Vorgänge im Büroalltag vereinfachen

Was ist das WORKZ Add-on?

Es handelt sich hierbei um ein praktisches Add-on für ecoDMS. Das WORKZ Add-on optimiert vor allem wiederkehrende Aufgaben in der Dokumentenverwaltung mit dem Dokumenten-Management-System ecoDMS. Dadurch eignet es sich vor allem für Unternehmen, die kleinere Dokumentenprozesse für wenig Geld im täglichen Büroalltag automatisieren möchten.

Mit dem Add-on können feste Abläufe in ecoDMS definiert und wiederkehrende Routinen zur Kenntnisnahme und Freigabe von Dokumenten automatisiert werden. Ein digitaler Stempel dokumentiert, bei Bedarf, direkt auf dem Dokument, welcher Ablauf von welchem Benutzer wann ausgeführt wurde.

Zusätzlich lassen sich beliebige Dokumente und Dateien automatisiert und damit zeitsparend aus einem Ordner des Dateisystems direkt ins ecoDMS importieren. In einem frei konfigurierbaren Intervall importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen Dateien aus den gewünschten Ordnern.

Auch E-Mails inklusive deren Anhänge können automatisch in einem beliebigen Intervall aus einem vordefinierten Mailpostfach direkt ins Dokumenten-Management-System importiert werden. Typisches Beispiel ist ein Postfach, das für den Rechnungsempfang deklariert ist. Die darin eingehenden Rechnungen werden dann in ecoDMS mit der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „zu bearbeiten“ archiviert. Optional stößt dieses Add-on anschließend automatisch den Prozess zur Rechnungsfreigabe in ecoDMS an.

E-Mail Import

Mit dem E-Mail Import können E-Mails und deren Anhänge automatisch aus einem vordefinierten E-Mailpostfach (IMAP) direkt ins Dokumenten-Management-System ecoDMS importiert werden.

In einem frei konfigurierbaren Intervall (z.B. 1x pro Monat, an jedem Montag um 06:30 Uhr, etc. ) importiert das WORKZ Add-on selbstständig die vorhandenen E-Mails aus dem gewünschten IMAP-Ordner direkt ins ecoDMS.

Wenn zum Beisiel ein E-Mail Postfach als Eingangskanal für Rechnungen im Einsatz ist, können die enthaltenen Nachrichten automatisch in ecoDMS mit z.B. der Dokumentenart „Rechnung“ und dem Status „Zu bearbeiten“ archiviert werden. Anschließend können die Rechnungen optional zur Kenntnisnahmen oder Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter weitergegeben werden.

Funktionsumfang

Das WORKZ Add-on bietet eine Menge intelligenter und praktischer Zusatzfunktionen für das Dokumenten-Management-System ecoDMS zum automatischen Import und zur Automatisierung kleinerer Abläufe in ecoDMS.

Lizenzmodell

Das Lizenzmodell vom WORKZ Add-on ist absolut kundenfreundlich und transparent. Der günstige Kaufpreis berechnet sich fair nach dem Updatezeitraum vom Dokumenten-Management-System ecoDMS.

• Das Add-on kostet nur 3,50 EUR netto pro Monat (kein Abo) je ecoDMS-Lizenznummer (Preis gemessen am Updatezeitraum von ecoDMS)
• Der Kaufpreis bezieht sich auf alle erworbenen, gleichzeitigen Verbindungen der dazugehörigen ecoDMS-Lizenz
• Mit dem Kauf des WORKZ Add-ons werden alle darin enthaltenen Funktionen für die ecoDMS-Lizenz freigeschaltet
• Die Anzahl der zu zahlenden Monate richtet sich dabei immer nach der Restlaufzeit des Updatezeitraums der dazugehörigen ecoDMS-Lizenznummer
• Die Kosten fallen demnach pro ecoDMS-Lizenznummer einmalig für die (Rest-)Laufzeit vom ecoDMS-Updatezeitraum an
• Ist der Updatezeitraum von ecoDMS abgelaufen, wird das Add-on automatisch in ecoDMS deaktiviert
• Die Verlängerung des WORKZ Add-ons nach Ablauf des Updatezeitraums obliegt dem Kunden: Hierzu muss zunächst der Updatezeitraum für ecoDMS selbst verlängert werden. Mit Erhalt der neuen Lizenznummer inkl. neuem Updatezeitraum, kann dann durch Eingabe dieser das Add-on neu im Onlineshop erworben werden
• Bei einer Verlängerung des Updatezeitraums von ecoDMS, wird das Add-on nicht automatisch mit verlängert
• Wird die ecoDMS-Lizenz erweitert, gilt die aktualisierte Benutzeranzahl automatisch auch für das WORKZ Add-on, ohne, dass eine zusätzliche Gebühr anfällt