1.1 1.0 (barney) - 1.1 (uter)

  • Neues Loginverfahren: Singlesignon
  • Änderungen in der Rechtevergabe: Zur Ansicht / Zur Bearbeitung & Persönliche bzw. Alle Dokumente anzeigen
  • Drag und Drop beim Exportieren
  • Mehrfachklassifizierung
  • Massenklassifizierung
  • Erstellen Globaler Filtervorlagen durch den Administrator
  • Änderungen im Einstellungsdialog Archive

1.2 1.1 (uter) - 10.05 (uter)

  • Erweitertes Loginverfahren über Profile
  • Trennung von Status und Ordnerstruktur in der Benutzeroberfläche
  • Papierkorbfunktion
  • Optimierung der Benutzeroberfläche
  • Erweiterte Volltextsuche (auch über Klassifizierungsattribute)
  • Optimierung der Attribut-Aktualisierung
  • Performance Tuning
  • Optimierung der Volltextindizierung

1.3 10.05 (uter) - 11.06 (cletus)

  • Dokumente versioniert archivieren (Versionierung)
  • Namen für E-Mail-Dateianhänge manuell vergeben
  • Versionierte Dokumente zur Bearbeitung für andere Benutzer sperren/freigeben (Checkin/Checkout)
  • Erstellen von dokumentenbezogenen Notizen (Notizen Plugin)
  • Dokumentenlink abfragen und in die Zwischenablage kopieren
  • Dokumentenlink abfragen und per E-Mail versenden
  • Dokumente über einen Link aus beliebigen Anwendungen aufrufen
  • Export archivierter Dokumente in eine ZIP-Datei
  • Vergabe von Schlagwörtern innerhalb der Ordnerstruktur
  • Benutzerberechtigung zur Erstellung von Ordnern über den Client
  • Optimierung der Anlage von Benutzern (Einstellungsdialog)
  • Ordner über Client direkt erstellen (Berechtigung erforderlich)
  • Anzahl ausgegebener Suchergebnisse einstellen
  • Standardklassifizierung festlegen (Vorbelegung der Attribute u./o. Rechte)
  • Systemrollen ausblenden (bei der Klassifizierung)
  • Tiffs in ecoICE manuell importieren
  • Gesperrte Dokumente in ecoICE freigeben (Admin)
  • ecoSIMS-Server manuell beenden / starten
  • Performance Tuning

1.4 11.06 (cletus) Update 01

  • Session Timout der Clients behoben
  • Größe des Klassifizierungsdialogs jetzt auch vertikal einstellbar
  • Verbesserung des Fensterhandlings (Position und Größe)
  • Einblendung von aktuellen ecoDMS Produktinformationen (nur bei Free4­Three)

1.5 11.06 (cletus) - 12.05 (brandine)

  • Die Clients haben ein neues, frisches Design erhalten.
  • PDF- und TIFF-Dateien können in einem Vorschau-Fenster direkt in ecoDMS angezeigt werden. Bei der Community-Edition "Free4Three" werden nur über ecoICE archivierte Dokumente in der Vorschau angezeigt.
  • Klassifizierungs- & Barcodevorlagen ermöglichen eine automatische Vorklassifizierung von Dokumenten (über Scaninput gescannte Dokumente & bei Archivierung über den Druckertreiber) und können ebenso manuell für die Klassifizierung von Dokumenten ausgewählt werden. Es können beliebig viele Vorlagen erstellt und gespeichert werden. Bei der Community-Edition "Free4Three" kann nur 1 Vorlage / Barcode erstellt und gespeichert werden.
  • Folgende Dateitypen werden nach der Archivierung automatisch zusätzlich in das PDF/A-Format umgewandelt: TIFF, JPG, PNG.
  • Gescannte Dokumente werden automatisch als TIFF-Datei und auch als durchsuchbares PDF/A-Dokument archiviert.
  • Die Notizenfunktion wurde benutzerfreundlich optimiert und modernisiert.
  • In ecoICE abgerufene Dokumente können auf Wunsch als durchsuchbare PDF/A-Datei exportiert werden. Bei der Community-Edition "Free4Three" können keine durchsuchbaren PDFs erzeugt werden.
  • Dokumente, die per Drag & Drop oder über die Standard-Archivierungsfunktion in ecoDMS archiviert werden, können nun direkt klassifiziert werden.
  • Im ecoICE Client stehen neue Bearbeitungs- und Ansichtsfunktionen für gescannte Dokumente zur Verfügung.
  • Über eine TWAIN/WIA-Schnittstelle können Papierdokumente auch direkt ins ecoICE gescannt werden (inkl.. Trennblatt-Funktion).
  • TIFF-Dateien können über die neue Import-Funktion in ecoICE geladen werden.
  • Copy & Paste: Texte und Barcodes von gescannten Dokumenten können in ecoICE markiert und in die Zwischenablage kopiert bzw. als Eintrag für das gewählte Klassifizierungsattribut übernommen werden.
  • Die Datensicherung- und Wiederherstellung kann nun über einen benutzerfreundlichen Dialog ausgeführt werden.
  • Mit der integrierten, erweiterten Exportfunktion können ausgewählte Dokumente und deren Klassifizierungsattribute aus dem Dokumenten Management System ecoDMS exportiert und auf einem beliebigen Datenträger gespeichert werden. Anschließend können die Dokumente mit dem mitgelieferten Offline Reader über die gängigen ecoDMS-Suchfunktionen wiedergefunden und angezeigt werden. Für die Community-Edition (Free4Three) steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
  • Zu jeder erstellten Dokumentenart können Aufbewahrungsfristen erfasst werden. Erst nach Ablauf der jeweiligen Frist, können die Dokumente aus dem Archiv entfernt werden. In der Community-Edition (Free4Three) können Fristen zwar erfasst, Dokumente aber nicht gelöscht werden.
  • ecoDMS verfügt nun über eine Löschfunktion, die ausgewählte Dokumente - nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist- unwiderruflich aus dem ecoDMS-Archiv löschen kann und dann ein Löschprotokoll zur entsprechenden DocID hinterlegt. Für die Community-Edition (Free4Three) steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
  • Ein zusätzliches performance tuning ermöglicht noch schnellere Archivierungs- und Arbeitsprozesse mit der Software.

