des Update-Zeitraums von ecoDMS oder zu einem späteren Zeitpunkt im Onlineshop einzeln erwerben.
- Eine erweiterte Benutzeranzahl der ecoDMS-Lizenz gilt automatisch auch für das Add-on ohne zusätzliche Gebühren.
Angenommen, es liegt eine gültige ecoDMS-Lizenznummer vor, die bis zum 20.03.2025 gültig ist. Heute, am 03.04.2023, soll die Lizenz um das WORKZ Add-on erweitert werden. Für die Preisberechnung des WORKZ Add-ons wird die Restlaufzeit von 24 Monaten berücksichtigt.
Nach dem Kauf wird das Add-on innerhalb von ecoDMS für diese Lizenznummer aktiviert und bleibt bis zum Ende des Updatezeitraums am 20.03.2025 aktiv. Um das Add-on in ecoDMS zu aktivieren, muss lediglich die bestehende ecoDMS-Lizenz im Client deaktiviert und erneut aktiviert werden.
- Der WORKZ-Kaufpreis beträgt daher 24 Monate x 3,50 EUR netto = 84,00 EUR netto.
Nach dem Kauf wird das Add-on innerhalb von ecoDMS für diese Lizenznummer aktiviert und bleibt bis zum Ende des Updatezeitraums am 20.03.2025 aktiv. Um das Add-on in ecoDMS zu aktivieren, muss lediglich die bestehende ecoDMS-Lizenz im Client deaktiviert und erneut aktiviert werden.
Systemvoraussetzungen WORKZ Add-on
Hier stehen die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem, die erfüllt sein müssen, damit das Add-on in ecoDMS aktiviert und genutzt werden kann.
- Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (burns) ab Build 23.01
- Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert
- Für das Add-on gelten somit die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS-Version
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