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WORKZ Add-on

Vorgänge im Büroalltag vereinfachen

Lassen Sie das WORKZ Add-on Routine-Arbeiten erledigen

Das WORKZ Add-on erweitert das Dokumenten-Management-System ecoDMS mit smarten Abläufen:
  • Kenntnisnahme und Freigabe von Rechnungen, BWAs etc
  • E-Mail-Import ins ecoDMS (automatisiert)
  • Datei-Import ins ecoDMS (automatisiert)
  • Dokumentenstempel digital aufbringen
  • Direkte ecoDMS Integration (Add-on)
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nur 3,50 EUR netto
  • pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer
  • Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS
Add-on für ecoDMS

Was ist das WORKZ Add-on?

Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS. Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.

Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert, bei Bedarf, direkt auf dem Dokument, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde.

Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.

Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.

Kenntnisnahme & Freigabe

Mit dem WORKZ Add-on lassen sich mit wenigen Mausklicks feste Abläufe definieren und damit viele wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten in ecoDMS abkürzen. So können z.B.
  • Rechnungen gesichtet und zur Buchung freigegeben werden.
  • Jahresabschlüsse / BWAs von der Geschäftsführung kontrolliert und freigegeben werden.
  • Verträge zur Kenntniss genommen werden.
Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt von immer wiederkehrenden Abläufen in einem Unternehmen.

E-Mail Import

Mit dem E-Mail Import können E-Mails und deren Anhänge automatisch aus einem vordefinierten E-Mailpostfach (IMAP) direkt ins Dokumenten-Management-System ecoDMS importiert werden.

In einem frei konfigurierbaren Intervall (z.B. 1x pro Monat, an jedem Montag um 06:30 Uhr, etc. ) importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen E-Mails aus dem gewünschten IMAP-Ordner direkt ins ecoDMS.

Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahmen oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Datei Import

Über den Datei Import vom WORKZ Add-on können Dateien automatisiert aus einem beliebigen Ordner im Dateisystem direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Die Ablage erfolgt dabei im Original-Format des jeweiligen Dokuments.

In einem frei konfigurierbaren Intervall (z.B. 1x pro Monat, an jedem Montag um 06:30 Uhr, etc. ) importiert das Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus dem gewünschten Ordner ins ecoDMS.

Funktionsumfang

Das WORKZ Add-on bietet eine Menge intelligenter und praktischer Zusatzfunktionen für das Dokumenten-Management-System ecoDMS zum automatischen Import und zur Automatisierung kleinerer Abläufe in ecoDMS.

Funktion
Demoversion
Vollversion
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Lizenzmodell

Das Lizenzmodell vom WORKZ Add-on ist absolut kundenfreundlich und transparent. Der günstige Kaufpreis berechnet sich fair nach dem Updatezeitraum vom Dokumenten-Management-System ecoDMS.
  • Das Add-on kostet nur 3,50 EUR netto pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer (Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS)
  • Der Kaufpreis bezieht sich auf alle erworbenen, gleichzeitigen Verbindungen der dazugehörigen ecoDMS-Lizenz
  • Mit dem Kauf des WORKZ Add-ons werden alle darin enthaltenen Funktionen für die ecoDMS-Lizenz freigeschaltet
  • Die Anzahl der zu zahlenden Monate richtet sich dabei immer nach der Restlaufzeit des Updatezeitraums der dazugehörigen ecoDMS-Lizenznummer
  • Die Kosten fallen demnach pro ecoDMS-Lizenznummer einmalig für die (Rest-)Laufzeit vom ecoDMS-Updatezeitraum an
  • Ist der Updatezeitraum von ecoDMS abgelaufen, wird das Add-on automatisch in ecoDMS deaktiviert
  • Die Verlängerung des WORKZ Add-ons nach Ablauf des Updatezeitraums obliegt dem Kunden: Hierzu muss zunächst der Updatezeitraum für ecoDMS selbst verlängert werden. Mit Erhalt der neuen Lizenznummer inkl. neuem Updatezeitraum, kann dann durch Eingabe dieser das Add-on neu im Onlineshop erworben werden
  • Bei einer Verlängerung des Updatezeitraums von ecoDMS, wird das Add-on nicht automatisch mit verlängert
  • Wird die ecoDMS-Lizenz erweitert, gilt die aktualisierte Benutzeranzahl automatisch auch für das WORKZ Add-on, ohne, dass eine zusätzliche Gebühr anfällt
  • Es liegt eine gültige ecoDMS-Lizenznummer mit einem Updatezeitraum bis 20.03.2025 vor
  • Heute, am 03.04.2023, soll die Lizenz mit dem Add-on angereichert werden
  • Für die Berechnung vom WORKZ-Preis bildet die Restlaufzeit von 24 Monaten die Basis (bei der Laufzeit zählen auch angebrochene Monate)
  • WORKZ-Kaufpreis: 24 Monate x 3,50 EUR netto = 84,00 EUR netto
  • WORKZ wird nach dem Kauf für diese Lizenznummer innerhalb von ecoDMS bis zum Ende des Updatezeitraums am 20.03.2025 aktiviert
  • Um das Add-on in ecoDMS zu aktivieren, muss lediglich die bestehende ecoDMS-Lizenz im Client deaktiviert und wieder aktiviert werden

Systemvoraussetzungen

Hier stehen die Mindestanforderungen an Hardware und Betriebssystem, die erfüllt sein müssen, damit das Add-on in ecoDMS aktiviert und genutzt werden kann.
  • Die Basis vom WORKZ Add-on bildet das Dokumenten-Management-System ecoDMS (ab Version 18.09-3 und höher)
  • Das Add-on ist nach der Aktivierung ohne weitere Installation automatisch in ecoDMS integriert
  • Für das Add-on gelten somit ebenfalls die Systemvoraussetzungen der jeweiligen ecoDMS Version
  • Das Add-on wird vorerst nur in deutscher Sprache angeboten
  • Screensharing (Bildschirm teilen): Die Funktion wird derzeit ausschließlich unter Windows 10 ab Build 1903 unterstützt
  • Chat per Web Client: Unterstützte Browser sind Google Chrome und Microsoft Edge ab Version 83, nicht unterstützt unter macOS
  • Chat per ecoDMS Client: Der Chat steht im ecoDMS Client unter Debian 9 nicht zur Verfügung
  • Dokument besprechen mit: Diese Funktion steht in den unterstützten Linux-Distributionen nicht zur Verfügung
  • Information: ecoWORKZ arbeitet ausschließlich mit dem Standardarchiv von ecoDMS. Sofern Ihr ecoDMS über mehrere Archive aus früheren ecoDMS-Versionen verfügt, wird von ecoWORKZ nur das Standardarchiv berücksichtigt
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