1.5.1 Update vom 29.08.2012

ecoSIMS Server
  • Es wurden Start/Stop Skripte zum Starten und Beenden des Servers eingebaut
  • Optimierung des Server-Starts
  • Fix zur Erkennung von Umlauten bei der Volltextsuche
Clients
  • Verbesserte Erweiterte Suche
  • Fehler innerhalb der Vorlagenverwaltung behoben
  • Fehler bei der Dokumentenvorschau behoben
  • Arbeitsflächenanordnung optimiert
Druckertreiber
  • Fehler beim Erkennen der Schlagwörter behoben
Allgemein
  • Es wurden kleinere Bugfixes innerhalb des Systems vorgenommen.

1.5.2 Update vom 02.10.2012

Plugins
  • Veröffentlichung des Microsoft Office Plugins für ecoDMS zur direkten Archivierung aus MS Word, Excel, PowerPoint und Outlook (unterstützt werden MS Office 2007 & 2010)
Clients
  • Vorlagenerkennung aktivieren und deaktivieren über einen eigenen Dialog
  • Erweiterung der automatischen Vorklassifizierung durch die Vergabe von Schlagwörtern innerhalb der Ordnerstruktur. Funktion kann nach Bedarf aktiviert bzw. deaktiviert werden
  • Qualitätsoptimierung bei der Erzeugung von durchsuchbaren PDFs
  • Aus der Tabelle kann direkt zum Dokument gehörigen Ordner innerhalb der Ordnerstruktur gesprungen werden
Druckertreiber
  • Optimiert für das MS Office Plugin
Allgemein
  • Es wurden kleinere Bugfixes innerhalb des Systems vorgenommen.

1.5.3 Update vom 13.11.2012

  • Mit dem OneClick Installer wird der Einstieg in die Software nun noch komfortabler und einfacher gemacht. Über diesen Installer können alle notwendigen Komponenten für Windows in einem Schritt installiert werden.
  • Die ersten Schritte, die für die Nutzung des Systems notwendig sind, werden automatisch bei der Installation durchgeführt. So ist bereits ein erster Benutzer angelegt und auf Wunsch kann zusätzlich bei der Installation eine Vorbelegung der Ordnerstruktur und der Dokumentenarten erfolgen.
  • Die Dokumentenverwaltung hat eine digitale Signatur erhalten, die bei der Installation automatisch von Windows-Betriebssystemen erkannt wird. Durch diese Signatur wird sicher gestellt, dass die Software legal ist, von einem namhaften Softwarehersteller – der applord GmbH - stammt und dass der Code seit dessen Veröffentlichung nicht manipuliert wurde.
  • Unter Windows 8 kann die ecoDMS Software jetzt ebenfalls installiert werden. Es handelt sich hierbei allerdings um eine Beta-Version.
  • Das Anlegen von Ordnern ist nun auch während der Dokumentenzuordnung direkt über den Klassifizierungsdialog in ecoDMS, ecoICE, im Druckertreiber und beim Microsoft Office Plugin möglich. Die Ordner können mit entsprechender Berechtigung angelegt werden.
  • Den Dokumenten wird jetzt sowohl beim Exportieren als auch beim Versenden der Bemerkungstext als Dateinamen zugeteilt.
  • Die Arbeitsfläche in ecoICE kann nun bei Bedarf neu aufgebaut und aktualisiert werden.
  • Der Zugriff auf den ecoSIMS-Server, die Verbindung zur darin enthaltenen Datenbank und andere serverseitige Funktionalitäten, sind ebenfalls optimiert worden. Die notwendige Java-Funktionalität ist unabgänig von bestehenden Installationen fest im System integriert und exakt auf das Dokumenten-Management-System abgestimmt.

1.5.4 Update vom 14.12.2012

  • Für die ecoDMS Windows Komponenten wurde ein Bugfix durchgeführt. Die neuen Komponenten stehen nun im Downloadbereich zur Verfügung. Folgende Änderungen wurden durchgeführt:
ecoDMS Client
  • Fehler beim Speichern von Fristen im ecoDMS Einstellungsdialog behoben
ecoICE Client
  • Fehler beim Teilen von Dokumenten behoben
Offlice Plugins & Printer
  • Fehler beim Öffnen eines geschützten Dokuments behoben
  • Fehler beim Archivieren aus Word, Powerpoint, Excel -wenn das Dokument vorher gedruckt wurde- behoben
OneClickBackup
  • Fehler bei der Datensicherung / Wiederherstellung behoben
MS Office Plugin (Outlook)
  • Funktionserweiterung: Mehrere E-Mails und/oder Anhänge können nun auch Massenklassifiziert werden

Security Information

We value the security of your data and information. With each update we optimise our software. In doing so, we work according to the latest security standards. We therefore advise you to always install the latest version of all ecoDMS components.

Update & Upgrade

  • Ensure you make a backup before updating or upgrading.
  • If you wish to upgrade from a previous version to a new major release, please follow the upgrade steps in the new installation manual.
  • For a simple update of the same major release, just install the software over the old version.
  • You must always update all components.
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